व्यवसाय एक विशिष्ट अवधि के अंत में सटीक वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए विभिन्न उपकरणों और कार्यप्रणाली पर निर्भर करते हैं, जैसे कि एक तिमाही या वित्तीय वर्ष। लेखांकन डेटा वर्कशीट, मेनफ्रेम कंप्यूटर और वित्तीय विश्लेषण सॉफ्टवेयर सहित ये उपकरण, शीर्ष नेतृत्व को सटीक और कानून का पालन करने वाली वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए जमीनी स्तर पर मदद करते हैं।
वित्तीय विवरण
वित्तीय विवरण एक कंपनी के परिचालन प्रदर्शन को सूचीबद्ध करते हैं, इसे अर्थव्यवस्था की स्थिति, प्रतिद्वंद्वियों की चाल और नियामक वातावरण के आधार पर संदर्भ में रखते हैं। लेखांकन डेटा सारांश के एक पूरे सेट में वित्तीय स्थिति का विवरण, लाभ और हानि का विवरण, शेयरधारकों की इक्विटी का विवरण और नकदी प्रवाह का विवरण शामिल है। वित्तीय स्थिति के एक बयान को बैलेंस शीट या वित्तीय स्थिति का बयान भी कहा जाता है। लेखांकन रिपोर्टों की तैयारी एक सामूहिक प्रयास है जिसमें विभिन्न कर्मियों के वित्तीय कौशल और व्यावसायिक अंतर्दृष्टि की आवश्यकता होती है - लेखाकार और वित्तीय प्रबंधकों से लेकर नियंत्रक, बजट पर्यवेक्षक और निवेशक-संबंध विशेषज्ञों तक।
शुद्धता
कार्यपत्रकों के माध्यम से लेखांकन रिपोर्ट तैयार करने से वित्तीय प्रबंधकों की बारहमासी चिंता को हल करने में मदद मिलती है: गलत डेटा। यदि किसी कंपनी का नेतृत्व गलत सूचना के आधार पर निर्णय लेता है, तो ऐसे मामलों में संगठन के हाथ लंबे समय तक टिके रहने या पर्याप्त मात्रा में नकदी शामिल होने पर व्यवसाय को धन की हानि हो सकती है। गलत वित्तीय रिपोर्टिंग को रोकने के लिए, संगठन लेखांकन टेम्प्लेट बना सकते हैं और इन वर्कशीट को विशिष्ट वस्तुओं के साथ पूर्व-आबाद कर सकते हैं। फिर, एकाउंटेंट को हर अवधि के लिए संख्याओं में प्लग करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी एक बैलेंस शीट वर्कशीट स्थापित कर सकती है, जिसमें शॉर्ट-टर्न एसेट्स, लॉन्ग-टर्म एसेट्स, शॉर्ट-टर्म लायबिलिटीज़, लॉन्ग-टर्म लायबिलिटीज़ और शेयरधारकों की इक्विटी जैसी चीज़ों के साथ फॉर्म प्री-पॉपुलेट करना होता है।
संपूर्णता
वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए कार्यपत्रक का उपयोग करना डेटा पूर्णता सुनिश्चित करता है। लक्ष्य गलत रिपोर्टिंग या गैर-रिपोर्टिंग महत्वपूर्ण डेटा से बचने का है, जो निवेशक निर्णय लेने के लिए भरोसा कर सकते हैं। एक कंपनी सभी वित्तीय खातों के साथ एक टेम्पलेट बना सकती है जो इसे ऑपरेटिंग गतिविधियों को रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग करती है। व्यवसाय पूर्व में किए गए कार्यों को निर्धारित करने के लिए पूर्व रिपोर्टों की समीक्षा कर सकता है कि किन उपायों ने संगठन को पूर्ण प्रदर्शन डेटा प्रकाशित करने में मदद की और वर्तमान रिपोर्टिंग अवधि में समान प्रक्रियाओं को कैसे दोहराया जाए। वित्तीय खातों का एक चार्ट संपत्ति, इक्विटी आइटम, राजस्व, व्यय और ऋण को इंगित करता है।
नियामक अनुपालन
वित्तीय-स्टेटमेंट स्प्रेडशीट संगठनों को ऑपरेटिंग डेटा सारांश तैयार करने और रिपोर्ट करने में सक्षम बनाता है जो विशिष्ट दिशानिर्देशों के अनुरूप होते हैं। इनमें आम तौर पर स्वीकृत लेखा सिद्धांत, अमेरिकी प्रतिभूति और विनिमय आयोग की आवश्यकताएं और अंतरराष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानक शामिल हैं। एक कंपनी चालू लेखांकन कानून के आवश्यक बिंदुओं को कार्यपत्रकों में एम्बेड कर सकती है, एक प्रोग्राम बनाने के लिए कंप्यूटर प्रोग्रामर के साथ मिलकर काम कर रही है जो स्वचालित रूप से स्प्रैडशीट में नियामक विकास को शामिल करेगी।
