नीति परिवर्तन पत्र लिखना मुश्किल है क्योंकि परिवर्तन आमतौर पर ग्राहक या कर्मचारी के पक्ष में नहीं होता है, भले ही यह आवश्यक हो। नकारात्मक समाचार बताने वाले किसी भी पत्र की तरह नीति-परिवर्तन पत्र, सावधानीपूर्वक तैयारी और विचार की आवश्यकता होती है। यदि आप पत्र को सावधानीपूर्वक लिखते हैं, तो यह परिवर्तन के औचित्य को समझा सकता है और अभी भी ग्राहकों या कर्मचारियों की सद्भावना को बनाए रख सकता है।
अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें। क्योंकि यह पत्र एक नीतिगत बदलाव की कानूनी अधिसूचना है, इसे आधिकारिक और औपचारिक रूप से देखना चाहिए।
पूरी तारीख टाइप करें। एक पंक्ति स्थान छोड़ें।
प्राप्तकर्ता का नाम, संगठन और पता टाइप करें। यदि यह पत्र सभी कर्मचारियों या सभी ग्राहकों के लिए एक सामूहिक मेलिंग है, तो आप प्रत्येक अक्षर के नाम और पते को स्वचालित रूप से सम्मिलित करने के लिए अपने शब्द-संसाधन कार्यक्रम में नाम और पते को छोड़ सकते हैं या मेल मर्ज सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। दूसरी पंक्ति का स्थान छोड़ें।
"प्रिय Mr./Ms। (नाम)" टाइप करें और उसके बाद एक कोलन टाइप करें। यदि यह एक सामूहिक पत्र है, तो इसके बजाय "प्रिय मान्य ग्राहक" या "प्रिय कर्मचारी" जैसे सामान्य सामन का उपयोग करें। दूसरी पंक्ति का स्थान छोड़ें।
उस समस्या की व्याख्या करके पत्र को शुरू करें जिससे नीति में बदलाव हुआ। किसी भी तथ्य या आँकड़े का उपयोग करें जो प्राप्तकर्ता को समझाने में मदद करेगा। हमेशा समस्या को पहले एक नकारात्मक संदेश में चर्चा करें - यदि प्राप्तकर्ता समस्या को समझता है, तो वह आपके समाधान को स्वीकार करने की अधिक संभावना होगी।
विशिष्ट, स्पष्ट भाषा में नीति परिवर्तन की व्याख्या करें। बताएं कि नई नीति कब लागू होगी, नीति का पालन नहीं करने के परिणाम, और कर्मचारी या ग्राहक को परिवर्तन करने के लिए किसी भी विवरण की आवश्यकता होगी।
ग्राहक या कर्मचारी को उसके समय और सहयोग के लिए धन्यवाद। यदि उसके पास पॉलिसी के बारे में कोई प्रश्न है, तो उसका उपयोग करने के लिए संपर्क जानकारी प्रदान करें।
"साभार," टाइप करें और तीन लाइन स्पेस छोड़ें। अपना पूरा नाम और शीर्षक टाइप करें। अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर अपना नाम साइन करें।
अपने रिकॉर्ड के लिए पत्र की एक प्रति बनाएँ, और अपने कानूनी विभाग के लिए एक और प्रतिलिपि प्रदान करें। मूल पत्रों को मेल करें। यदि नीति परिवर्तन महत्वपूर्ण है या किसी कानून में बदलाव के परिणामस्वरूप, प्रमाणित मेल द्वारा पत्र भेजें, ताकि आपके पास प्रत्येक प्राप्तकर्ता को अपना पत्र प्राप्त होने पर रिकॉर्ड हो।
टिप्स
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पत्र को संक्षिप्त और विनम्र रखें। नकारात्मक समाचारों की अधिक व्याख्या न करें, जो नीति परिवर्तन में अनपेक्षित खामियों को पैदा कर सकते हैं।
