यह जानना महत्वपूर्ण है कि एक अच्छी तरह से तैयार किए गए व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें। यदि आप एक नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, एक बैठक का अनुरोध कर रहे हैं या एक प्रस्ताव भेज रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपने सही व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग किया है और यह कि आपका पत्र त्रुटि रहित है और स्पष्ट रूप से लिखा गया है। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह सही व्यक्ति तक पहुंचे। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका यह है कि आप अपने पत्र में एक "ध्यान रेखा" जोड़ें।
ध्यान रेखा कहाँ जाती है?
एक औपचारिक व्यवसाय पत्र आपके नाम और पते के साथ ऊपरी बाएँ कोने में शुरू होता है, फिर तारीख और फिर प्राप्तकर्ता का पता। यदि आप एक ध्यान रेखा को शामिल करने का निर्णय लेते हैं, तो इसे दूसरे पते के ठीक बाद डालें।
एक ध्यान रेखा एक विषय रेखा से अलग है। एक ध्यान रेखा उनके पूर्ण नाम या उनके शीर्षक का उपयोग करके पत्र को प्राप्तकर्ता को निर्देशित करती है। यह ध्यान रेखा का उपयोग करने के लिए सबसे अधिक समझ में आता है जब आप केवल प्राप्तकर्ता का शीर्षक जानते हैं और उनका पूरा नाम नहीं।
दूसरी ओर एक विषय पंक्ति, पत्र के आशय की घोषणा करती है। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम या शीर्षक नहीं जानते हैं तो कभी-कभी ये उपयोगी होते हैं। तब आप एक विषय पंक्ति का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि, विषय: मार्केटिंग इंटर्न के लिए आवेदन पत्र।
अटेंशन लाइन का उदाहरण
ध्यान रेखा के साथ एक व्यापार पत्र के लिए लेआउट इस तरह दिखता है:
उदाहरण:
आपका नाम
आपका पता
आपकी दूरभाष संख्या
आज की तारीख
कंपनी का नाम
कंपनी का पता
ध्यान: विपणन निदेशक
पत्र का पालन करेंगे।
जब आप एक ध्यान रेखा की आवश्यकता है
व्यापार पत्र के लिए एक ध्यान रेखा एक अच्छा विचार क्यों है इसके कुछ कारण हैं।
- आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं जिसे पत्र प्राप्त करना चाहिए लेकिन आप उसका शीर्षक जानते हैं। इस स्थिति में, ध्यान रेखा में केवल शीर्षक होगा। ध्यान: विपणन निदेशक
- आप एक कंपनी में एक निश्चित व्यक्ति को दिया गया पत्र चाहते हैं।
- आप चाहते हैं कि पत्र प्राप्तकर्ता तक अधिक तेज़ी से पहुँचे।
जब एक ध्यान रेखा अनावश्यक है
यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं जिसे आपका पत्र प्राप्त करना चाहिए, तो ध्यान रेखाएँ सबसे उपयोगी हैं। फिर यह ध्यान में आता है कि ध्यान दें: विपणन निदेशक। मार्केटिंग के प्रिय निदेशक को लिखना मूर्खतापूर्ण लगेगा। एक ध्यान रेखा अकेले शीर्षक का उपयोग करते समय अधिक समझ में आता है।
जब आप प्राप्तकर्ता का पूरा नाम और शीर्षक जानते हैं, तो ध्यान रेखा को छोड़ना मानक है और कंपनी के पते की पंक्ति में और अभिवादन में उनका नाम और शीर्षक दोनों शामिल करें।
उदाहरण:
आपका नाम और पता
दिनांक
बैरी बोट्स
विपणन का निदेशक
कंपनी का नाम और पता
प्रिय श्री बोट्स:
केवल आवश्यक होने पर ध्यान रेखाओं का उपयोग करें। वे मानक अभ्यास नहीं कर रहे हैं, लेकिन यदि आप किसी प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, लेकिन उनके शीर्षक को नहीं जानते हैं तो यह अच्छी तरह से काम कर सकता है।
