किसी व्यवसाय ईमेल के उत्तर को सावधानीपूर्वक तैयार करना - चाहे वह ग्राहक से हो, संभावना, बॉस या सहकर्मी से – वांछित प्रतिक्रिया और प्रतिक्रिया सुनिश्चित करने में सभी अंतर ला सकता है।
लेखक को समझें
ध्यान से देखिए कि ईमेल किसने लिखी है क्योंकि यह इसमें भूमिका निभाता है औपचारिकता का स्तर आप जवाब देने के लिए उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, ईमेल शिष्टाचार विशेषज्ञ लिंडसे पोलाक एक ईमेल का जवाब देने का सुझाव देता है जो समान औपचारिक और विनम्र भाषा का उपयोग करके औपचारिक भाषा का उपयोग करता है। यदि प्रेषक एक अनौपचारिक टोन का उपयोग करता है, तो अधिक तनावपूर्ण टोन का उपयोग करें, लेकिन इसे पेशेवर रखें।
आउटकम का निर्धारण करें
क्या बाहर चित्रा कार्रवाई आप पाठक को लेना चाहते हैं एक बार आप जवाब दें। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी संभावना पर प्रतिक्रिया भेज रहे हैं, तो आप उन्हें खरीदना चाहते हैं। हालाँकि, यदि आप अपने बॉस को जवाब भेज रहे हैं, तो आप चाहते हैं कि वह आपके लिए पेशेवर और सक्षम हो। लोगों को जवाब देता है ग्राहक सेवा के मुद्दे एक खुश ग्राहक का परिणाम होना चाहिए जो महसूस करता है कि उसकी जरूरतों को पूरा किया गया।
टिप्स
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एक विवादास्पद ईमेल का जवाब देने के लिए शांत होने तक प्रतीक्षा करें।
वाक्य 1 में परिणाम का वर्णन करें
अपनी प्रतिक्रिया के पहले वाक्य का उपयोग करें वर्णन करें कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, ज्योफ्री जेम्स, इंक। में योगदान देने वाले संपादक का सुझाव देते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई ग्राहक शिकायत के साथ एक ईमेल भेजता है, तो अपने पहले वाक्य का उपयोग यह कहने के लिए करें कि आप समस्या को हल करना चाहते हैं ताकि ग्राहक खरीदारी से खुश और संतुष्ट महसूस करे।
अपने अंक बनाओ
अब यह समझाने का समय है कि आप अपनी पहली वाक्य को कैसे बनाते हैं। उपयोग छोटे पैराग्राफ अपनी बात मनवाने के लिए। जेम्स आपकी प्रतिक्रिया में वर्णित विचारों का समर्थन करने के लिए साक्ष्य का उपयोग करने की सिफारिश करता है। विषय और कार्रवाई के आधार पर, सबूत किसी तथ्य को इंगित करने या विषय के लिए विशिष्ट कई विवरण प्रदान करने के रूप में व्यापक रूप में सरल हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपका बॉस पूछता है कि आप स्वीकृत व्यय क्यों चाहते हैं, तो इस तथ्य के बारे में एक या दो जानकारी दें कि व्यय को मंजूरी देने से विभाग या कंपनी को सामान्य रूप से क्या लाभ होगा।
कॉल टू एक्शन प्रदान करें
अपने अंतिम वाक्य का प्रयोग करें आप पाठक को आगे क्या करना चाहते हैं, इसे पुनर्स्थापित करें। इस वाक्य को आपके शुरुआती पैराग्राफ के साथ हाथ से जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, अपने ग्राहक को खुश करने के लिए, उस समस्या को हल करने के लिए आप जो कदम उठाने को तैयार हैं, उसे समझाइए।
साइन ऑफ़
अंत में, उपयोग करें साइन-ऑफ शब्द, जैसे "सर्वश्रेष्ठ" या "धन्यवाद" इसलिए प्राप्तकर्ता को पता है कि वे ईमेल के अंत तक पहुंच गए हैं, फोर्ब्स के स्टाफ लेखक सुज़ाम एडम्स का सुझाव है। अपना नाम जोड़ें, और सभी ईमेल में अपने व्यापार हस्ताक्षर शामिल करें। हस्ताक्षर में आपका पूरा नाम, कंपनी का नाम और संपर्क जानकारी शामिल होनी चाहिए, जिसमें फोन नंबर और वेबसाइट का पता भी शामिल है।
टिप्स
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"भेजें" बटन को हिट करने से पहले अपने ईमेल को प्रूफ़ और स्पेल करें। अन्यथा, गलतियाँ आपको सुस्त और अव्यवसायिक दिख सकती हैं।
