औपचारिक रिपोर्ट को प्रारूपित कैसे करें

औपचारिक रिपोर्ट महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं, और इस तरह, वे विशिष्ट जानकारी को रखने के लिए भरोसा करते हैं, जो त्वरित, आसान संदर्भ और उपयोग के लिए एक विशिष्ट प्रारूप में लिखे गए हैं। अधिकांश औपचारिक रिपोर्टें किसी समस्या या समस्या के समाधान के लिए दिए गए आदेश का पालन करती हैं, पहले से लागू किए गए उपायों और / या उपायों के लिए सुझाव, समस्या या समस्या के समाधान के लिए किए गए कार्यों के परिणाम और किसी अन्य प्रासंगिक विवरण। औपचारिक रिपोर्ट के विषय के आधार पर, इन केंद्रीय घटकों को अलग-अलग फोकस के साथ अलग-अलग आदेश दिया जा सकता है। कुछ चरणों का पालन करने से एक सही स्वरूपित रिपोर्ट सुनिश्चित होती है।

पहले कवर पेज बनाएं। परियोजना का शीर्षक, अपना नाम / तैयारी करने वाले का नाम, तैयार की गई रिपोर्ट का प्रकार और औपचारिक रिपोर्ट की तारीख को सूचीबद्ध करें। इस जानकारी को पृष्ठ पर केन्द्रित करें और बड़े लेकिन औपचारिक फोंट का उपयोग करें।

"कार्यकारी सारांश" लिखें। इसे एक ही पृष्ठ पर रखें। समस्या या मुद्दे और इसके संदर्भ को बताते हुए एक फारवर्ड शामिल करें। किसी भी संबंधित तकनीकी समस्या, असाइनमेंट या कार्य पूरा होने या पूरा होने की प्रक्रिया में स्थिति। समस्या या मुद्दे के उपक्रम के लिए कार्य से जुड़े तकनीकी सवालों और बयानबाजी के उद्देश्य को समझें।

एक संक्षिप्त सारांश के साथ "कार्यकारी सारांश" समाप्त करें। परियोजना की परिकल्पना या उद्देश्य, उसे संबोधित करने के तरीके या प्रक्रिया और परिणाम। तैयार किए गए निष्कर्ष, संगठनात्मक सिफारिशें और आवश्यक किसी भी अनुवर्ती गतिविधि को शामिल करें, और सभी संबद्ध लाभों और उनकी लागतों का वर्णन करें।

अगले "टेबल ऑफ कॉन्टेंट्स" का निर्माण करें। सामग्री की तालिका लिखने के लिए मानक नियमों का उपयोग करें। शीर्षक केंद्र, संदर्भित सामग्री और उसके साथ पृष्ठ स्थान सूचीबद्ध करें।

"परिचय" लिखने के लिए अगले पृष्ठ का उपयोग करें। समस्या या मुद्दे को बताएं, जो कार्रवाई को मूल रूप से प्रस्तुत करता है, और यही इस रिपोर्ट का कारण है। रिपोर्ट के लिए स्रोत का कार्य या असाइनमेंट लिखिए। रिपोर्ट के शेष भाग के प्रारूप / संरचना से पाठक को पता चलता है।

अगला पृष्ठ "बैकग्राउंड" दर्ज करें। समस्या / मुद्दे के समाधान के लिए अब तक की गई कार्रवाइयों को बताएं। किसी भी साहित्य स्रोतों को शामिल करें जो समस्या / मुद्दे के विवरण के लिए पृष्ठभूमि की पुष्टि या पुष्टि करते हैं। यहां यह भी लिखें कि जो कुछ किया गया है, उसे संबोधित करने के लिए निर्धारित प्रयासों को ध्यान में रखते हुए, और आपके द्वारा अनुसरण किए गए किसी भी निर्देश का उल्लेख यहां करें।

"परिणामों की चर्चा" को शामिल करने के लिए अगला पृष्ठ लिखें। जो कुछ सीखा गया था, उसे बताएं या "पृष्ठभूमि," सिद्धांत और प्रक्रियाओं के आधार पर अपने निष्कर्षों को सही साबित करें।

"निष्कर्ष" या "संश्लेषण" पृष्ठ के साथ रिपोर्ट के मुख्य निकाय को शामिल करें। बस समस्या / समस्या को शांत करें जो कार्रवाई और रिपोर्ट का कारण बने, और मुख्य बिंदुओं और सिफारिशों को गोली दें। अंतिम पृष्ठ "संदर्भ" और वैकल्पिक रूप से, यदि आवश्यक हो, "परिशिष्ट"।