जो कोई भी व्यवसाय चलाता है, उसे यह सुनिश्चित करने की चुनौती का सामना करना पड़ता है कि कर्मचारी काम पाने के लिए सही कदम उठाते हैं। यह विशेष रूप से उन कंपनियों पर लागू होता है जो उत्पादों का निर्माण करती हैं या सेवाएं प्रदान करती हैं, सरकारी एजेंसियों को अस्पतालों की तरह नियमों और संगठनों को लागू करना चाहिए जो रोगियों के स्वास्थ्य के लिए सौंपे जाते हैं। इन चिंताओं को कैसे सुनिश्चित किया जाए कि कर्मचारी सही चरणों का पालन करें? वे गुणवत्ता प्रक्रिया लिखते हैं जो समग्र प्रदर्शन को बेहतर बनाने में प्रत्येक कर्मचारी की भूमिका को निर्दिष्ट करते हैं।
आंतरिक और बाहरी गुणवत्ता के बीच अंतर को समझने के द्वारा शुरू करें। आंतरिक गुणवत्ता से तात्पर्य किसी कंपनी के अपने अंदर के संचालन को बेहतर बनाने के प्रयासों से है, जैसे प्रबंधन और कर्मचारी के प्रदर्शन में सुधार करना। बाहरी गुणवत्ता से तात्पर्य ग्राहकों की संतुष्टि के उच्च स्तर को बनाए रखने के लिए कंपनी के प्रयासों से है।
आंतरिक गुणवत्ता में सुधार के लिए लेखन प्रक्रियाओं पर ध्यान दें। इस बात पर जोर दें कि कंपनी में हर कोई- सपोर्ट स्टाफ से लेकर सीनियर लेवल मैनेजर्स तक का हिस्सा होना चाहिए। हालांकि, याद रखें कि यदि आप नई प्रक्रियाओं के लिए कर्मचारियों की प्रतिक्रियाओं में वास्तविक रुचि दिखाते हैं, तो आप कर्मचारी सगाई को प्रेरित करने की संभावना रखते हैं, जो मनोबल को बढ़ाता है।
मानकीकरण (आईएसओ) के लिए अंतर्राष्ट्रीय संगठन से सलाह लें, जिसने निर्माताओं और सेवा प्रदाताओं द्वारा उपयोग के लिए गुणवत्ता मानक मैनुअल प्रकाशित किए हैं। प्रिसिओम रिसर्च ग्रुप लिमिटेड के अनुसार, जो आम जनता के लिए आईएसओ मानकों की व्याख्या करता है, आईएसओ 9004 बताता है कि कंपनियां "एक समाजशास्त्रीय वातावरण बनाती हैं जो सुधार का समर्थन करती हैं।" इसका मतलब है कि प्रबंधकों को बदले में सम्मान हासिल करने के लिए सहायक कर्मचारियों का सम्मान करना चाहिए। कर्मचारियों के साथ कॉर्पोरेट जानकारी साझा करें और पर्यवेक्षक कर्मचारियों को सही उदाहरण निर्धारित करके बेहतर काम करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं।
गुणवत्ता प्रक्रिया में सुधार को मापने के लिए एक प्रणाली विकसित करना। एक बार फिर, आईएसओ 9004 की सिफारिश की गई है कि कंपनियां ग्राहकों की संतुष्टि और कर्मचारियों के पेशेवर विकास को मापने के लिए सीखती हैं - कुल गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली के मुख्य घटक।
गुणवत्ता प्रक्रियाओं को लिखने की मांग करने वाली कंपनियों को, अच्छी विनिर्माण प्रथाओं में एक विश्व नेता, जीएमपी द्वारा दिए गए सुझावों पर विचार करें। GMP का सुझाव है कि प्रबंधक इसके लिए प्रक्रिया लिखने से पहले प्रत्येक कार्य को समझते हैं। उन्हें उन विशेष चरणों की सूची देनी चाहिए जो कर्मचारियों को अपना विशेष कार्य करते समय पालन करना चाहिए।
रोजमर्रा की भाषा में गुणवत्ता प्रक्रियाओं को लिखें। जीएमपी के अनुसार, "आप छोटे, सरल वाक्यों का उपयोग करके प्रक्रिया की पठनीयता को बढ़ा सकते हैं।"
जानें कि प्रक्रियाओं को कैसे पैकेज किया जाए ताकि कर्मचारी उन पर ध्यान दें। उदाहरण के लिए, GMP आपको सुझाव देता है कि आप आंखों को पकड़ने वाले पृष्ठों, सामग्री की तालिकाओं, सूचकांकों और आकर्षक दृश्यों को डिजाइन करने के लिए अतिरिक्त कदम उठाएं।
अपनी गुणवत्ता प्रक्रियाओं के मैनुअल या निर्देशों में चित्रों का उपयोग करें। न केवल चित्र आपके निर्देशों को समझने में आसान बना सकते हैं, बल्कि उनका उपयोग महत्वपूर्ण बिंदुओं पर जोर देने के लिए किया जा सकता है या अन्यथा कर्मचारी हित जगा सकते हैं।
