दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाओं को जटिल नहीं होना चाहिए। वास्तव में, जटिलता इस संभावना को जोड़ती है कि दस्तावेज़ को पर्याप्त रूप से संदर्भित नहीं किया जाएगा। उस ने कहा, जानकारी का प्रबंधन किसी भी संगठन में सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक है। इलेक्ट्रॉनिक डेटा पत्राचार पर निर्भरता लगातार डेटा नियंत्रण और भंडारण प्रक्रियाओं को अपडेट करने की आवश्यकता को बढ़ाती है। पर्याप्त दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रियाओं को बनाए रखने में विफलता के परिणामस्वरूप बड़े वित्तीय जोखिम हो सकते हैं। शुक्र है, दस्तावेज़ नियंत्रण प्रौद्योगिकी और सॉफ्टवेयर अनुप्रयोगों में सुधार ने सर्वोत्तम प्रथाओं की एक नई दुनिया बनाई है।
महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं की पहचान करें
डेटा और सूचना प्रवाह से संबंधित आपकी सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं की पहचान करने के लिए क्रॉस-फ़ंक्शनल प्रबंधकों की एक टीम असाइन करें। ट्रैक करें कि आपके ग्राहक से डेटा (ईमेल, ग्राहक सर्वेक्षण, आईआरएस फॉर्म आदि) आपकी डेटाबेस फ़ाइलों में कैसे प्रवाहित होता है। प्रत्येक डेटा-प्रवाह प्रक्रिया की तुलना करें और सामान्य या निरर्थक कार्यों की पहचान करें। बुनियादी प्रवाह चार्ट का उपयोग करके ईमेल से लेकर कॉर्पोरेट अनुपालन तक सभी सूचना प्रक्रियाओं को मैप करें।
प्रक्रिया मैनुअल बनाएँ
प्रक्रिया - सॉफ्टवेयर और कागज दोनों के लिए - यह परिभाषित करना चाहिए कि अद्यतन से पहले और बाद में दस्तावेजों को कैसे अनुमोदित किया जाता है। उन्हें यह भी विस्तार से बताना चाहिए कि आप दस्तावेज़ों को कैसे अपडेट और फिर से अपडेट करते हैं पता करें कि सिस्टम परिवर्तनों की पहचान कैसे करेगा, अर्थात इश्यू दिनांक या फ़ॉन्ट परिवर्तन द्वारा। दस्तावेज़ अप्रचलन को तय करने के लिए प्रक्रिया को रेखांकित करना सुनिश्चित करें। समझें कि "अप्रचलित" दस्तावेजों का उपयोग करने से कैसे रोका जाए।
कार्यशीलता सुनिश्चित करें
सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ सही लोगों के लिए उपलब्ध हैं जब उन्हें उनकी आवश्यकता हो। यदि आप एक वर्चुअल सिस्टम में परिवर्तित हो रहे हैं, तो ध्यान से दस्तावेज़ को सुनिश्चित करें कि मूल दस्तावेज़ को कैसे संग्रहीत किया जाएगा, यदि बिल्कुल भी। अंत में, एक बैकअप समाधान है। यदि एक स्वचालित प्रणाली में बदल रहा है, तो एक पायलट रोल आउट रणनीति का उपयोग करें। पूर्ण रूपांतरण के बाद, कागज के दस्तावेजों को नष्ट करने या दाखिल करने से पहले तीन महीने तक प्रतीक्षा करें।
