एक मीटिंग में चर्चा की जाने वाली महत्वपूर्ण मामलों को संप्रेषित करने के लिए एक बिजनेस मीटिंग एजेंडा का उपयोग किया जाता है। यह दस्तावेज़ सभी प्रतिभागियों को बैठक के विषयों के लिए पर्याप्त रूप से तैयार करने की अनुमति देता है।
एक व्यापार बैठक के एजेंडे में कुछ सवालों का जवाब देना चाहिए: चर्चा के लिए विषय क्या है? इसकी चर्चा क्यों होनी चाहिए? चर्चा में कौन-कौन शामिल होगा? कुछ विषयों के प्रभारी कौन है? बैठक में विषय पर कब तक चर्चा होगी?
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कंप्यूटर
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वर्ड प्रोसेसिंग एप्लीकेशन
शीर्षक और फ़ाइल नाम के रूप में एजेंडा की बैठक के साथ एक नया दस्तावेज़ बनाएं। आपकी सुविधा के लिए, आप अपना फ़ाइल नाम इस तरीके से प्रारूपित करना चाह सकते हैं: एजेंडा_य्य्यम_एमएम_डीडी से मिलना। इस तरह, जब आप अपने फ़ोल्डरों को देखते हैं, तो कोई भी विशिष्ट एजेंडा खोजना आसान होगा।
बैठक की तारीख, स्थल और बैठक में भाग लेने वाले लोगों के नाम इनपुट करें। यह जानकारी महत्वपूर्ण साबित होगी, विशेष रूप से एक निश्चित विषय, परियोजना या मुद्दे की प्रगति पर नज़र रखने में।
5 स्तंभों के साथ एक तालिका बनाएं, जिसका शीर्षक है "व्यवसाय मीटिंग एजेंडा (बैठक की तारीख)"।
पहला कॉलम शीर्षक के रूप में "विषय" टाइप करें। फिर चर्चा के लिए प्रत्येक बैठक विषय में प्रवेश करें।
कुंजी "लक्ष्य / लक्ष्य" दूसरे स्तंभ के शीर्षक के रूप में। बहुत संक्षेप में बैठक के दौरान प्रत्येक विषय के लिए वांछित अंतिम परिणाम बताएं।
तीसरे कॉलम के शीर्षक के रूप में "टीम" टाइप करें। उन लोगों पर ध्यान दें जो विषय प्रस्तुत करने या अपनी ओर से बोलने के लिए जिम्मेदार होंगे। यदि किसी विषय पर टीम लीडर है, तो उस पर भी ध्यान दें।
चौथे स्तंभ के शीर्षक के रूप में कुंजी "रणनीति"। विषय को संबोधित करने की आपकी योजना की सूची बनाएं। उदाहरणों में विचारों को उत्पन्न करने के लिए "विचार-मंथन", एक चयनित परिणाम या प्रोजेक्ट पर जाने के लिए "समीक्षा", "निर्णय" यदि कोई निर्णय लेने की आवश्यकता है, या "जानकारी" यदि सामान्य जानकारी साझा करने की आवश्यकता है।
पांचवें कॉलम के शीर्षक के रूप में "समय" टाइप करें। प्रत्येक विषय को चर्चा के लिए आवंटित किए जाने वाले मिनटों की संख्या बताएं। बैठक कक्ष में विचारों का एक अच्छा प्रवाह बनाए रखने और अपनी बैठक को संरचना प्रदान करने के लिए यह आवश्यक है।
प्रत्येक पंक्ति में सभी ज्ञात जानकारी दर्ज करने के बाद अपने दस्तावेज़ को सहेजें।
टिप्स
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एक बैठक में चर्चा के लिए विषयों को व्यवस्थित करने का एक मूल तरीका केवल एक तालिका है। आप अपनी व्यवसाय मीटिंग के एजेंडे को अलग-अलग प्रारूपित करने के लिए स्वतंत्र हैं, जब तक कि दिए गए आइटम सभी शामिल नहीं होते।
अपने चुने हुए विषयों पर चर्चा करने के लिए पर्याप्त समय आवंटित करना महत्वपूर्ण है, लेकिन बहुत अधिक समय नहीं, अन्यथा चर्चाएं चलती रहती हैं। प्रस्तुतकर्ताओं से पूछें कि उन्हें अपने विषयों पर कितना समय देना होगा।
सुनिश्चित करें कि बैठक में भाग लेने वाले सभी को प्रस्तावित बैठक से कम से कम एक दिन पहले एजेंडा प्राप्त होता है। यह सभी को तैयार करने और यदि आवश्यक हो तो एजेंडा में किसी भी संशोधन के लिए अनुमति देने का समय देगा।
