एक जांच रिपोर्ट एक पुलिस अधिकारी या अन्य सार्वजनिक प्राधिकारी व्यक्ति द्वारा लिखी जाने की संभावना है जो शिकायत करने वाले किसी व्यक्ति से बयान ले रहा है। जांच रिपोर्ट से एक अधिकारी को शिकायत के विवरण को ट्रैक करने में मदद मिलती है ताकि बाद में इसकी जांच की जा सके और उसका पालन किया जा सके। जो व्यक्ति जांच रिपोर्ट लिखता है, वह वही व्यक्ति नहीं हो सकता है जो उस पर चलता है, इसलिए आप अपनी रिपोर्ट में जितने अधिक विवरण शामिल करेंगे, उतना बेहतर होगा।
किसी भी प्रासंगिक संदर्भ संख्या के साथ, रिपोर्ट के शीर्ष पर शिकायत की तारीख सूचीबद्ध करें।
संक्षेप में बताई जा रही शिकायत की प्रकृति के बारे में बताएं। इसमें कौन, क्या, कब और कहां शामिल है।
शिकायत करने वाले व्यक्ति द्वारा आपको प्रदान किए गए सभी विवरणों को लिखें। विवरण में कथित रूप से कैसे और क्यों शिकायत या विवरण शामिल हो सकते हैं जिनकी पुष्टि बाद में करने की आवश्यकता है।
रिपोर्ट में अन्य गवाहों द्वारा प्रदान किए गए विवरणों को भी शामिल करें। जब ये विवरण शिकायत करने वाले प्रारंभिक व्यक्ति द्वारा प्रदान किए गए विरोधाभासों को नोट कर लें।
विरोधी पक्ष की कहानी बताइए। शिकायत का विरोध करने वाले पक्ष से हमेशा परामर्श किया जाना चाहिए, और रिपोर्ट को निष्पक्ष और संतुलित सुनिश्चित करने के लिए प्रदान किए गए विवरणों को सटीक रूप से सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।
आपके द्वारा एकत्र किए गए सभी सबूतों को सूचीबद्ध करें जो आपकी जांच रिपोर्ट के विषय में किसी भी तरह से संबंधित हैं।
जांच जारी रहने के साथ रिपोर्ट अपडेट करें। यदि नए साक्ष्य मिलते हैं या यदि विवरण सही या गलत साबित होते हैं, तो इस जानकारी को जांच रिपोर्ट में जोड़ें।
रिपोर्ट टाइप करें। शिकायत के संबंध में आपके कई प्रारंभिक नोट हस्तलिखित होने की संभावना है। हालाँकि, जाँच रिपोर्ट पूरी करने के बाद, इसे वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम का उपयोग करके टाइप करें।
