एक कर्मचारी, सह-कार्यकर्ता, या अन्य परिचित के लिए सिफारिश का पत्र लिखना एक काम की तरह लग सकता है, लेकिन वह निश्चित रूप से आपके द्वारा उसकी प्रशंसा गाने में लगाए गए प्रयास की सराहना करेगा। सबसे अच्छा अक्षर दोनों प्रवाहयुक्त और ईमानदार हैं, जिसके लिए एक विशेष स्पर्श की आवश्यकता होती है।
सभी सूचनाओं की एक प्रति के लिए पत्र आवश्यककर्ता से पूछें, आपको अनुशंसा के सर्वोत्तम संभावित पत्र को लिखना होगा। इसमें न केवल अनुरोधकर्ता के पुनरारंभ और उन परियोजनाओं की सूची शामिल होनी चाहिए, जिन पर उन्होंने काम किया है या अन्य योग्यताएं हैं, लेकिन उन बिंदुओं की सूची भी है जिन्हें वह पत्र में जोर देना चाहते हैं।
यह पता करें कि क्या कोई विशेष रूप हैं, जिनका आपको उपयोग करना चाहिए या प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए। फ्लैप के पार आपके हस्ताक्षर के साथ अक्सर पूर्ण अक्षरों को एक लिफाफे में सील किया जाना चाहिए।
अपने नाम और स्थिति के विवरण के साथ पत्र शुरू करें, आवश्यककर्ता का नाम और स्थिति, आप उसे कितने समय से जानते हैं, और किस क्षमता में। इस कथन को उसकी सही मूल्यांकन करने की क्षमता स्थापित करनी चाहिए।
पूर्वदाता के सबसे उल्लेखनीय गुणों या कौशल में से दो या तीन का वर्णन करें, विशिष्ट उदाहरण देते हुए कि उन्होंने अतीत में उन गुणों का प्रदर्शन कैसे किया है। विचार करने के लिए क्षेत्रों में आवश्यक बुद्धि और विश्लेषणात्मक क्षमता, अनुभव का स्तर, संगठनात्मक कौशल, विश्वसनीयता और दूसरों के साथ काम करने की क्षमता शामिल है।
एक समान क्षमता में आपके द्वारा ज्ञात अन्य लोगों के लिए पत्र आवश्यकता की तुलना करें। यदि संभव हो, तो तुलना की मात्रा निर्धारित करें, उदाहरण के लिए, "मेरे पास जो नौ सहायक हैं, मैरी बहुत अच्छे हैं।"
पत्र आवश्यककर्ता की कुछ मामूली आलोचनाओं पर विचार करें। यदि उसने हाल ही में एक कमी पर काबू पाने के लिए कुछ प्रगति की है, तो यहां इसका उल्लेख करने से आपकी विश्वसनीयता में सुधार हो सकता है।
पत्र को अपने आवश्यक मूल्यांकनकर्ता के समग्र मूल्यांकन और उसकी स्थिति के लिए उसकी उपयुक्तता के साथ सम्मिलित करें। भाषा मजबूत होनी चाहिए, लेकिन अतिशयोक्ति या जिद नहीं।
यदि आप ऐसा करने के इच्छुक हैं तो अपनी संपर्क जानकारी और अनुवर्ती प्रश्नों का उत्तर देने के लिए एक प्रस्ताव जोड़ें।
पत्र की एक प्रति सहेजें। यह आपको बहुत समय बचाएगा और प्रयास करना चाहिए कि उसे भविष्य में एक और पत्र की आवश्यकता है।
पत्र को मेल करें या इसे समय पर अनुरोधकर्ता को वितरित करें।
टिप्स
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सिफारिश के पत्र के लिए एक से दो पृष्ठ आम तौर पर आदर्श लंबाई है। किसी भी कम और पाठक को संदेह होगा कि आपके पास आवेदक के बारे में कहने के लिए बहुत कुछ नहीं है; किसी भी अधिक और आप इसे पढ़ने की आवश्यकता वाले लोगों को समाप्त कर देंगे। अस्पष्ट प्रशंसा मृत्यु का चुंबन है। अनुरोधकर्ता के बारे में प्लैटिट्यूड जिसमें उन्हें वापस करने के लिए सबूतों की कमी है, यह पागलपन या उदासीनता का संकेत है। यदि आपके पास एक उचित सिफारिश लिखने के लिए समय की कमी है और आप एक अच्छा लिखने के लिए आवश्यककर्ता पर भरोसा करते हैं, तो आप उसे आपके लिए लिखने के लिए कह सकते हैं। सटीकता के लिए इसकी सावधानीपूर्वक समीक्षा करना सुनिश्चित करें, हालांकि, इससे पहले कि आप अपना नाम इस पर हस्ताक्षर करें। सर्वश्रेष्ठ अनुशंसाएं उस स्थिति को ध्यान में रखती हैं जो आवश्यककर्ता चाहता है। यदि वह स्नातक विद्यालय में प्रवेश की मांग कर रही है, उदाहरण के लिए, आप उसकी बुद्धिमत्ता या आत्म-प्रेरणा पर ध्यान केंद्रित करना चाह सकते हैं, लेकिन यदि वह एक प्रबंधक के रूप में एक पद की तलाश कर रही है, तो आप उसके नेतृत्व कौशल पर जोर देना चाह सकते हैं।
चेतावनी
यदि आप किसी कर्मचारी के लिए सिफारिश का पत्र लिख रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी कंपनी के मानव संसाधन विभाग से संपर्क करें कि आप कंपनी की नीति का अनुपालन कर रहे हैं। कुछ कंपनियां संभावित कानूनी परेशानियों से बचने के लिए पर्यवेक्षकों को सिफारिश पत्र लिखने से रोकती हैं। यदि आप ईमानदारी से अनुरोधकर्ता के लिए एक उत्साही पत्र नहीं लिख सकते हैं, तो बेहतर होगा कि यह सुझाव दें कि वे अपनी अखंडता से समझौता करने के बजाय किसी और को खोजें या एक गुनगुना पत्र लिखें, जो किसी को बेवकूफ बनाने की संभावना नहीं है।
