आपको आवश्यक परिणाम प्राप्त करने के लिए टेलीफोन कॉल पर निर्भर न रहें। ग्राहक सेवा, बीमा कंपनियों, व्यवसायों, या किसी अन्य विषय पर किसी महत्वपूर्ण विषय के बारे में टेलीफोन पर बात करते समय, आपको भविष्य के उपयोग के लिए एक लिखित रिकॉर्ड बनाने के लिए एक पुष्टि पत्र के साथ पालन करना होगा।
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एक पुष्टिकरण पत्र एक टेलीफोन वार्तालाप का लिखित रिकॉर्ड बनाने का एक तरीका है जिसे बाद में चर्चा करने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है कि क्या चर्चा की गई थी। पुष्टिकरण पत्र तीन चीजों को पूरा करता है: 1) पार्टियों को जिम्मेदारियों पर नज़र रखने में मदद करता है; 2) अभिभाषक से कहता है कि बातचीत को भुलाया नहीं जाएगा; और 3) घटनाओं के अपने संस्करण को साबित करने के लिए अदालती कार्यवाही में सबूत के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।
चर्चा के लिए चीजों की एक सूची बनाकर अपने टेलीफोन वार्तालाप से पहले अपने पत्र की योजना बनाएं। प्रत्येक चर्चा आइटम के लिए, निर्धारित करें कि कौन जिम्मेदार है और आइटम कब पूरा होगा। यदि कोई आकस्मिकता है, तो उन्हें पहचानें।
टेलीफोन पर बातचीत के बाद, अपना पत्र लिखना शुरू करें। एक तिथि, पता और एक विषय रेखा शामिल करें। पत्र को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से लिखें। पत्र तथ्यात्मक और सटीक होना चाहिए। टिप्पणी, अटकलों और भावनाओं को छोड़ दें। एक नियम के रूप में, विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग न करें। धमकाने या धमकाने की कोशिश न करें। याद रखें, पत्र एक न्यायाधीश या जूरी को पढ़ा जा सकता है, और आप अप्रिय या अनुचित के रूप में नहीं आना चाहते हैं।
पत्र के साथ शुरू करें "इस पत्र के बारे में तारीख पर हमारी टेलीफोन बातचीत की पुष्टि है ___। "तब सटीक रूप से वर्णन करें कि किसने क्या कहा है, यह निर्दिष्ट करके चर्चा की थी। सुनिश्चित करें कि आप सभी महत्वपूर्ण जानकारी को शामिल करते हैं, जिसमें कार्रवाई आइटम के लिए ज़िम्मेदार कौन है, जब इसे पूरा करना है, और किसी भी आकस्मिकताओं को शामिल करें।" मुझे जल्द से जल्द लिखित में सूचित करें यदि ऊपर वर्णित कुछ भी गलत है। ”फिर पत्र पर हस्ताक्षर करें।
सुनिश्चित करें कि आप बनाते हैं और हस्ताक्षरित पत्र की एक प्रति रखते हैं, फिर उसे मेल करें। यदि पत्र का विषय महत्वपूर्ण है और आपके पास यह विश्वास करने का कारण है कि पता पत्र प्राप्त करने से इनकार कर सकता है, तो पत्र को प्रमाणित मेल के माध्यम से भेजें। यदि आपके पास पते का ईमेल पता है, तो ईमेल ठीक है।
