जून 1975 में एक बिजनेस वीक लेख ने पेपरलेस ऑफिस के विचार को पेश किया। हालांकि, कार्यालय अभी भी कागज और कई उदाहरणों में, बड़ी मात्रा में कागज उत्पादों का उपयोग करते हैं। और घर के व्यवसायों और घर के कार्यालयों की वृद्धि के साथ, अधिक से अधिक कागज का उपयोग किया जा रहा है। कार्यालय स्टेशनरी के जिम्मेदार प्रबंधन में न केवल यह जानना शामिल है कि स्टेशनरी खरीदने के लिए क्या और कहाँ संग्रहीत किया जाए, बल्कि इसके उपयोग को कैसे कम किया जाए, पुरानी स्टेशनरी का पुन: उपयोग कैसे किया जाए और स्टेशनरी का पुनरावर्तन कैसे किया जाए।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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लेखन - सामग्री की आपूर्तियाँ
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भंडारण जगह
प्रत्येक प्रकार (फाइलें, पेपर पैड, लेटरहेड, आदि) और प्रत्येक की राशि की सूची बनाकर कार्यालय के पास पहले से मौजूद स्टेशनरी की सूची लें। निर्दिष्ट स्टेशनरी स्टोरेज स्पेस में देखें यदि एक है, और लोगों से पूछें कि उनके डेस्क में क्या है।
लोगों से पूछें कि वे वर्तमान में किस प्रकार की स्टेशनरी का उपयोग करते हैं और वे अनुमान लगाते हैं कि अगले तीन महीनों में वे कितना उपयोग करेंगे। एक मास्टर सूची शुरू करें। इसके अलावा, पता करें कि कौन से स्टेशनरी के लोग चाहेंगे जो अभी तक उनके लिए उपलब्ध नहीं है।
अगले तीन महीनों में लोगों को किस स्टेशनरी की आवश्यकता होगी, इसकी मास्टर सूची की तुलना कार्यालय में पहले से ही उपलब्ध है।
स्टेशनरी का उपयोग करने पर विचार करें जो केवल आंशिक रूप से उपयोग किया जाता है। कागज को काट दें जिसमें केवल एक तरफ लेखन या फोटोकॉपी हो और इसे नोटपैड बनाने के लिए एक साथ बांधें या क्लिप करें। लोगों को नोट या सूची बनाने के लिए पुराने व्यवसाय कार्ड वितरित करें। रसीद या फ़ाइल फ़ोल्डर के रूप में रखने के लिए पुराने लिफाफे का उपयोग करें। लोगों को कागज के पुन: उपयोग के अपने तरीके विकसित करने के लिए प्रोत्साहित करें।
कीमतों की तुलना करके स्टेशनरी की आपूर्ति खरीदने के लिए चुनें। जांचें कि क्या आपूर्तिकर्ता थोक खरीद के लिए छूट प्रदान करते हैं और क्या वे अतिरिक्त बचत के लिए बार-बार खरीदार कार्ड प्रदान करते हैं। कस्टम मुद्रित कंपनी लेटरहेड के लिए कीमतों की तुलना करें। एक स्थानीय प्रिंटर की कीमतें एक बड़े स्टेशनरी चेन स्टोर की तुलना में हो सकती हैं।
कार्यालय स्टेशनरी को संग्रहीत करने के लिए एक स्थान अलग सेट करें। यह एक फाइलिंग कैबिनेट में एक अलमारी या सिर्फ दराज हो सकता है। कार्यालय के कर्मचारी स्टेशनरी तक कैसे पहुंचेंगे, इसके लिए एक विधि पर निर्णय लें। यदि वितरण स्टेशनरी को नियंत्रित किया जाएगा, तो कुंजी रखने के लिए एक व्यक्ति को असाइन करें और एक प्रणाली विकसित करें जहां लोगों को जो भी स्टेशनरी लेना है, उस पर हस्ताक्षर करना होगा। अंतरिक्ष में स्टेशनरी की व्यवस्था करें, समान वस्तुओं को एक साथ रखें।
नियमित रूप से स्टेशनरी और रिकॉर्डर आपूर्ति के स्टॉक की जांच करने के लिए एक कार्यक्रम निर्धारित करें। किसी भी प्रचार या बिक्री के बारे में सूचित रहने के लिए अपने आपूर्तिकर्ताओं के समाचारपत्रकों की सदस्यता लें।
टिप्स
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प्रयुक्त स्टेशनरी के लिए रीसायकल डिब्बे सेट करें और लोगों को उनका उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें। किसी भी कागज को गोपनीय जानकारी के साथ साझा करें और सभी कागजों को अपने स्थानीय रीसाइक्लिंग सेंटर में ले जाएं।
