एक परियोजना रिपोर्ट एक गैर-लाभकारी संगठन में चल रही परियोजना की स्थिति को बताती है। आमतौर पर रिपोर्ट में बजट, निपुण मील के पत्थर और परियोजना की शुरुआत के बाद उत्पन्न होने वाली किसी भी समस्या के बारे में विशेष जानकारी होगी। प्रोजेक्ट रिपोर्ट लिखते समय, मूल प्रारूप का पालन करें, लेकिन अपने विशिष्ट संगठन और लक्ष्यों के अनुरूप वर्गों को जोड़ने या हटाने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
रिपोर्ट के लिए सामने का मामला बनाएं। एक स्वच्छ आवरण पृष्ठ बनाएं जिसमें परियोजना का नाम, रिपोर्ट की तारीख और परियोजना प्रबंधक और टीम के सदस्यों के नाम हों। यदि आपकी रिपोर्ट पाँच पृष्ठों से अधिक लंबी है, तो जानकारी की आसानी के लिए सामग्री की तालिका जोड़ने पर विचार करें।
परियोजना रिपोर्ट शुरू करने के लिए, एक अवलोकन अनुभाग लिखें जो पाठक को परियोजना की मूल स्थिति के बारे में बताता है और यह आपके गैर-लाभ को कैसे प्रभावित करेगा। इस अनुभाग को एक पृष्ठ या उससे कम पर रखें और आपकी टीम ने परियोजना पर प्रगति के बड़े पैमाने पर स्पष्टीकरण प्रदान करने के लक्ष्य के साथ लिखें। अवलोकन को पढ़ने के बाद, एक समीक्षक को प्रोजेक्ट स्कोप, वर्तमान स्थिति, क्या करना बाकी है और किसी भी समस्या का सामना करने की उम्मीद है, की एक बुनियादी समझ होनी चाहिए।
आपके द्वारा आज तक पूरे किए गए मील के पत्थर पर एक अपडेट लिखें। इस खंड में, प्रत्येक पूर्ण किए गए प्रोजेक्ट लक्ष्य को समझाएं और पाठकों को बताएं कि यह समय पर था या नहीं। किसी भी सकारात्मक प्रभाव या किसी मील के पत्थर के अप्रत्याशित लाभ को शामिल करें। उदाहरण के लिए, यदि आपने शेड्यूल से एक सप्ताह पहले एक लक्ष्य पूरा कर लिया है, तो बताएं कि यह अंतिम उत्पाद को कैसे गति देगा या आपके गैर-लाभ के लिए पैसे बचाएगा।
प्रोजेक्ट बजट की स्थिति के बारे में पाठकों को सूचित करें। गैर-लाभकारी के लिए, बजट अक्सर सबसे बड़ी चिंता का विषय होता है। बजट अनुभाग में, एक लाइन-बाय-लाइन बजट विश्लेषण बनाएं जो बताता है कि आपने क्या खर्च किया है और क्या खर्च करना बाकी है। यदि कोई विसंगतियां हैं, तो एक स्पष्टीकरण प्रदान करें और अंतर बनाने के लिए आप जो कदम उठाएंगे।
किसी भी देरी या समस्याओं के लिए एक स्पष्टीकरण प्रदान करें। यदि आपका गैर-लाभ परियोजना के दौरान अप्रत्याशित मुद्दों में चला गया है, तो समस्या का विवरण देने वाले अनुभाग को शामिल करना सुनिश्चित करें। बोर्ड के सदस्यों और ग्राहकों को आश्वस्त करने के लिए, विशिष्ट चरणों को शामिल करें जिन्हें आप समस्या को सुधारने या रोकने के लिए करेंगे।
अगले चरण बताइए। एक संक्षिप्त रूपरेखा में, पाठकों को बताएं कि एक परियोजना में आगे क्या होता है। यदि आपको अतिरिक्त कर्मियों या जानकारी की आवश्यकता होगी, तो प्रत्येक आइटम को सूचीबद्ध करें। सीमित संसाधनों के साथ गैर-लाभ के लिए यह जानकारी महत्वपूर्ण है। एक सकारात्मक नोट पर बंद करें, यदि संभव हो तो, यह विश्वास व्यक्त करके कि परियोजना समय पर और बजट पर पूरी हो जाएगी।
