फैक्स कैसे लिखें

जबकि ईमेल और डिजिटल संचार के अन्य रूपों ने लोकप्रियता के मामले में फैक्स को बहुत पीछे छोड़ दिया है, कई कंपनियां और व्यक्ति अभी भी फैक्स भेजते हैं। फ़ैक्स विशेष रूप से उपयोगी होते हैं जब कोई हस्ताक्षरित दस्तावेज़ भेज रहा होता है, जब हार्ड-कॉपी दस्तावेज़ की डिजिटल फ़ाइल उपलब्ध नहीं होती है और जब प्रेषकों या प्राप्तकर्ताओं के पास कंप्यूटर या पीडीए तक पहुंच नहीं होती है। फैक्स टेम्प्लेट बनाने के बाद, आप इसे बार-बार उपयोग कर सकते हैं।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम और प्रिंटर के साथ कंप्यूटर

• कलम

• कागज़

शीर्ष पर एक क्षैतिज पाठ खंड के साथ 8-1 / 2-11-11-इंच का वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज बनाएं, स्तंभों के नीचे दो छोटे स्तंभ और स्तंभों के नीचे एक बड़ा पाठ बॉक्स।

अपने दस्तावेज़ के शीर्ष पर क्षैतिज पाठ ब्लॉक में अपना फ़ोन नंबर, फ़ैक्स नंबर और मेलिंग पता शामिल करें। क्षैतिज ब्लॉक के बाएं कोने में, यदि लागू हो, तो अपनी कंपनी का लोगो जोड़ें।

यदि आपके क्षैतिज ब्लॉक के नीचे बाएं हाथ के कॉलम में लागू हो, तो प्राप्तकर्ता का नाम, कंपनी का नाम, फैक्स नंबर और फोन नंबर जोड़ें। "रे:" भी लिखें और अपने फैक्स के लिए एक विषय शामिल करें (उदाहरण के लिए, "आज के आदेश" या "जुलाई बिक्री के आंकड़े")।

दाहिने हाथ के कॉलम में अपना नाम, कंपनी का नाम, यदि लागू हो, फैक्स नंबर और फोन नंबर लिखें। कवर शीट सहित कई पेज शामिल करें, जिन्हें आप भेज रहे हैं। उस तिथि में लिखें जिस पर आप फैक्स भेज रहे हैं। यदि आप फ़ैक्स को अतिरिक्त व्यक्तियों को भेज रहे हैं, तो "CC:" जोड़ें और यदि लागू हो, तो प्राप्तकर्ता (ओं) और कंपनी के नामों का नाम लिखें।

पृष्ठ के नीचे बॉक्स में प्राप्तकर्ता के लिए आपके पास कोई अतिरिक्त संदेश शामिल करें।

टाइपो, प्रक्षेपास्त्रों और व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए अपने दस्तावेज़ को प्रूफरीड करें, क्योंकि इन जैसी गलतियाँ आपको अव्यवसायिक दिख सकती हैं।

टिप्स

• आप अपनी कवर शीट का प्रिंट आउट ले सकते हैं और अपने टेक्स्ट में लिख सकते हैं, या आप अपने वर्ड प्रोसेसिंग दस्तावेज़ में अपनी जानकारी टाइप कर सकते हैं। उत्तरार्द्ध बेहतर है, क्योंकि कभी-कभी लिखावट मुद्रित पाठ के रूप में स्पष्ट रूप से प्रसारित नहीं होती है।