जब एक अच्छी तरह से प्रशिक्षित कर्मचारी के साथ पिछली बातचीत - वह जो जानता है कि क्या अपेक्षित है और उसे अपनी कार्य जिम्मेदारियों को पूरा करने से रोकने में कोई बाधा नहीं है - जिसके परिणामस्वरूप वांछित कार्य व्यवहार या प्रदर्शन नहीं हुआ है, एक मौखिक चेतावनी अगला तार्किक कदम है । मौखिक चेतावनी एक अनुशासनात्मक कार्रवाई है, जो एक कर्मचारी को आपकी अपेक्षाओं को संप्रेषित करके जारी की जाती है और उसे चेतावनी देती है कि यदि आपके प्रदर्शन में सुधार नहीं होता है तो आप आगे की अनुशासनात्मक कार्रवाई करेंगे।
अपने कार्यालय के मानव संसाधन विभाग में किसी के साथ सहयोग करें या मौखिक चेतावनी जारी करने के लिए उचित प्रक्रिया का पता लगाने के लिए अपने तत्काल पर्यवेक्षक के साथ बात करें। उदाहरण के लिए, भले ही आप कर्मचारी से बात करेंगे, फिर भी आपको लिखित रूप में चेतावनी को दस्तावेज करने की आवश्यकता होगी, इसलिए एक रिकॉर्ड है।
कर्मचारी के साथ बातचीत के संबंध में अतीत में आपके द्वारा किए गए किसी भी नोट की समीक्षा करें। कर्मचारी का सामना करने से पहले स्थिति के तथ्यों को इकट्ठा करें ताकि आपका उद्देश्य और चेतावनी स्पष्ट हो। तथ्यों को जानने से भी आपको अपनी स्थिति को खड़ा करने में मदद मिलती है अगर कर्मचारी पिछली घटनाओं के बारे में आपसे बहस करने की कोशिश करता है। आपके द्वारा पहले सुझाई गई किसी भी बात पर ध्यान दें जो कर्मचारी को अपने व्यवहार या कार्य प्रदर्शन में सुधार के लिए करना चाहिए। इस बात पर चर्चा करने की योजना बनाएं कि रणनीतियाँ काम क्यों नहीं करती हैं और उन्होंने मौखिक चेतावनी क्यों दी।
एक और पर्यवेक्षक को बैठने के लिए कहें जैसे आप मौखिक चेतावनी देते हैं। क्या कर्मचारी आपके साथ किसी निजी क्षेत्र या कार्यालय में जाता है जहाँ अन्य पर्यवेक्षक पहले से ही प्रतीक्षा कर रहे हैं। कर्मचारी को बताएं कि वार्तालाप देखने के लिए अन्य पर्यवेक्षक की उपस्थिति है। पेशेवर, पेशेवर तरीके से उनके कार्य व्यवहार या प्रदर्शन के साथ समस्याओं की व्याख्या करें। उसे बताएं कि वह समस्या को कैसे ठीक कर सकता है। उससे पूछें कि क्या वह इस मुद्दे को समझता है और समस्या को ठीक करने के लिए अपने विचारों के लिए कहता है।
उसे सूचित करें कि आप उसे मौखिक चेतावनी जारी कर रहे हैं जो उसके स्थायी कार्य रिकॉर्ड का हिस्सा बन रहा है। उसे बताएं कि क्या उसने समस्या को ठीक करने के लिए अनुशंसित कदम नहीं उठाए हैं, यह आगे की अनुशासनात्मक कार्रवाई, अप करने के लिए और उसकी नौकरी के नुकसान सहित को जन्म दे सकता है। उसे सत्यापित करने के लिए कहें कि वह समझता है कि उसकी नौकरी खतरे में है।
सकारात्मक नोट पर बातचीत शुरू करें, नकारात्मक समाचार दें और सकारात्मक नोट पर समाप्त करें। उदाहरण के लिए, बातचीत के अंत में, उसे बताएं कि आप आश्वस्त हैं कि वह अपने कार्य व्यवहार या प्रदर्शन में सुधार के लिए आवश्यक बदलाव कर सकता है। दृढ़ रहें लेकिन हर समय विनम्र रहें।
कर्मचारी के रिकॉर्ड के लिए लिखित रूप में मौखिक चेतावनी के विवरण का दस्तावेज। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर और दिनांक। दस्तावेज़ देखने और हस्ताक्षर करने के लिए साक्षी पर्यवेक्षक से पूछें। कर्मचारी द्वारा कार्यालय छोड़ने के बाद यह कदम पूरा हो गया है, क्योंकि आपको कर्मचारी को मौखिक चेतावनी पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि उपस्थित पर्यवेक्षक साक्षी और हस्ताक्षर के माध्यम से मौखिक चेतावनी को सत्यापित करता है। यदि आपके पास कर्मचारी के हस्ताक्षर हैं, तो वह बाद में कह सकता है कि उसे कभी भी मौखिक चेतावनी नहीं मिली, जो संभावित रूप से कानूनी समस्याओं का कारण बन सकती है।
टिप्स
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यहां तक कि काम के प्रदर्शन के मुद्दों के बारे में कर्मचारी के साथ आकस्मिक बातचीत के दौरान, बाद में संदर्भित करने के लिए हमेशा नोट लेते हैं।
सत्यापित करें कि कर्मचारी समझता है कि आप एक मौखिक चेतावनी और उसके परिणाम जारी कर रहे हैं। "मौखिक चेतावनी" शब्दों का उपयोग करें और सुनिश्चित करें कि वह जानता है कि उसकी नौकरी खतरे में है जब तक कि वह समस्या को ठीक करने के लिए उचित कदम नहीं उठाता।
चेतावनी
जब आप मौखिक चेतावनी जारी करते हैं तो कर्मचारी का स्पष्टीकरण सुनें। आप महसूस कर सकते हैं कि एक समस्या है जिसे कर्मचारी की सहायता के लिए हल करने की आवश्यकता है। आप जो भी कर सकते हैं - कारण के भीतर करें - कर्मचारी को अपने प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए।