व्यवसाय पत्राचार आम तौर पर सुसंगत और अच्छी तरह से व्यवस्थित होता है, लेखक के विचारों को एक पृष्ठ पर फिट करने के लिए पर्याप्त रूप से प्रस्तुत किया जाता है। हालाँकि, ऐसे समय होते हैं जब आपको संदेश देने के लिए दो पृष्ठों की आवश्यकता होती है। आपके व्यवसाय पत्र के दूसरे पृष्ठ को ठीक से प्रारूपित करना यह सुनिश्चित करता है कि पाठक आपके अंतिम विचारों की अनदेखी न करें।
दूसरा-पृष्ठ शीर्षक स्वरूपण
आपके द्वारा चुना गया दूसरा-पृष्ठ शीर्षलेख प्रारूप आपके ऊपर है, लेकिन इसमें हमेशा उस व्यक्ति का पूरा नाम शामिल होना चाहिए जिसे पत्र लिखा गया है। दूसरे पेज के हेडर में पेज नंबर और लेटर की तारीख भी शामिल हो सकती है।
कुछ लेखक अपने व्यावसायिक पत्र के दूसरे पृष्ठ पर एक ही पंक्ति का उपयोग करना पसंद करते हैं। इसे क्षैतिज प्रारूप के रूप में जाना जाता है। उदाहरण के लिए, वे पते के नाम को बाईं ओर के मार्जिन पर टाइप करते हैं, पृष्ठ संख्या को केंद्र में रखते हैं और दाईं ओर से उचित तिथि टाइप करते हैं। इस प्रारूप का उपयोग करते हुए, यह लगभग ऐसा प्रतीत होता है कि आप तीन कॉलम बना रहे हैं।
दूसरे पृष्ठ को प्रारूपित करने का एक और तरीका ब्लॉक प्रारूप का उपयोग करना है, जिसका अर्थ है कि आप एक-एक इंच के अंतर के तहत शीर्ष पंक्ति पर पता करने वाले का नाम टाइप करते हैं और फिर अगली पंक्ति में पृष्ठ संख्या और तीसरी पंक्ति पर तारीख टाइप करते हैं। उदाहरण के लिए:
श्री डेवी जोन्स
पृष्ठ 2
1 अक्टूबर 2018
सही-उचित मार्जिन का उपयोग करने के बजाय, बस पृष्ठ के केंद्र को लगभग सही मार्जिन पर टैब करें। जब पाठक दूसरे पृष्ठ को देखते हैं, तो पहली चीज़ जो वे देखते हैं, वह है उनका नाम, पृष्ठ संख्या और दिनांक। इस तरह, यदि आप पहले और दूसरे पेज को स्टेपल करना चुनते हैं, तो स्टेपल किए गए क्षेत्र में दूसरे पेज पर हेडिंग को कवर नहीं किया जाता है।
एक बार जब आपके पास शीर्षासन हो जाता है, तो आपको अपने व्यापार पत्र के बाकी हिस्सों को शामिल करने से पहले तीन खाली लाइनें छोड़ देनी चाहिए। दूसरे पृष्ठ को सही ठहराने के लिए पर्याप्त पाठ होना सुनिश्चित करें। यदि आपके पास केवल एक अतिरिक्त पंक्ति या दो हैं, तो एक पृष्ठ पर फिट होने के लिए अपने पत्र को काटने का प्रयास करें। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप अपने पत्र के दूसरे पृष्ठ को एक वाक्य के बीच में शुरू नहीं करते हैं। जब संभव हो, दूसरे पृष्ठ पर एक नया पैराग्राफ शुरू करें ताकि आपका पत्र बेहतर तरीके से प्रवाहित हो।
दूसरा-पेज मार्जिन बनाना
यदि आपके पास दो-पृष्ठ का व्यावसायिक पत्र है, तो आप दो पृष्ठों को एक साथ स्टेपल करना चाह सकते हैं। हालाँकि, यह स्वीकार्य है यदि आप अपने पत्र के केवल दो पृष्ठों को मोड़ते हैं तो वे लिफाफे में फिट होते हैं। यदि आप पृष्ठों को स्टेपल करते हैं, तो पाठक स्पष्ट रूप से जानता है कि पहले पृष्ठ पर सामग्री की तुलना में आपके संदेश में अधिक है। हालांकि, यदि आप स्टेपल नहीं करना चुनते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप दूसरे पृष्ठ के शीर्ष किनारे से काफी नीचे अपना स्वरूपण शुरू करते हैं, इसलिए पाठक को पता चलता है कि दूसरा पृष्ठ पहले जितना ही महत्वपूर्ण है। पृष्ठ के शीर्ष से एक इंच का मार्जिन प्रथागत है। यह वह जगह है जहाँ आप दूसरे पृष्ठ का शीर्षक शुरू करेंगे।
पताकर्ता की सूचना का अधिकार प्राप्त करें
चूँकि आपके व्यावसायिक पत्र के दूसरे पृष्ठ में अभिभाषक का नाम होता है, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि आपके पास उस पते का नाम अक्षर के पहले पृष्ठ पर सही ढंग से लिखा गया हो, उसके बाद उसका सही शीर्षक और मेलिंग पता हो। आपके व्यवसाय पत्र के पहले पृष्ठ पर, पते की जानकारी तिथि और आपके रिटर्न पते का अनुसरण करती है।
यदि आप पते की किसी भी जानकारी की वर्तनी के बारे में अनिश्चित हैं, तो कंपनी की वेबसाइट की जाँच करें या कंपनी सचिव या रिसेप्शनिस्ट को कॉल करें। अपने आप को शर्मिंदा करने का जोखिम न उठाएं और संभवतः गलत या पुरानी जानकारी का उपयोग करके पते वाले को अपमानित करें।
