कैसे संलग्नक के साथ व्यापार पत्र लिखने के लिए

उल्लेख करना भूल जाइए कि आपके पत्र में बाड़े हैं और आपके कवर पत्र को पढ़ने वाले एक संभावित नियोक्ता को आपका रिज्यूमे कभी दिखाई नहीं दे सकता है या कोई सहकर्मी यह सोच सकता है कि आप उससे मांगी गई रिपोर्ट भेजने में विफल रहे। वास्तविक लगाव के बावजूद आपको अपने पाठक को इसकी उपस्थिति के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है। यह गाइड बताता है कि लोकप्रिय ब्लॉक लेटर प्रारूप का उपयोग करके बाड़ों को ठीक से कैसे इंगित किया जाए।

वापसी पते की जानकारी के साथ कंपनी या व्यक्तिगत स्टेशनरी का उपयोग करें। यदि आपके पास अपना लेटरहेड नहीं है, तो आप वर्ड प्रोसेसर का उपयोग करके एक बना सकते हैं। अपना वापसी पता पृष्ठ के शीर्ष पर रखें।

दिनांक 13 पंक्तियों को पृष्ठ के शीर्ष से नीचे रखें। दिन का स्वागत करें। महीने को इसकी संपूर्णता में देखें। अल्पविराम के साथ दिनांक अंक का पालन करें और वर्ष के लिए चार अंकों का उपयोग करें। उदाहरण: 3 जनवरी, 2010।

दिनांक के नीचे एक पता ब्लॉक दो रिक्त लाइनें बनाएं। पाठक का नाम, शीर्षक, कंपनी, सड़क का पता और शहर की जानकारी शामिल करें। राज्यों के लिए उचित दो-अक्षर संक्षिप्त नाम का उपयोग करें। उदाहरण:

सुश्री पामेला इव्स महाप्रबंधक एक्मे टॉय कंपनी 000 मेन स्ट्रीट स्पार्क्स, एनवी 89434

एक एकल रिक्त पंक्ति के बाद एक अभिवादन लिखें। पाठक के अंतिम नाम और एक उपनिवेश के बाद "प्रिय" के साथ "सुश्री" या "श्री" के साथ अपना अभिवादन शुरू करें। अनौपचारिक पत्रों के लिए यह एक बृहदान्त्र के बजाय अल्पविराम का उपयोग करने के लिए स्वीकार्य है।

एक भी खाली लाइन के बाद पत्र के शरीर को लिखें। अपने पत्र के मुख्य भाग में बाड़ों का उल्लेख करें ताकि पाठक को अतिरिक्त कागजी कार्रवाई के लिए देखना पड़े। प्रत्येक पैराग्राफ के बीच एक सिंगल ब्लैंक लाइन रखें। प्रत्येक पैराग्राफ की शुरुआत में एक इंडेंट न रखें।

अपने पत्र के शरीर और मानार्थ समापन के बीच एक रिक्त रेखा रखें। "ईमानदारी से," "सर्वश्रेष्ठ सादर," और "सौहार्दपूर्ण" सभी स्वीकार्य विकल्प हैं। अपने समापन शब्दों का अल्पविराम से अनुसरण करें।

क्लोज के नीचे अपना नाम तीन रिक्त लाइनें लिखें। उपयुक्त होने पर अपने नाम के ठीक नीचे अपना शीर्षक रखें।

अपने टाइप किए गए नाम या शीर्षक के नीचे एक रिक्त लाइन शब्द "संलग्नक" टाइप करें। यह पाठक के लिए एक अतिरिक्त अनुस्मारक है।

अपने नाम को पास और अपने टाइप किए गए नाम के बीच के स्थान पर साइन करें। एक कलम का प्रयोग करें।

टिप्स

• यदि आप एक सदस्य प्रशासनिक सहायता कर्मचारी हैं और किसी और के लिए एक पत्र टाइप कर रहे हैं, तो उन्हें अंतिम ड्राफ्ट पर हस्ताक्षर करें लेकिन संलग्नक नोट और हस्ताक्षर ब्लॉक के बीच लोअरकेस अक्षरों का उपयोग करके अपने प्रारंभिक अक्षरों को रखें।