औचित्य रिपोर्ट व्यावसायिक नीतियों या प्रक्रियाओं में बदलाव की सलाह देती है। वे उदाहरण के लिए, एक समस्या को हल करने या प्रदर्शन में सुधार करने वाले कार्रवाई के एक औचित्य को प्रमाण प्रदान करते हैं। वे अक्सर ऐसे समाधान पेश करते हैं जिनके परिणामस्वरूप वित्तीय बचत या लाभ होता है। एक प्रभावी रिपोर्ट बनाने के लिए, आपको उन परिवर्तनों को वापस करने के लिए ठोस तर्क और समर्थन साक्ष्य प्रस्तुत करने चाहिए।
एक बुनियादी मेमो हेडिंग (To / From / Date / Subject) का उपयोग करें और इसे भरें। यह स्पष्ट करें कि रिपोर्ट को कौन पढ़ना चाहिए, किसने लिखा है, और सामग्री विषय क्या है।
एक प्रारंभिक पैराग्राफ लिखें जो आपकी रिपोर्ट की समस्या या उद्देश्य का वर्णन करता है। कुछ वाक्यों में बताएं कि आपकी सिफारिशें क्या हैं, और उन लाभों को बताएं जो वे लाएंगे।
अपनी रिपोर्ट के लिए एक परिचय लिखें जो आपकी रिपोर्ट के उद्देश्य और महत्व को अधिक विस्तार से बताता है। प्रासंगिक पृष्ठभूमि जानकारी शामिल करें जो पाठक को आपकी सिफारिशों के पीछे के उद्देश्यों और तर्क को समझने में मदद करेगी।
अपनी रिपोर्ट के मुख्य निकाय का उपयोग करके बताएं कि आप अपनी सिफारिशों को लागू करने का सुझाव कैसे देते हैं। नई प्रक्रियाओं या समाधानों और उनके होने वाले प्रभावों के बारे में विशिष्ट विवरण प्रदान करें। बताएं कि कौन लोग शामिल होंगे, वे क्या करेंगे, इसकी कीमत क्या होगी और इसे पूरा करने में कितना समय लगेगा।
अपने निष्कर्ष पर पहुंचने के लिए अनुसंधान या विधियों का पालन करें। नुकसान और समस्याओं को शामिल करें नई प्रक्रियाएं, साथ ही साथ लाभ भी पैदा कर सकती हैं। सटीक रहें, अपनी सामग्री को तार्किक रूप से व्यवस्थित करें, और निष्पक्ष रहें; इससे आपके तर्कों को बल मिलेगा।
अपने निष्कर्ष और सिफारिशों के संक्षिप्त सारांश के साथ अपनी औचित्य रिपोर्ट को समाप्त करें। इस स्तर पर नई जानकारी का परिचय न दें; इसके बजाय अपनी सिफारिशों के समर्थन में मुख्य तर्कों की समीक्षा करें। अपने ज्ञापन के लिए एक संक्षिप्त समापन पैराग्राफ लिखें।
टिप्स
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अपनी सिफारिशों के फायदों पर प्रकाश डालिए, और बताइए कि वे किसी भी तरह की कमियां कैसे दूर करते हैं। अपने लेखन को सकारात्मक रखें। शायद, शायद और संभवतः जैसे शब्दों से बचें। वैकल्पिक समाधानों पर चर्चा करके अपनी रिपोर्ट में संतुलन प्रदान करें। आपको जो सिफारिश लगती है उसे अंतिम स्थान पर रखने का वादा करें। अपनी सिफारिशों में आपको क्या कदम उठाना चाहिए, इसके बारे में स्पष्ट रहें। सामान्यताओं से बचें; विशिष्ट होना। अपने सुझावों में ताकत जोड़ने के लिए एक सक्रिय क्रिया के साथ प्रत्येक सिफारिश का परिचय दें।
