ऐसे कई उदाहरण हैं जहां आपको किसी और की ओर से पत्र लिखने के लिए कहा जा सकता है। उदाहरण के लिए, वकील इसे नियमित रूप से करते हैं। अन्य स्थितियों में ऐसे लोगों के लिए लिखना शामिल है जिनके पास स्वयं ऐसा करने का कौशल नहीं है या जो दूसरी भाषा सीखने वाले हैं और अंग्रेजी में नहीं लिख सकते हैं। दफ्तर से आपके बॉस की अनुपस्थिति का एक और कारण हो सकता है कि वह आपको अपनी ओर से एक पत्र लिखने के लिए कहे। भले ही आप किसी और के लिए पत्र क्यों लिख रहे हों, प्रारूप सुसंगत है।
सामग्री निर्धारित करें
जिस व्यक्ति की ओर से आप पत्र लिखने जा रहे हैं, उससे बोलें। कवर करने के लिए बिंदुओं की सूची बनाएं, पत्र को संबोधित करने वाला व्यक्ति और किसी भी अन्य विवरण को शामिल करने की आवश्यकता है। पत्र के विषय पर चर्चा करें जब तक आपको लगता है कि आपके पास इसे ठीक से लिखने के लिए पर्याप्त पृष्ठभूमि जानकारी है।
लेटरहेड और व्यापार पत्र प्रारूप का उपयोग करें
यदि संभव हो तो लेटरहेड पर लिखें क्योंकि यह आपके पत्राचार की विश्वसनीयता को उधार देता है। यदि आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो उस व्यक्ति का पता टाइप करें जिसे आप पृष्ठ के शीर्ष पर पत्र लिख रहे हैं, तारीख में एक स्थान और प्रकार छोड़ दें। प्रणाम के साथ शुरू करें, "प्रिय" व्यक्ति के नाम, शीर्षक और अल्पविराम के बाद। यदि, उदाहरण के लिए, आप किसी कंपनी को लिख रहे हैं, तो यह "प्रिय सुश्री ब्रिग्स," या "पीठासीन न्यायाधीश के लिए" पढ़ा जाएगा, अगर यह अदालत के लिए है।
व्यावसायिक पत्रों के लिए ब्लॉक-प्रारूप को अपनाएं। सभी वाक्य पृष्ठ के बाईं ओर शुरू होते हैं; अनुच्छेदों को एक पंक्ति स्थान द्वारा अलग किया जाता है। आपके हस्ताक्षर के लिए अनुमति देने के लिए आपके समापन के बीच की दूरी तीन से चार लाइनें है। उन्हें लिखावट के बजाय व्यावसायिक पत्र लिखें।
घोषणा की घोषणा
घोषणा करें कि आप किसी अन्य व्यक्ति की ओर से लिख रहे हैं यदि यह उचित है, जैसे कि अदालत को पत्र। यदि यह दूसरे व्यक्ति के नाम के तहत एक पत्र हो रहा है, तो आपको यह नहीं बताना होगा कि उसने इसे स्वयं नहीं लिखा है। शारीरिक चोट या भाषा की समस्याओं के मामले में कारण का संकेत मिलता है: "मैं जेरेमी स्मिथर्स की ओर से लिख रहा हूं क्योंकि उन्होंने अपनी दोनों कलाई की स्कीइंग को तोड़ दिया था।"
प्रभावी, आसानी से समझने वाली भाषा का उपयोग करें
मुद्दे पे आईये। पत्र - किसी और की ओर से है या नहीं - संक्षिप्त और संक्षिप्त होने की आवश्यकता है। वह कारण बताएं जो आप लिख रहे हैं और फिर अपने सहायक विचारों के लिए एक नया पैराग्राफ शुरू करें। पैराग्राफ बदलने और विचारों को बदलने पर एक स्थान छोड़ने के लिए याद रखें। आसानी से समझने वाली भाषा में लिखें। जब कोई छोटा काम करेगा और अपने वाक्यों को छोटा रखेगा तो बड़े शब्द का उपयोग न करें। अपने व्यापक शब्दावली के साथ अपने पाठक को प्रभावित करने की कोशिश करने के बजाय स्पष्टता के लिए लक्ष्य रखें।
औपचारिक आवाज़ का उपयोग करें
स्वर को व्यवसायिक रखें। फूलों के वाक्यांशों से बचें और उस विषय पर ध्यान केंद्रित करें जिसके बारे में आप लिख रहे हैं। जब तक ऐसा करने का कोई बहुत अच्छा कारण न हो, तब तक इस विषय पर अपनी राय न दें।
स्ट्रॉन्ग बंद करें
समापन पैराग्राफ में पत्र की सामग्री को सारांशित करें। उस कार्य को भी निर्दिष्ट करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं के लिए पत्र लिख रहे हैं। यदि एक दोषपूर्ण उपकरण का प्रतिस्थापन या एक बैठक के लिए अनुरोध हो सकता है। पत्र के व्यावसायिक स्वर के अनुरूप रहने के लिए "साभार" या "ईमानदारी से आपका" समापन का उपयोग करें। वाक्यांश जैसे कि "जल्द ही बात करें" या "आपका मित्र" उचित नहीं है। "अपना नाम जिस व्यक्ति के लिए लिख रहे हैं उसकी ओर से", अपना नाम लिखें और उसके बाद अपना नाम लिखें।"
समीक्षा
अपने पत्र को एक-एक दिन के लिए छोड़ दें और फिर उसे संपादित करें। व्याकरण और वर्तनी की गलतियों के साथ, आमतौर पर भ्रमित शब्दों जैसे कि "पारित और अतीत" या "प्रभावित और प्रभावित" देखें, यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी मूल सूची के खिलाफ जांचें कि आप कुछ भी नहीं भूल गए हैं। अपने आप को पत्र के प्राप्तकर्ता के स्थान पर रखें। इसे स्वयं पढ़ें और स्वर और सामग्री के लिए इसका आकलन करें। तदनुसार संपादित करें। उस व्यक्ति के साथ पत्र की समीक्षा करें, जिसकी ओर से आपने लिखा है। सुनिश्चित करें कि आपने उस व्यक्ति को अनदेखा नहीं किया है जिसे वह शामिल करना चाहता था।
