नीतियां और प्रक्रियाएं अधिकांश संगठनों के लिए आवश्यकताएं हैं। कई को इस प्रकार के दस्तावेजों को लिखना पड़ता है क्योंकि उन्हें नियमों का अनुपालन करना होता है, जैसे कि अंतर्राष्ट्रीय मानकीकरण संगठन (आईएसओ)। आईएसओ मानकों का एक परिवार है जो गुणवत्ता आश्वासन को बेहतर बनाने पर केंद्रित है। नीतियों और प्रक्रियाओं के सबसे आम उदाहरणों में से एक जो संगठन लिखते हैं, वह मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) है।
नीतियाँ
नीतियां उन नियमों को बताती हैं जिन्हें कंपनी संगठन या विभाग में लागू करेगी। उदाहरण के लिए, कंपनी की पासवर्ड के बारे में एक नीति है। यह बता सकता है कि कर्मचारियों को हर 60 दिनों में पासवर्ड बदलना होगा। नीति यह भी बता सकती है कि सिस्टम अपने पासवर्ड के समाप्त होने के 14 दिन पहले कर्मचारियों को सूचित करेगा। नीतियां स्पष्ट, संक्षिप्त और सुसंगत होनी चाहिए। नीतियों में भी उनके पास सारांश होंगे। लेखक को उन्हें पहली बार इस्तेमाल करने और फिर बाकी नीतियों के दौरान कुलीनों का उपयोग करने के लिए मंत्र देना चाहिए।
प्रक्रियाएं
प्रक्रियाएं नीतियों को लागू करती हैं। प्रक्रियाएँ विस्तृत जानकारी प्रदान करती हैं, जैसे कि कार्यों को करने के बारे में चरण-दर-चरण निर्देश। एक प्रक्रिया का एक उदाहरण यह होगा कि नए नेटवर्क खाते कैसे बनाएं। पहले चरण में प्रबंधक अपने नए भाड़े के लिए एक फॉर्म भर सकता है। प्रपत्र को प्रबंधक को जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि नए भाड़े का पूरा नाम, नौकरी का शीर्षक और विभाग जहां नया भाड़ा काम करेगा। प्रबंधक इसके बाद आईटी विभाग को प्रपत्र जमा करता है। नेटवर्क व्यवस्थापक के पास तब प्रक्रियाएँ होंगी जिनका उसे पालन करना चाहिए। इनमें ईमेल और नेटवर्क खाता सेट करना और सुरक्षा बैज बनाना शामिल हो सकते हैं। प्रक्रियाओं का पालन करना आसान होना चाहिए। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि प्रक्रियाएं समय की अवधि में बदलती हैं। इसलिए, कंपनी को वर्ष में कम से कम एक बार उनकी समीक्षा करनी चाहिए। यह प्रक्रियाओं को अद्यतन करने के लिए एक व्यक्ति को नामित करना चाहिए। नीतियों की तरह, प्रक्रियाएं सुसंगत, संक्षिप्त और सटीक होनी चाहिए।
एसओपी
एसओपी मानक संचालन प्रक्रिया के लिए खड़ा है। इस प्रकार के दस्तावेज़ में बताया गया है कि संगठन और उसके विभाग क्या करते हैं। इसके अलावा, यह कर्मचारियों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की व्याख्या करता है। फिर एसओपी में आमतौर पर प्रत्येक विभाग के लिए नीतियां और प्रक्रियाएं शामिल होंगी। उदाहरण के लिए, पॉलिसी हार्डवेयर खरीदने के नियमों को कवर करेगी। फिर प्रक्रिया हार्डवेयर खरीदने के तरीके के बारे में चरण-दर-चरण निर्देश प्रदान करेगी। हालाँकि SOP में मुख्य रूप से पाठ होते हैं, एक अच्छे में संगठनात्मक चार्ट, आरेख, प्रवाह चार्ट और वर्कफ़्लो शामिल होना चाहिए।
