एक ज्ञापन - ज्ञापन के लिए छोटा - एक लिखित संचार है जो पेशेवर सेटिंग में लोगों के समूह के साथ साझा की जाने वाली जानकारी को रिकॉर्ड करता है। हालांकि मेमो को विभिन्न प्रकार के खाकों में स्वरूपित किया जा सकता है, लेकिन मेमो के महत्वपूर्ण हिस्सों को शामिल करना महत्वपूर्ण है ताकि आपका मेमो एक प्रभावी संचार उपकरण के रूप में काम करे।
शीर्षक
मेमो में एक हेडिंग होनी चाहिए जो भेजने वाले, पता देने वाले, तारीख और विषय को निर्दिष्ट करे। जब आप मेमो पर किसी व्यक्ति का नाम शामिल करते हैं, तो उसके बाद उसकी नौकरी का शीर्षक लिखें। "से" फ़ील्ड में आपके नाम के बाद अपना खुद का जॉब टाइटल शामिल करें। पाठ से पहले शीर्षक मेमो के शीर्ष पर जाता है। यदि मेमो अत्यावश्यक है, तो आपके कार्यालय में हेडिंग के शीर्ष पर "अर्जेंट" शब्द लिखना आम बात हो सकती है।
शीर्षलेख के बाद आने वाला अवलोकन, ज्ञापन की सामग्री को संक्षेप में बताता है। अवलोकन में, मेमो के उद्देश्य को पेश करें, जैसे कि एक विचार प्रस्तुत करना या एक असाइनमेंट का जवाब देना जो आपको दिया गया था। अवलोकन पाठक को एक बुनियादी विचार देता है कि मेमो के बारे में क्या है ताकि वह यह तय कर सके कि मेमो को तुरंत या बाद में पढ़ना है या नहीं।
प्रसंग
ज्ञापन का संदर्भ अनुभाग प्रस्तुत की जा रही जानकारी को पृष्ठभूमि देता है। यह पाठक को व्यापारिक व्यवहार के ज्ञापन के संबंध को समझने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "उन्नत प्रौद्योगिकी प्रोटोकॉल के कारण …" यह वाक्यांश, और अन्य लोग इसे पसंद करते हैं, पाठक को मेमो को संदर्भ में रखने में मदद करता है कि व्यवसाय में और क्या चल रहा है।
कार्य और संकल्प
यदि आपके ज्ञापन का उद्देश्य उन कार्यों की व्याख्या करना है जो आप संदर्भ के जवाब में प्रदर्शन करेंगे, तो आप ज्ञापन के अगले भाग में ऐसा कह सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मैं प्रौद्योगिकी के लिए बाजार अनुसंधान में देखूंगा …" इससे पाठक को आपके द्वारा उठाए जा रहे अगले कदमों का अंदाजा हो जाता है। यदि आपका ज्ञापन एक प्रस्ताव पेश करना है, तो आप लिख सकते हैं, "मेरे निष्कर्ष यह निष्कर्ष निकालते हैं कि नई तकनीक से हमारी कंपनी को लाभ नहीं होगा …"
विवरण
कुछ मेमो विवरण के समावेश के लिए कहते हैं। यदि आपको आंकड़े, डेटा या बाजार अनुसंधान जानकारी शामिल करने की आवश्यकता है, तो इन विवरणों को एक नए अनुच्छेद में प्रदान करें। इन सहायक विचारों को ज्ञापन के चर्चा भाग के रूप में जाना जाता है।
निष्कर्ष
एक संक्षिप्त निष्कर्ष के साथ अपने ज्ञापन को लपेटें जो पाठक को बताता है कि आप क्या उम्मीद करते हैं कि वह इसे पढ़ने से प्राप्त किया है। समापन खंड को पाठक को यह भी बताना चाहिए कि आप चर्चा के लिए प्रश्नों या टिप्पणियों का स्वागत करते हैं।
संलग्नक
यदि आप अपने ज्ञापन में ग्राफ़, चार्ट, नीतियां, रिपोर्ट, मिनट या अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़ों का उल्लेख करते हैं, तो उन्हें ज्ञापन के पीछे संलग्न करें। ज्ञापन पृष्ठ पर नीचे एक नोट शामिल करें जो एक या अधिक दस्तावेज संलग्न है।
