आपके व्यवसाय के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी, जैसे कि नीति में परिवर्तन या आगामी बैठकों के बारे में नोटिस, आपके कर्मचारियों को सूचित किया जाना चाहिए। ज्ञापन को प्रारूपित करके सूचना को बाहर निकालने का एक तरीका है। मेमो सरल दस्तावेज हैं जो आवश्यक जानकारी प्रदान करते हैं। वे आपके कर्मचारियों को सबसे पहले बताते हैं कि ज्ञापन किसका है, इसे किसने संबोधित किया है और इसके बारे में क्या है, फिर वे ज्ञापन के शरीर में संदेश को भेजते हैं। भविष्य के मेमो के लिए एक टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए एक नमूना ज्ञापन लिखें।
अपने कंप्यूटर के वर्ड प्रोसेसर पर एक नया दस्तावेज़ खोलें। "TO:" टाइप करें और यह बताने के लिए कि इस क्षेत्र में किसी व्यक्ति का नाम दर्ज किया जाना चाहिए, कोष्ठक या कुछ अन्य संकेतक शामिल करें। नई लाइन शुरू करने के लिए दो बार एंटर की दबाएं। दूसरे फ़ील्ड में, "FROM:" टाइप करें और यह दर्शाने के लिए कोष्ठक शामिल करें कि प्रेषक का नाम इस क्षेत्र में जाना चाहिए। एक नई लाइन शुरू करने के लिए दो बार एंटर कुंजी दबाएं और "RE:" या "SUBJECT:" टाइप करें और कोष्ठक शामिल करें ताकि यह इंगित किया जा सके कि मेमो की विषय वस्तु यहां से भरी जानी चाहिए।
एंटर कुंजी को दो बार दबाएं और पूरे पृष्ठ पर एक पंक्ति बनाने के लिए अंडरस्कोर कुंजी का उपयोग करें। यह उपरोक्त परिचयात्मक क्षेत्र और व्याख्यात्मक क्षेत्र - या ज्ञापन के शरीर के बीच अंतर करेगा - नीचे लिखे जाने के लिए।
मेमो को स्पष्ट करने के लिए चरण 3 में बनाई गई रेखा के नीचे एक वाक्य या दो को लिखें-इसके बाद मेमो के विषय को पूरी तरह से समझाने के लिए इस स्थान का उपयोग करना चाहिए।
उसके या उसके नाम पर हस्ताक्षर करने के लिए और ज्ञापन के लिए किसी भी अनुलग्नक को नोट करने के लिए नमूना मेमो के अंत में एक स्थान प्रदान करें।
