इंटरनेट और बड़े निगमों के युग में, आपको कभी-कभी यह पता नहीं होता है कि आपको किससे अपने पत्राचार को संबोधित करना चाहिए। यहां तक कि कॉर्पोरेट या फाउंडेशन वेबसाइट भी हमेशा मदद नहीं करती हैं; अक्सर, विभाग प्रमुखों के नाम सूचीबद्ध नहीं होते हैं, या आपको कॉर्पोरेट पते के अलावा कोई भी जानकारी नहीं मिल सकती है। हालांकि, देश भर के व्यवसायों को प्रत्येक दिन पत्र मिलते हैं, यहां तक कि एक रहस्यमय पते और कोई सार्वजनिक कर्मचारी निर्देशिका नहीं है।
ऑनलाइन कंपनी देखें। उस लिंक पर क्लिक करें जो कहता है "हमसे संपर्क करें;" यदि यह लिंक शीर्ष पर नहीं है, तो यह आमतौर पर अतिरिक्त लिंक की छोटी सूची में पृष्ठ के नीचे होता है।
अपने नाम के बिना, अपना पता टाइप करके पत्र शुरू करें। एक पंक्ति छोड़ें, और पूर्ण तिथि लिखें।
विभागों या संपर्कों की सूची प्राप्त करें और पते की प्रतिलिपि बनाएँ। यदि आपको कोई विभाग का पता नहीं मिल रहा है, तो सामान्य कंपनी के पते का उपयोग करें। इस पते को अपने पत्र पर चिपकाएँ।
पत्र पर कंपनी के पते के ऊपर व्यक्ति और उसके विभाग का नाम टाइप करें, यदि आप उस जानकारी को जानते हैं। यदि आपके पास कोई नाम या विभाग का नाम नहीं है, तो एक शिक्षित अनुमान लगाएं कि आपको किस विभाग की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, बड़ी कंपनियों या नींव में सामान्य विभागों में "मानव संसाधन," "विपणन" और "ग्राहक संबंध" शामिल हैं। यहां तक कि अगर आप विभाग के नाम के साथ गलत हैं, तो सामान्य विभाग को सूचीबद्ध करने से रिसेप्शनिस्ट मार्ग को आपके पत्र को सही ढंग से रखने में मदद मिलेगी।
"प्रिय श्री / श्रीमती (अंतिम नाम) को पत्र को संबोधित करें:" यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं, या "प्रिय महोदय या महोदया:" यदि आप उपयुक्त विभाग प्रमुख का नाम नहीं जानते हैं। कभी न लिखें "जिसके लिए यह चिंता का विषय हो सकता है:" क्योंकि यह अव्यवसायिक लगता है।
शेष पत्र को पूरा करें।
लिफाफे पर, यदि लागू हो, विभाग और कर्मचारी के नाम के साथ पूरे कॉर्पोरेट पते की प्रतिलिपि बनाएँ।
