भले ही कोई टीम परियोजना गतिविधियों को सुचारू रूप से चलाती हो, परियोजना प्रबंधक को समय, लागत, संसाधन और प्रदर्शन के मामले में परियोजना की प्रगति की निगरानी करने की आवश्यकता होती है। आप अनुमोदित कार्य योजना और बजट में परियोजना की स्थिति की तुलना करके इस लक्ष्य को पूरा करते हैं। आप परियोजना की वास्तविक योजना मापदंडों की तुलना परियोजना योजना में परिभाषित लोगों से भी करते हैं। इसके बाद, आप परियोजना योजना में संदर्भित लोगों के लिए परियोजना प्रतिबद्धताओं, जैसे वित्त और अन्य संसाधनों की तुलना करते हैं। आप तब परियोजना की वास्तविक प्रगति की जाँच करते हैं, जो परियोजना योजना में अपेक्षित और प्रलेखित है।
प्रोजेक्ट बजट की निगरानी करें
एक परियोजना का बजट संसाधनों के रूप में बताया जा सकता है, जैसे कि डॉलर, संसाधन सप्ताह, घंटे खर्च या कोई अन्य उपाय। आप प्रोजेक्ट प्लान में प्रत्याशित अपने प्रोजेक्ट संसाधनों के वास्तविक उपयोग की तुलना करते हैं। बजट पर नज़र रखना आवश्यक है क्योंकि परियोजना शुरू होने से पहले, परियोजना प्रबंधक और हितधारक परियोजना के लिए विशेष संसाधनों के समर्पण के लिए सहमत होते हैं। नतीजतन, अगर परियोजना की लागत बजट से अधिक होने लगती है, तो इसका मतलब यह हो सकता है कि परियोजना के दायरे या संसाधनों के समायोजन के बिना, जो परियोजना की सभी आवश्यकताओं को प्राप्त नहीं होगा।
प्रोजेक्ट स्कोप को ट्रैक करें
एक परियोजना के दायरे में परियोजना की आवश्यकताएं होती हैं, जिन्हें उद्देश्यों के रूप में भी जाना जाता है। परियोजना की निगरानी की गुंजाइश महत्वपूर्ण है क्योंकि यह परियोजना की लागत, अनुसूची और संसाधनों सहित परियोजना के अन्य सभी पहलुओं को प्रभावित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास परियोजना के लिए बहुत सारे संसाधन हैं, तो आपकी लागत बहुत अधिक होगी। प्रोजेक्ट के स्कोप की निगरानी करने से स्कोप रेंगना बंद हो जाएगा, जो कि प्रोजेक्ट प्लान के स्वीकृत होने के बाद नई आवश्यकताओं को जोड़ना है। स्कोप रेंगने का मतलब है कि परियोजना को आवंटित बजट, समय और संसाधन अपर्याप्त होंगे।
प्रोजेक्ट शेड्यूल देखें
एक परियोजना प्रबंधक परियोजना की कार्य स्थिति की योजना की अनुसूची में रिपोर्ट की गई परियोजना की अपेक्षा की तुलना में यह सुनिश्चित करने के लिए करता है कि परियोजना अपेक्षित रूप से आगे बढ़ रही है। प्रोजेक्ट शेड्यूल को एक कार्य ब्रेकडाउन संरचना के रूप में दर्शाया जा सकता है जो दोनों दैनिक रिपोर्ट, मील का पत्थर मान्यता और सामग्री और अन्य फीडबैक के अनुसार की गई गतिविधियों की पहचान करता है, और प्रत्येक प्रोजेक्ट चरण के लिए आवश्यक संसाधन जीवन चक्र। अनुसूची का उपयोग करना, यह पहचानना भी संभव है कि कौन से मील के पत्थर मिले हैं और किन गतिविधियों के लिए अतिरिक्त संसाधनों की आवश्यकता हो सकती है यदि उन्हें समय पर और बजट के अनुसार पूरा किया जाना है।
परियोजना के संसाधनों की देखरेख करें
एक परियोजना के संसाधनों में लोग, कार्य सुविधाएं, उपकरण, सॉफ्टवेयर और अन्य परियोजना उपकरण शामिल हैं। एक परियोजना के लिए संसाधनों की प्रतिबद्धता न केवल डॉलर और सेंट में परिलक्षित होती है, बल्कि किसी अन्य परियोजना के लिए संसाधनों की कम उपलब्धता के संदर्भ में अवसर लागत में भी होती है। जरूरत पड़ने पर विशेष संसाधनों की उपलब्धता के द्वारा परियोजना की प्रगति की निगरानी करना महत्वपूर्ण है क्योंकि उपलब्ध संसाधनों की कमी परियोजना के कार्यक्रम, इसके दायरे और परियोजना के अंतिम उत्पाद की गुणवत्ता को प्रभावित करेगी।
