एक बिल्डिंग का रिसेप्शन डेस्क उसके सभी कार्यों का सूचना केंद्र है। यह न केवल आपकी नियुक्ति के लिए जांचने का स्थान है, बल्कि आपातकालीन स्थिति में भी महत्वपूर्ण हो सकता है। एक आपात स्थिति के दौरान, रिसेप्शनिस्ट स्थिति के बारे में प्रासंगिक जानकारी प्राप्त करता है और उस जानकारी को उसके उचित प्राप्तकर्ता को प्रसारित करता है, जिससे घटना के बारे में तेजी से और उचित निष्कर्ष निकलता है।
तैयारी
एक आपात स्थिति की शुरुआत में, रिसेप्शनिस्ट एक घटना कमांडर बन जाता है, और उसकी डेस्क एक घटना कमांड सेंटर बन जाती है। आपातकालीन प्रक्रियाओं के दौरान ठीक से काम करने के लिए, आपके सभी आवश्यक उपकरण पास में होने चाहिए। समय-समय पर अपने फोन, पेजिंग सिस्टम और रेडियो का परीक्षण करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे सभी ठीक से काम कर रहे हैं। एक प्राथमिक चिकित्सा किट, एईडी, ऑक्सीजन बोतल, फ्लैशलाइट और कंबल जैसी अपनी आपातकालीन आपूर्ति की सूची। सुनिश्चित करें कि आपके पास नोट पेपर, पेन और पेंसिल की पर्याप्त आपूर्ति है। एक घटना के दौरान उपयोग करने के लिए त्वरित-संदर्भ चेक शीट्स के साथ एक आपातकालीन प्रक्रिया मैनुअल उपलब्ध होना चाहिए।
प्राथमिकताएं
एक बार जब कोई आपातकाल खुद को प्रस्तुत करता है, तो प्राथमिकता दें कि क्या है और इससे निपटने के लिए तत्काल चिंता नहीं है। उदाहरण के लिए, आप किसी कर्मचारी से सुरक्षा अधिकारी से अनुरोध कर सकते हैं कि वह उसे अपनी कार तक ले जाए। आपकी प्रतिक्रिया के साथ होना चाहिए, "सुरक्षा इस समय एक आपातकालीन स्थिति में शामिल है और आपकी सहायता करने में सक्षम नहीं है, यह बेहतर होगा यदि आप एक सहकर्मी से आपको एस्कॉर्ट करने के लिए कह सकते हैं।"
आपातकालीन प्रक्रियाएँ
तुरंत अपनी आपातकालीन प्रक्रियाओं को उचित अनुभाग में खोलें, और किसी भी समय यह संदर्भ दें कि आपको क्या करना है पूरी तरह से निश्चित नहीं है। उनके द्वारा सूचीबद्ध क्रम में अपनी लिखित प्रक्रियाओं का पालन करें, और कोशिश करें और शांत रहें। यह आपकी ओर से किसी भी त्रुटि की संभावना को कम करने में मदद करता है।
सभी प्राथमिकता वाले संचारों की निगरानी करें और महत्वपूर्ण रेडियो यातायात को उपयुक्त लोगों तक पहुँचाने में सहायता करें। पुलिस या अग्निशमन विभाग को सूचित करने के लिए खड़े रहें।
इमरजेंसी के दौरान बेहतर पहुंच नियंत्रण की अनुमति देते हुए, अपनी संपत्ति पर निगरानी और प्रवेश जारी रखें। यह वीडियो-निगरानी प्रविष्टि बिंदुओं को देखने के साथ-साथ प्रवेश और निकास पर उचित आईडी के लिए व्यक्तियों की जांच के माध्यम से किया जा सकता है। अपनी आगंतुक लॉग बुक पर वर्तमान में रहें, आवश्यकतानुसार व्यक्तियों को अंदर और बाहर की जाँच करें।
किसी भी संदिग्ध लोगों या वस्तुओं की तलाश में, अपने तत्काल स्वागत क्षेत्र पर ध्यान दें। साधारण से कुछ भी तुरंत रिपोर्ट करें।
जब पुलिस और अग्निशमन अधिकारी आते हैं, तो आपातकालीन डेस्क पर उन्हें निर्देशित करने के लिए आपकी डेस्क पर प्रतीक्षा कर रहे एस्कॉर्ट की सहायता करें। यदि एस्कॉर्ट उपलब्ध नहीं है, तो उन्हें दिशाओं के लिए एक सरलीकृत मानचित्र दें। यदि आवश्यक हो तो निकासी प्रक्रियाओं के साथ अधिकारियों की सहायता के लिए तैयार रहें।
घटना के बाद, सुनिश्चित करें कि आप सभी आवश्यक रिपोर्ट प्रलेखन पूरा कर लें। यह कंपनी को देयता मुद्दों के साथ और भविष्य की आपातकालीन प्रक्रियाओं में सुधार करने में मदद करता है।
