1980 और 1990 के दशक में, केवल मध्यम और बड़ी कंपनियां महंगी मानव संसाधन सूचना प्रणाली (HRIS) का खर्च उठा सकती थीं। इन कार्यक्रमों को संचालित करने और बनाए रखने के लिए बड़े मेनफ्रेम कंप्यूटर और अत्यधिक कुशल प्रोग्रामर की आवश्यकता होती है। आज, लगभग कोई भी कंपनी न केवल खर्च कर सकती है, बल्कि जरूरत है, एक मानव संसाधन सूचना प्रणाली की। यहां तक कि 10 से कम कर्मचारियों वाली कंपनी बुनियादी मानव संसाधन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए डेस्कटॉप कंप्यूटर पर स्थापित किए जा सकने वाले एक बुनियादी एचआरआईएस कार्यक्रम खरीद सकती है।
HRIS क्या है?
अनिवार्य रूप से, एचआरआईएस एक डेटाबेस या सूचनाओं को साझा करने वाले डेटाबेस का एक संयोजन है। उदाहरण के लिए, कर्मचारी-काम पर रखने वाला डेटाबेस नौकरी के अनुप्रयोगों से संबंधित सभी जानकारी को कैप्चर करता है। जब कोई व्यवसाय एक नए कर्मचारी को काम पर रखता है, तो व्यक्ति की मूल जनसांख्यिकीय जानकारी को अन्य HRIS मॉड्यूल के साथ साझा किया जाता है, ताकि HR स्टाफ सदस्यों को डेटा को फिर से दर्ज न करना पड़े।
स्वचालित और स्ट्रीमिंग प्रक्रियाएँ
एक एचआरआईएस में तीन बुनियादी घटक होते हैं - कर्मचारी जानकारी, पेरोल और लाभ। ये एक संगठन के मानव संसाधन विभाग के मुख्य व्यावसायिक कार्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं। एचआरआईएस इन प्रक्रियाओं को स्वचालित और सुव्यवस्थित करने में मदद करता है, जो परियोजना के काम करने और समस्याओं का समाधान करने के लिए मानव संसाधन कर्मचारियों को मुक्त करता है। उदाहरण के लिए, कर्मचारी एक पहचान संख्या या "स्वाइप" एक कर्मचारी पहचान पत्र का उपयोग करते हैं जो प्रत्येक सुबह इलेक्ट्रॉनिक समय घड़ी में जांचने के लिए होता है जो स्वचालित रूप से डेटा को HRIS में स्थानांतरित करता है। यह पेरोल प्रणाली में पेपर टाइम कार्ड से कर्मचारी कार्य घंटों को मैन्युअल रूप से दर्ज करने के लिए पेरोल कर्मचारियों की आवश्यकता को समाप्त करता है।
नौकरी आवेदन प्रक्रिया एक अच्छा उदाहरण है कि एचआरआईएस लागत को कैसे कम कर सकता है। कई कंपनियों में, उम्मीदवार इंटरनेट के माध्यम से नौकरियों के लिए आवेदन करते हैं। इसका मतलब यह है कि मानव संसाधन कर्मचारियों को अब उचित विभागों को शारीरिक रूप से संभालना, छांटना और अग्रेषित करना नहीं है।
रिपोर्टिंग और निर्णय समर्थन
चूँकि मूल HR प्रक्रियाएँ स्वचालित होती हैं और सभी आवश्यक जानकारी कनेक्टेड डेटाबेस में संग्रहीत होती हैं, इसलिए HRIS रिपोर्टिंग और प्रबंधन निर्णय-समर्थन गतिविधियों को सरल बनाता है। अधिकांश प्रणालियों में कई प्रकार की मानक मानव संसाधन रिपोर्ट शामिल होती हैं जिनका उपयोग व्यवसाय के प्रबंधन और भविष्य की योजना बनाने के लिए किया जा सकता है, जैसे कि, भुगतान अवधि और साल-दर-साल की क्षतिपूर्ति, लाभ नामांकन और कर्मचारी समय और उपस्थिति। कई एचआर सिस्टम उपयोगकर्ताओं को विशेष मुद्दों का विश्लेषण करने और रणनीतिक योजना में प्रबंधन में मदद करने के लिए रुझानों की पहचान करने के लिए तदर्थ रिपोर्ट विकसित करने की अनुमति देंगे।
कानूनी अनुपालन समर्थन
ये सिस्टम राज्य और संघीय एजेंसियों द्वारा आवश्यक रिपोर्ट और प्रलेखन उत्पन्न करते हैं, जैसे कि W-2 वेज और टैक्स स्टेटमेंट, समान रोजगार अवसर आयोग EEO-1 एम्प्लॉयर डिटेल और सारांश रिपोर्ट और श्रम विभाग की बीमारी और चोट रिपोर्ट (OSHA 301) रिपोर्ट)।
एक एचआरआईएस दैनिक परिचालन में समझौते की आवश्यकताओं को शामिल करके, जैसे कि पदोन्नति, छंटनी और वेतन वृद्धि के उद्देश्य के लिए वरिष्ठता पर नज़र रखने के द्वारा बातचीत किए गए श्रम समझौतों के साथ व्यवसायों की मदद कर सकता है। सूचना प्रौद्योगिकी मानव संसाधन विभाग को कर्मचारी शिकायत और प्रदर्शन के मुद्दों की निगरानी में भी मदद करता है।
HRIS लिंक
सिस्टम के परिष्कार के आधार पर, एक एचआरआईएस कार्यक्रम अन्य आवश्यक व्यवसाय प्रणालियों जैसे कि वित्त और आपूर्ति-श्रृंखला प्रबंधन के साथ डेटा साझाकरण और एकीकरण की अनुमति देगा। इसके अलावा, कुछ सिस्टम अपने स्वास्थ्य बीमा वाहक और सेवानिवृत्ति निधि प्रशासकों को नेटवर्क लिंक प्रदान कर सकते हैं। यह नियोक्ता और बीमा वाहक या फंड प्रशासकों को कर्मचारी की जानकारी को जल्दी और आसानी से साझा करने की अनुमति देता है।
HRIS अपने प्रबंधकों और कर्मचारियों के साथ कंपनी के मानव संसाधन विभाग को भी जोड़ता है। एक इंट्रानेट का उपयोग करना - एक सुरक्षित निजी कंप्यूटर नेटवर्क जिसका स्वामित्व और संचालन एक कंपनी द्वारा किया जाता है - कर्मचारी अपने काम के घंटे दर्ज कर सकते हैं, लाभ कार्यक्रमों या सतत-शिक्षा पाठ्यक्रमों में नामांकन कर सकते हैं और मानव संसाधन विभाग से संचार प्राप्त कर सकते हैं।
