यदि आपके पास एक उत्पाद या सेवा के बारे में एक उपभोक्ता पकड़ है जो आपकी अपेक्षाओं पर खरा नहीं उतरा है, तो आपकी चिंताओं को गंभीरता से लेने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक शिकायत पत्र लिखना है। यद्यपि शिकायत पत्र शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित करना मुश्किल हो सकता है, लेकिन कई अलग-अलग रणनीतियाँ हैं जिन्हें आप ले सकते हैं।
पत्र को संबोधित करते हुए
किसी विशिष्ट व्यक्ति को अपने शिकायत पत्र को संबोधित करने से इस संभावना की कमी हो जाएगी कि आपके पत्र को नजरअंदाज कर दिया जाएगा या "दरारों से गिर जाएगा।" अपने पत्र को उस विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित करके शुरू करें, जिसे आपकी शिकायत का जवाब देने का अधिकार है। उस व्यक्ति का शीर्षक शामिल करना न भूलें। आमतौर पर किसी कंपनी की वेबसाइट पर ग्राहकों की शिकायतों को निर्देशित करने के लिए कौन या कहाँ है, इसकी जानकारी होगी। अपने पत्र को लिखने से पहले यह सुनिश्चित करने के लिए कुछ शोध करें कि आप इसे उपयुक्त व्यक्ति को भेजते हैं।
मुद्दे पे आईये
एक संक्षिप्त शीर्षक के साथ शुरू करें जो आपके पहले पैराग्राफ से पहले संभव के रूप में कई बारीकियों के साथ जिस मुद्दे को हल करने की कोशिश कर रहा है, उसे संदर्भित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी शिकायत एयरलाइन की उड़ान के बारे में है, तो यात्रा की तारीख, मार्ग और उड़ान संख्या शामिल करें। शीर्षक के बाद आपके पहले पैराग्राफ को शिकायत का सारांश देना चाहिए। अपने पहले पैराग्राफ के पहले वाक्य में जल्दी से इस बिंदु पर पहुंचें, और कंपनी की वस्तुओं या सेवाओं से संबंधित विशिष्ट शिकायतों की रूपरेखा तैयार करें। संक्षिप्त और सम्मानजनक रहते हुए अधिक से अधिक विवरण शामिल करें।
एक सकारात्मक के साथ शुरू करो
शिकायत पत्र शुरू करने का एक अन्य तरीका यह है कि आप अपने पहले पैराग्राफ का उपयोग करके अपनी शिकायत दर्ज करने से पहले कंपनी के उत्पादों या सेवाओं के बारे में कुछ सकारात्मक कहें। यह दृष्टिकोण पाठक को कम प्रतिकूल स्थिति में रखता है, जिससे वह आपकी शिकायत को दूर करने के लिए आपके साथ काम करने के लिए अधिक इच्छुक हो सकता है। अपने पहले वाक्य को उस अनुकूल अनुभव के साथ शुरू करें जो आपने कंपनी के साथ अतीत में किया था, कंपनी के कुछ सकारात्मक गुणों पर प्रकाश डाला और फिर अपने दूसरे वाक्य या पैराग्राफ में अपनी शिकायत की प्रकृति को रेखांकित किया।
सामान्य टिप्स
USA.gov एक प्रभावी शिकायत पत्र लिखने के बारे में सुझाव देता है, यह ध्यान देता है कि अक्सर मेल में भेजे गए हार्ड-कॉपी पत्र किसी कंपनी से संपर्क करने का सबसे प्रभावी तरीका है। यदि आप प्रत्यक्ष, गैर-टकराव वाले स्वर का उपयोग करते हैं, तो भी आपको बेहतर परिणाम मिलेंगे; एक गुस्सा, धमकी या व्यंग्यात्मक पत्र एक पत्र की तुलना में कम प्रभावी हो सकता है जो शांत और तर्कसंगत है। इसके अलावा, आपको स्पष्ट रूप से बताना चाहिए कि आप इस समस्या को कैसे हल करना चाहते हैं। अंत में, आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक कदम और आपके द्वारा लिखे जाने वाले प्रत्येक पत्र का दस्तावेज़, और प्रतियां रखें।
