कई खरीद प्रक्रिया और प्रक्रियाएं हैं, लेकिन कुछ प्रक्रियाएं हैं जो सभी खरीद विभागों के लिए सामान्य होनी चाहिए। इनमें आपूर्तिकर्ता चयन, सूचना का अनुरोध, निविदा प्रस्तुत करना, निविदा मूल्यांकन, अनुबंध पुरस्कार और निरीक्षण शामिल हैं। ।
आपूर्तिकर्ता का चयन
संगठनों के पास आमतौर पर अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की पसंदीदा सूची होती है जो खरीद विभाग द्वारा बनाए रखी जाती है। ये ऐसी कंपनियां हैं जो चयन प्रक्रिया से गुजरती हैं और किसी कंपनी की जरूरतों को पूरा करती हैं।
सूचना के लिए निवेदन
जब उन वस्तुओं को खरीदने की आवश्यकता होती है जो वर्तमान पसंदीदा आपूर्तिकर्ता स्रोत के लिए असमर्थ हैं, तो एक कंपनी आमतौर पर बाजार की जांच करेगी। आवश्यकता चुने हुए आपूर्तिकर्ताओं को भेजी जाएगी जिन्हें बोली के लिए कहा जाएगा। कम-मूल्य के अनुरोधों के लिए, सूचना के लिए एक अनौपचारिक अनुरोध या पहचाने गए आपूर्तिकर्ताओं को एक उद्धरण के लिए अनुरोध भेजा जाता है। उच्च-मूल्य की वस्तुओं के लिए, एक पूर्ण निविदा प्रक्रिया का पालन किया जाएगा। यह अक्सर अंतिम अनुबंध पुरस्कार की आवश्यकता की पहचान से छह महीने तक का समय ले सकता है।
टेंडर रिटर्न
आपूर्तिकर्ता को आम तौर पर एक निर्दिष्ट समय और तारीख तक एक नामित अधिकारी को अपना निविदा वापस करने के लिए कहा जाता है। बोलियों में उस सेवा या सामान का विवरण शामिल हो सकता है जो आपूर्तिकर्ता की पेशकश करता है, आवश्यक काम को पूरा करने के लिए प्रस्तावित लागत या आवश्यक आपूर्ति, कंपनी की वित्तीय जानकारी और कोई भी प्रश्न जो खरीद संगठन ने संभावित आपूर्तिकर्ता से पूछा है।
निविदा मूल्यांकन
एक बार निविदाएं / बोलियां वापस आने के बाद, एक खरीद संगठन के पास आमतौर पर निर्दिष्ट समय होता है जिसमें रिटर्न का मूल्यांकन करने, अनुबंध का निर्णय लेने और सफल और असफल दोनों आपूर्तिकर्ताओं को सूचित करना होता है। निविदा दस्तावेजों को भेजने से पहले, एक खरीद संगठन एक स्कोरिंग मानदंड विकसित करेगा जिसके खिलाफ उम्मीदवारों को चिह्नित और वर्गीकृत किया जाएगा। मूल्य और गुणवत्ता जैसे विचार सामान्य रूप से स्कोरिंग मानदंड हैं।
अनुबंध प्रदान किया गया
एक बार निविदाओं का मूल्यांकन और स्कोर करने के बाद, आपूर्तिकर्ताओं को एक अनुमोदन या अस्वीकृति के साथ सूचित किया जाएगा। सफल आपूर्तिकर्ताओं को भी लिखित रूप में सूचित किया जाता है। असफल आपूर्तिकर्ताओं को डीब्रीफिंग का मौका देने के लिए यह सबसे अच्छा अभ्यास है। यह उन्हें यह पता लगाने में सक्षम बनाता है कि उनकी बोली का चयन क्यों नहीं किया गया और भविष्य के निविदाओं को बेहतर ढंग से समझने के लिए।
अनुबंध निष्कर्ष
एक बार सेवा / आपूर्ति वितरित हो जाने के बाद, खरीद संगठन यह जाँच करेगा कि गुणवत्ता, मात्रा और विनिर्देश मिले हैं। इस बिंदु पर, संगठन भुगतान जारी करेगा। कई मामलों में, खरीद संगठन और आपूर्ति संगठन के बीच अनुबंध के बाद की बैठक करना मानक अभ्यास है। यह प्रत्येक पक्ष को प्रतिक्रिया प्रदान करने और भविष्य के अनुबंध की गतिविधियों के लिए पोस्टमार्टम दस्तावेज़ विकसित करने का मौका प्रदान करता है।
