मानव संसाधन प्रणाली (HRS) एक सूचना प्रौद्योगिकी प्रणाली है जो किसी संगठन में मानव संसाधनों की प्रथाओं, नीतियों और प्रबंधन से संबंधित जानकारी को कैप्चर, स्टोर और साझा करती है। इसे मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली (HRMS), मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS), मानव पूंजी प्रबंधन प्रणाली (HCMS) और मानव संसाधन सूचना प्रौद्योगिकी (HRIT) के रूप में भी जाना जाता है। एचआरएस एक संगठन को संघीय और राज्य रोजगार कानूनों के अनुपालन सहित मानव संसाधनों के सभी जटिल और परस्पर पहलुओं को प्रबंधित करने में मदद करता है।
एचएमएस संरचना
HRS महत्वपूर्ण मानव संसाधन प्रबंधन कार्यों, जैसे कि कर्मचारी प्रबंधन, क्षतिपूर्ति और लाभ, और निर्णय समर्थन को स्वचालित करता है। यह कार्यात्मक प्रसंस्करण इकाइयों से जुड़े एकीकृत डेटाबेस के एक सेट से बना है, जैसे कि काम पर रखने, समय और उपस्थिति, वेतन, लाभ और पेंशन, कर्मचारी कौशल और प्रशिक्षण। क्योंकि डेटाबेस एकीकृत हैं, बुनियादी जानकारी, जैसे कि कर्मचारी का नाम, पता और सामाजिक सुरक्षा संख्या, केवल एक बार दर्ज किए जाने की आवश्यकता है, जिसके बाद सभी कार्यात्मक प्रसंस्करण इकाइयां जानकारी को पुनः प्राप्त और उपयोग कर सकती हैं।
कर्मचारी प्रबंधन
एचआरएस कर्मचारियों के बारे में सभी जानकारी उनके प्रारंभिक आवेदन से लेकर उनकी अंतिम तनख्वाह तक के लिए उपलब्ध कराता है। यह बुनियादी पहचान की जानकारी, नौकरी के असाइनमेंट, प्रदर्शन की जानकारी, वेतन दर, कर्मचारी कौशल सूची और प्रशिक्षण इतिहास को कैप्चर करता है। कर्मचारी प्रबंधन डेटाबेस में कैप्चर की गई जानकारी का उपयोग समान रोजगार अवसर आयोग (EEOC) के लिए आवश्यक अनुपालन रिपोर्टिंग, जैसे कि उम्र, लिंग, राष्ट्रीय मूल, जाति और विकलांगता के लिए भी किया जाता है।
मुआवजा और लाभ
एचआरएस मुआवजे और लाभ कार्यों ने काम किए गए घंटों पर जानकारी एकत्र की और मजदूरी, संघीय और राज्य करों की राशि और अन्य कटौती, जैसे स्वास्थ्य बीमा और सेवानिवृत्ति योगदान की गणना करने के लिए इसका उपयोग किया। यह प्रणाली कर्मचारी बैंक खातों में सीधे भुगतान या जमा राशि का भुगतान करती है। यह भुगतान की अवधि और साल-दर-दिन के योग के साथ अर्जित अवकाश और बीमार अवकाश की गणना करता है।
निर्णय का समर्थन
एचआरएस मानक मानव संसाधन रिपोर्ट, जैसे कि वेतन, नए किराए और कर्मचारी स्थानान्तरण को उत्पन्न करके रिपोर्टिंग और निर्णय-समर्थन गतिविधियों को सरल बनाता है। इस जानकारी का उपयोग व्यवसाय के प्रबंधन, संगठनात्मक प्रदर्शन को मापने और भविष्य के लिए योजना बनाने के लिए किया जाता है। एक एचआरएस उपयोगकर्ताओं को कुछ विशेष स्थितियों का विश्लेषण करने और रुझानों की पहचान करने के लिए विशेष रिपोर्ट उत्पन्न करने की अनुमति देता है, जैसे संगठन के एक क्षेत्र में कर्मचारी का कारोबार।
जानकारी साझाकरण
मानव संसाधन प्रणाली वित्त, लेखा और आपूर्ति श्रृंखला सहित संगठन की अन्य आवश्यक व्यावसायिक प्रणालियों के साथ सूचना के आदान-प्रदान और एकीकरण की सुविधा प्रदान करती है। वे तीसरे पक्ष के साथ डेटा साझा करने की भी अनुमति देते हैं, जैसे कि नियामक एजेंसियों के लिए रिपोर्ट और स्वास्थ्य बीमा और सेवानिवृत्ति योजना प्रशासकों से डेटा स्थानांतरण।
कर्मचारी स्वयंसेवा
कई मानव संसाधन प्रणालियों में एक कर्मचारी स्वयं सेवा फ़ंक्शन शामिल है जो एक इंट्रानेट लिंक के माध्यम से संचालित होता है - एक कंपनी के स्वामित्व वाली सुरक्षित और निजी वेबसाइट। इस वेबसाइट का उपयोग करते हुए, कर्मचारी अपनी व्यक्तिगत जानकारी को अपडेट कर सकते हैं, अपने काम के घंटे दर्ज कर सकते हैं, प्रशिक्षण के लिए पंजीकरण कर सकते हैं और एक मानव संसाधन प्रतिनिधि से संपर्क किए बिना अपनी संचित छुट्टी और बीमार छुट्टी देख सकते हैं। कर्मचारी अपने डेस्क, लैपटॉप कंप्यूटर या कारखाने के फर्श पर या गोदाम में स्थित कंप्यूटर कियोस्क से कंप्यूटर पर अपनी जानकारी देख सकते हैं।
