चाहे आप इस बात का प्रमाण दे रहे हों कि कोई व्यवसाय अपने उत्पादों की गुणवत्ता और ग्राहक सेवा के स्तर के लिए साख या वाउचर कर रहा है, यह महत्वपूर्ण है कि आप एक संक्षिप्त, लिखित सिफारिश पत्र लिखें। अनुशंसा पत्र में वह कारण शामिल होना चाहिए जिसमें आप व्यवसाय की अनुशंसा कर रहे हैं, आप कितने समय तक व्यवसाय और उसके मालिकों से परिचित हैं, साथ ही साथ यह भी स्पष्ट व्याख्या करें कि आप व्यवसाय को किसी अन्य व्यवसाय या ग्राहक को क्यों सुझाते हैं।
अपने पत्र को उचित रूप से प्रारूपित करें। एक व्यापार के लिए अपने सिफारिश पत्र बनाने के लिए एक मानक ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करें। पाठ को छोड़ दिया जाना चाहिए और इसमें पाँच मूल खंड शामिल होंगे, जिसमें दिनांक, आपका पता, प्राप्तकर्ता का पता, एक अभिवादन, निकाय की प्रतिलिपि और एक हस्ताक्षर शामिल हैं। प्रत्येक अनुभाग के बीच एक एकल स्थान का उपयोग करें।
अपने पत्र के श्रोताओं को निर्धारित करें। आप एक व्यवसाय के लिए एक सिफारिश पत्र लिख सकते हैं जो किसी उपभोक्ता को या किसी साथी व्यवसाय के मालिक को अपनी सेवाएँ दे सकता है। ग्राहकों और व्यापार मालिकों की अलग-अलग ज़रूरतें होती हैं, इसलिए तदनुसार अपने दृष्टिकोण को बदल दें।
पिछले व्यावसायिक व्यवहारों को विस्तार से सुझाते हुए व्यवसाय के साथ अपने संबंध को स्पष्ट करें। कंपनी के साथ आपके सकारात्मक अनुभवों पर चर्चा करें और इसकी खूबियों को उजागर करें। यदि व्यवसाय के बारे में कुछ अनोखा है, जैसे कम कीमत या बेहतर ग्राहक सेवा, तो अपने अनुशंसा पत्र में इसे शामिल करें। उन वर्षों की संख्या शामिल करें, जिनके साथ आपने व्यवसाय किया है और आप कितने समय तक व्यवसाय के स्वामी को जानते हैं। यदि आप और व्यवसाय स्वामी समान संगठनों या व्यावसायिक समितियों में से किसी एक का हिस्सा हैं, तो उस जानकारी को भी विस्तार से बताएं।
अपनी संपर्क जानकारी शामिल करें। व्यवसाय और ग्राहक आपके साथ उन विशिष्ट प्रश्नों को पूछना चाह सकते हैं जो आपने अपने मूल पत्र में नहीं खोजे हैं। अपना फ़ोन नंबर और ईमेल पता सूचीबद्ध करें और यदि आपके पास संपर्क का पसंदीदा तरीका है।
यदि आप जिस व्यवसाय के लिए सिफारिश कर रहे हैं, यदि वह लागू हो, तो काम के नमूने संलग्न करें। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने पड़ोस में लोगों को रसोई रीमॉडेलिंग व्यवसाय की सिफारिश करने वाले ग्राहक हैं, तो फोटो से पहले और बाद में संलग्न करें जो संभावित ग्राहकों को आपके लिए कंपनी द्वारा पूरा किए गए कार्य के स्तर का बेहतर विचार देगा। यदि आप किसी अन्य व्यवसाय के लिए ग्राफिक डिजाइनर की सिफारिश करने वाले व्यवसाय हैं, तो आपकी कंपनी के लिए डिज़ाइन किए गए मार्केटिंग सामग्री के नमूने शामिल करें।
वह व्यवसाय दें जिसे आप अपने अनुशंसा पत्र की एक प्रति सुझा रहे हैं ताकि वे इसे फ़ाइल पर रख सकें।
