जब एक आंतरिक जांच अनुशासनात्मक या कानूनी कार्रवाई की ओर ले जाती है, तो आपको अपने मामले का समर्थन करने के लिए एक जांच रिपोर्ट लिखना होगा। स्पष्ट रूप से और तथ्यात्मक रूप से निष्कर्ष प्रस्तुत करना एक निर्विवाद रिकॉर्ड का निर्माण कर सकता है, जबकि एक बुरी तरह से लिखित रिपोर्ट में आपके मामले को कमजोर करने की क्षमता है। हर व्यवसाय के मालिक को पता होना चाहिए कि एक जांच रिपोर्ट में क्या शामिल होना चाहिए और उसे क्या प्रारूप लेना चाहिए।
मूल बातें
एक जांच रिपोर्ट तथ्यों की आपूर्ति करने और कभी-कभी तथ्यों और आरोपों की प्रकृति के आधार पर सिफारिशें देने का कार्य करती है। विश्वसनीयता और निष्पक्षता उतनी ही महत्वपूर्ण है जितनी सटीक जानकारी विश्वसनीयता स्थापित करने के लिए है। पहले व्यक्ति में लिखी गई एक औपचारिक रूपरेखा-शैली रिपोर्ट भी विश्वसनीयता जोड़ती है। लम्बी रिपोर्टों के लिए, सामग्री और क्रमांकित पृष्ठों की एक तालिका विशिष्ट जानकारी को बहुत आसान बना सकती है। एक कवर पेज सहित, यहां तक कि एक छोटी रिपोर्ट के लिए, सूचना गोपनीयता के लिए महत्वपूर्ण है।
उद्घाटन अनुभाग
रिपोर्ट के पहले खंड में बुनियादी जानकारी शामिल होनी चाहिए, जैसे प्रेषक और प्राप्तकर्ता के नाम, और एक विषय पंक्ति जो जांच के विषय की पहचान करती है। दूसरे खंड में, शिकायतकर्ता की पहचान करें, आरोप या आरोपों का वर्णन करें, जांच शुरू करने और समाप्त करने की तारीख निर्दिष्ट करें और जांच करने या रिपोर्ट संकलित करने के लिए उपयोग किए गए सूचना और सबूत के स्रोतों की पहचान करें। इस खंड में जानकारी को पढ़ने में आसान बनाने के लिए बुलेटेड सूचियाँ उपयोगी हैं।
खोजी तथ्य और खोज
कथा पैराग्राफ या दोनों के संयोजन में, एक बुलेटेड सूची में तथ्य के वर्तमान निष्कर्ष। खोज को कालानुक्रमिक क्रम में जांच के प्रत्येक चरण का वर्णन करना चाहिए और जब भी संभव हो दिनांक और समय शामिल करना चाहिए। हालाँकि आप निष्कर्ष अनुभाग में सहायक साक्ष्यों को शामिल कर सकते हैं, फिर भी रिपोर्ट के अंत में प्रदर्शित होने के रूप में सबूतों को संलग्न करना अक्सर बेहतर विकल्प होता है, क्योंकि यह रिपोर्ट प्रवाह को बाधित नहीं करता है। इसमें गवाह के बयान, तस्वीरें, वीडियो ईमेल, दस्तावेज और स्कैन की गई फाइलें शामिल हैं।
निष्कर्ष
एक या अधिक कथा पैराग्राफ के साथ रिपोर्ट को समाप्त करें जिसमें आप जांच को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं और यदि उपयुक्त हो, तो आगे बढ़ने का सुझाव दें। एक सारांश में उल्लंघनों का विवरण शामिल होना चाहिए और पर्याप्त जानकारी प्रदान करनी चाहिए कि पाठक समझता है कि पूरी रिपोर्ट को पढ़े बिना जांच को क्या प्रमाणित किया जाए। सिफारिशें कार्रवाई योग्य कदम होनी चाहिए जो आरोप की गंभीरता, प्रस्तुत किए गए सबूत, कानूनी निहितार्थ और आपकी आचार संहिता या कर्मचारी व्यवहार नीति के अनुरूप हों।
