एक सम्मेलन कक्ष का उपयोग कंपनी के अधिकारियों द्वारा बैठकों को आयोजित करने और साथी कर्मचारियों के लिए या व्यवसायियों का दौरा करने की घटनाओं की मेजबानी करने के लिए किया जाता है। एक सम्मेलन कक्ष की स्थापना बहुत प्रभावित कर सकती है कि लोग एक बैठक का अनुभव कैसे करते हैं, क्योंकि पीछे बैठे लोग कमरे के सामने चल रही हर चीज को सुन या देख नहीं सकते हैं। इससे पहले कि आप एक सम्मेलन कक्ष स्थापित करना शुरू करें, यह निर्धारित करने के लिए स्थान का विश्लेषण करें कि दिए गए स्थान के लिए कौन सा सेटअप सबसे अच्छा काम करता है। इस तरह से शामिल सभी को प्रस्तुतियों या घटनाओं के दौरान समान अनुभव होगा।
स्पेस डिजाइन करने से पहले सम्मेलन कक्ष के चारों ओर चलो। अंतरिक्ष में सभी बिजली के आउटलेट का पता लगाएं, क्योंकि कमरे के सामने बिजली के आउटलेट की आवश्यकता हो सकती है। प्रोजेक्टर और स्क्रीन को कार्य करने के लिए बिजली की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए कमरे के सामने सेट करें जहां आउटलेट उपलब्ध हैं। यह फर्श पर तारों को कम करने के लिए किया जाता है, क्योंकि लोग सम्मेलन कक्ष में घूमने के साथ ही उन पर यात्रा कर सकते हैं।
अंतरिक्ष के आकार का विश्लेषण करें और कंपनी की जरूरतों के आकार की तुलना करें। यदि कंपनी 20 लोगों के साथ बैठक करने के लिए एक स्थान की तलाश कर रही है या एक ही समय में कम है, तो टेबल और कुर्सियों का सेटअप एक निश्चित समय पर सैकड़ों लोगों को रखने के लिए आवश्यक स्थान से अलग है। यू-शेप सेटअप के विपरीत, सैकड़ों लोगों के लिए थिएटर-स्टाइल सेटअप का उपयोग करना अधिक कुशल हो सकता है, क्योंकि यू-आकार कॉन्फ़िगरेशन 20 लोगों या उससे कम लोगों के लिए अधिक अनुकूल है। एक एकल सम्मेलन तालिका का उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब कंपनी केवल एक समय में 15 से कम लोगों की मेजबानी करने की योजना बना रही हो, क्योंकि तालिका के एक छोर पर स्थित कर्मचारियों को विपरीत छोर पर बैठे लोगों को सुनने में सक्षम होना चाहिए।
तालिका और कुर्सियों को अंतरिक्ष में जोड़ने से पहले एक प्रस्तुति स्क्रीन या प्रोजेक्टर को सामने की ओर जोड़ें। सभी विद्युत उपकरणों में प्लग करें और दीवारों के साथ या कालीन के नीचे तारों को छिपाएं।
टेबल को वांछित कॉन्फ़िगरेशन में रखें जिसे आपने कॉन्फ्रेंस रूम के लिए चुना है। यदि आप यू-आकार की विधि का उपयोग कर रहे हैं, तो तालिकाओं को एक साथ बंद रखा जाना चाहिए। थिएटर सेटअप को टेबल या प्लेटफॉर्म पर रखे जाने वाले टेबल की आवश्यकता होती है। प्लेटफ़ॉर्म जोड़ने से पहले प्लेटफ़ॉर्म को इच्छित स्थान पर रखें।
अंतरिक्ष के चारों ओर घूमें और परीक्षण के बिना कमरे के सामने देखने के मामले में हर सीट स्वीकार्य होने पर परीक्षण करने के लिए खुद को टेबल के पीछे रखें। किसी को ऐसी सीट पर न बिठाएँ जहाँ वह सामने न देख सके। कमरे में कुर्सियों को जोड़ने से पहले ऐसा करें, क्योंकि कमरे में कुर्सियों और तालिकाओं के साथ सेटअप को बदलना अधिक कठिन हो सकता है।
सभी कुर्सियों को सम्मेलन कक्ष में जोड़ें और फर्श की जगह को बचाने के लिए तालिकाओं के नीचे स्थित कुर्सियों को टक करें। इससे सम्मेलन कक्ष बड़ा और अधिक व्यवस्थित दिखाई देगा।
एक घटना से पहले सम्मेलन की मेज पर पानी की बोतलें, पेन, कागज के पैड और संभवतः फल जोड़ें।
