शेयरधारकों के लिए वित्तीय रिपोर्ट, विपणन योजना और गुणवत्ता मूल्यांकन सभी व्यवसायों के लिए लिखी गई रिपोर्ट के उदाहरण हैं। एक छोटी रिपोर्ट किसी भी अन्य रिपोर्ट की तरह है लेकिन कम पृष्ठों के साथ। इसमें मुख्य रिपोर्ट उद्देश्यों को निर्दिष्ट किया जाना चाहिए, पृष्ठभूमि की जानकारी को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए, विकल्पों की समीक्षा करना चाहिए और आगे बढ़ने के तरीके की सिफारिश करनी चाहिए। रिपोर्ट को एक परियोजना के रूप में समझें - इसके लिए योजना बनाएं, फिर इसे एक स्पष्ट और सरल शैली में लिखें। शॉर्ट अच्छा है, क्योंकि यह अधिक संभावना है कि व्यस्त या उदासीन है लेकिन महत्वपूर्ण पार्टियां इसे पढ़ेंगी।
योजना
आवश्यकताओं को स्पष्ट करने के लिए वरिष्ठों से मिलें, क्योंकि वे रिपोर्ट के प्रारूप और सामग्री को निर्धारित करेंगे। उदाहरण के लिए, एक परियोजना मूल्यांकन रिपोर्ट को उसी तरह से संरचित नहीं किया जाएगा जैसे कि विपणन योजना या वित्तीय रिपोर्ट।
पृष्ठभूमि सामग्री पर शोध करें, जिसमें आपको प्रदान किए गए दस्तावेज़ शामिल हैं, जब आपको लेखन असाइनमेंट और सामग्री सौंपी गई थी, जिसे आप इंटरनेट, लाइब्रेरी और मीटिंग से और हितधारकों (जैसे बिजनेस यूनिट मैनेजर, आपूर्तिकर्ता और ग्राहक) के साथ बातचीत से इकट्ठा करते हैं।
एक कार्यकारी सारांश, एक परिचय, विकल्पों के लिए अनुभाग और प्रस्तावित समाधान, सिफारिशें और एक निष्कर्ष सहित रिपोर्ट टेम्पलेट तैयार करें।
सामग्री
परिचय लिखिए। आमतौर पर पैराग्राफ से अधिक नहीं, परिचय रिपोर्ट के उद्देश्य को बताता है और प्रमुख मुद्दों की पहचान करना चाहिए। यह बाकी रिपोर्ट के लिए एक मार्गदर्शक होना चाहिए लेकिन इसे संक्षेप में प्रस्तुत नहीं करना चाहिए। उदाहरण के लिए, पहली पंक्ति यह हो सकती है: "इस रिपोर्ट का उद्देश्य हमारे विनिर्माण सुविधा में चल रहे गुणवत्ता के मुद्दों के समाधान की जांच करना है," इसके बाद मुख्य मुद्दों का एक सारांश।
रिपोर्ट के मुख्य भाग को इकट्ठा करें। विनिर्माण सुविधा उदाहरण में, वर्गों में तकनीकी विवरण, वैकल्पिक समाधानों की एक सूची, प्रत्येक के लिए लागत-लाभ विश्लेषण और सिफारिशें शामिल हो सकती हैं। एक व्यावसायिक योजना में वर्गों का एक अलग सेट होगा, जैसे कि बाजार अनुसंधान, प्रतिस्पर्धी विश्लेषण और वित्तीय अनुमान। प्रारूप जो भी हो, वर्गों को तार्किक क्रम में होना चाहिए ताकि पाठक को सामग्री का पता लगाने के लिए पीछे-पीछे न झपटना पड़े।
रिपोर्ट के उद्देश्यों को वापस संदर्भित करके रिपोर्ट को समाप्त करें। विनिर्माण सुविधा उदाहरण के लिए, निष्कर्ष अनुशंसित समाधान के लिए एक कार्यान्वयन योजना हो सकती है। एक वित्तीय रिपोर्ट के लिए, निष्कर्ष व्यावसायिक दृष्टिकोण हो सकता है।
पाठ से उद्धृत संदर्भों को सूचीबद्ध करें, जिससे वे उस शीर्षक, लेखक और तिथि से आए प्रकाशन की पहचान कर सकें। अन्य प्रासंगिक स्रोतों को एक ग्रंथ सूची या संसाधन अनुभाग में सूचीबद्ध करें।
कार्यकारी सारांश लिखें। अनुच्छेद या दो के बारे में, रिपोर्ट को संक्षेप में प्रस्तुत करें ताकि एक व्यस्त कार्यकारी प्रमुख बिंदुओं को समझ सके और बाद में विवरणों के माध्यम से स्किम कर सके। एक वित्तीय रिपोर्ट के लिए, कार्यकारी सारांश बस एक मेज हो सकती है जिसमें प्रमुख बिक्री और लाभ के रुझान दिखाई देते हैं।
रिपोर्ट शीर्षक, दिनांक और लेखकों के नाम और संबद्धता के साथ एक कवर पृष्ठ तैयार करें। 15 पृष्ठों से अधिक की रिपोर्ट की सामग्री की तालिका शामिल करें।
एक व्यक्ति (एक प्रबंधक या एक अनुबंध अधिकारी) को एक व्यक्ति को संप्रेषण पत्र को संबोधित करें, विभाग को नहीं। रिपोर्ट की मुख्य सिफारिशों को पहचानें, अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करें और संलग्नक सूचीबद्ध करें।
टिप्स
-
तालिकाओं, चार्ट और विस्तृत गणना को परिशिष्ट के रूप में रखा जाना चाहिए, लेकिन मुख्य रिपोर्ट में मुख्य takeaways को शामिल किया जाना चाहिए।
