संचार प्रभावी होने के लिए, इसमें सात प्रमुख तत्व होने चाहिए। संचार को मौखिक रूप से या दर्शकों द्वारा लिखित रूप में संसाधित किया जाता है। दर्शकों में एक व्यक्ति या एक हजार शामिल हो सकते हैं। जब आप किसी को या लोगों के समूह को प्रभावी ढंग से संदेश भेजना चाहते हैं, चाहे वह बोला जाए या लिखा जाए, इन तत्वों को अपने संदेश में शामिल करें।
संरचना
संचार प्रक्रिया में एक अच्छा ढांचा होना चाहिए। संचार के इस तत्व में एक उद्घाटन, एक शरीर और भाषणों और पत्रों के लिए नज़दीकी बनाना शामिल है। एक उद्घाटन दर्शकों को विषय के बारे में सूचित करता है, शरीर इसे समझाता है और समापन इसे एक साथ जोड़ता है।
स्पष्टता
संचार प्रक्रिया में दूसरा तत्व स्पष्टता है। एक स्पीकर जो संदेश देता है वह स्पष्ट होना चाहिए कि दर्शकों को विषय और उसके उद्देश्य को समझने की अनुमति दें।
संगति
संचार में संगति भी एक महत्वपूर्ण तत्व है। संदेश को संप्रेषित करने वाले व्यक्ति को यह सुनिश्चित करना होगा कि इसमें विसंगतियां न हों, जिससे श्रोताओं को भ्रम हो।
मध्यम
माध्यम का तात्पर्य संदेश को संप्रेषित करने के तरीके से है। पत्र, फोन कॉल, मेमो, भाषण, आवाज मेल और टेलीविजन प्रसारण के माध्यम से सहित कई तरीकों से संदेश संप्रेषित किए जाते हैं। संचार के लिए सही माध्यम चुनना महत्वपूर्ण है और इसे बजट और उद्देश्य के अनुसार चुना जाना चाहिए। माध्यम चुनते समय, अपने संदेश को प्राप्त करने के लिए सबसे अच्छा और सबसे प्रभावी तरीका निर्धारित करें।
प्रासंगिकता
संचार का एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू प्रासंगिकता है। निर्धारित करें कि क्या आप जो संदेश दे रहे हैं वह दर्शकों के लिए प्रासंगिक है जो इसे प्राप्त कर रहा है। यदि संदेश वित्तीय आंकड़ों के बारे में है, तो सुनिश्चित करें कि दर्शक आपके द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे अनुपात और डेटा को समझेंगे।
प्रधानता और रीसेंसी
एक दर्शक हमेशा एक संपूर्ण संदेश नहीं देता है, लेकिन इसके बजाय केवल भाषण या बातचीत की शुरुआत और अंत से विवरण याद रख सकता है। इस अवधारणा को "प्रधानता और पुनरावृत्ति" कहा जाता है। किसी संदेश को संप्रेषित करते समय, इस तत्व को ध्यान में रखें। संदेश के आरंभ और अंत में आपको सबसे महत्वपूर्ण विवरण देना चाहिए जो दर्शकों को समझना चाहिए।
सेवन प्लस या माइनस टू का मनोवैज्ञानिक नियम
एक व्यावसायिक संचार लेखक, ली होपकिंस के अनुसार, मनोवैज्ञानिकों का मानना है कि मानव समूहों में अपने दिमाग में जानकारी को बनाए रखते हैं। इस वजह से, यह नियम बनाया गया था और कहा गया था कि किसी भी समय लोग केवल एक समय में सूचना के पांच और नौ टुकड़ों के बीच याद कर सकते हैं। यह सात के साथ शुरुआत और दो को जोड़ने या घटाना द्वारा गणना की जाती है।
