एक व्यवसाय में प्रबंधक को लिखते समय एक अच्छी छाप बनाने के लिए, आपको एक स्पष्ट, संक्षिप्त, पेशेवर-दिखने वाले और आकर्षक दस्तावेज़ बनाने की आवश्यकता है। व्यावसायिक पत्र ईमेल की तुलना में अधिक औपचारिक होते हैं, और वे आमतौर पर विशिष्ट प्रोटोकॉल का पालन करते हैं। जिस तरह से आप अपने पत्र को प्रारूपित करते हैं, पता करते हैं और खोलते हैं, रिसीवर आपके द्वारा छापी गई धारणा को निर्देशित करता है; इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप पेशेवर मानकों को बनाए रखें ताकि पत्र की सामग्री को गंभीरता से लिया जाए।
पृष्ठ के शीर्ष पर अपना पूरा मेलिंग पता सूचीबद्ध करें। अपना पता फ़ॉर्मेट करें क्योंकि आप अपने गली नंबर और नाम के बाद दूसरी लाइन पर शहर, राज्य और पिन कोड के साथ एक मेलिंग लिफाफा देंगे। आप अपने पते के तुरंत बाद अपना टेलीफोन नंबर और ईमेल पता भी सूचीबद्ध कर सकते हैं।
अपने पते के तुरंत बाद लाइन में तारीख लिखें। दिनांक पूर्ण लिखें, उदाहरण के लिए, 14 मार्च 2011 को 3/14/11 के बजाय। तारीख, पत्र के शेष के साथ, उचित छोड़ दिया जाना चाहिए।
तिथि के बाद चार पंक्तियों को छोड़ दें और उस प्रबंधक का पता लिखें, जिसे आपका पत्र प्राप्त होगा। यह कुछ अलग है कि आपने अपना पता कैसे सूचीबद्ध किया है। इस अनुभाग की पहली पंक्ति में प्रबंधक का नाम होना चाहिए जिसे आपका पत्र संबोधित किया गया है। अगली पंक्ति कंपनी के साथ प्रबंधक की सटीक स्थिति होगी, उसके बाद तीसरी पंक्ति में उसकी कंपनी का नाम होगा। इसके बाद शहर, राज्य और ज़िप कोड सहित प्रबंधक का मेलिंग पता आता है। उसका टेलीफोन नंबर या ईमेल पता सूचीबद्ध न करें।
एक पंक्ति छोड़ें और फिर अपना अभिवादन लिखें, जैसे "प्रिय सुश्री स्टीवंस" या "प्रिय श्री जोन्स।" एक बृहदान्त्र द्वारा नमस्कार का पालन किया जाना चाहिए।
अपने पत्र के शेष लिखें।
