पहले कर्मचारी को काम पर रखने से पहले, एक कंपनी को अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं को औपचारिक बनाना चाहिए; यह किसी भी कंपनी के लिए सही है। किसी कंपनी की नीतियां और प्रक्रियाएं एक आधार का निर्माण करती हैं; बेहतर नीतियों और प्रक्रियाओं को लिखा जाता है और वे जितना अधिक समावेशी होते हैं, उतना ही बेहतर व्यवसाय चलेगा।
नीति सुविधाएँ
एक कंपनी की नीतियां केवल राज्य और संघीय अनिवार्य नीतियों से अधिक शामिल हैं जो कानून द्वारा आवश्यक हैं; किसी कंपनी की नीतियां विशिष्ट मुद्दों पर कंपनी के रुख को लागू करती हैं, दोनों कंपनी के आंतरिक कामकाज और अधिक बाहरी कामकाज से संबंधित हैं। नीतियों में कंपनी के रुख को समय पर, छुट्टी के दिनों और छुट्टियों को कवर किया जाएगा। वे ग्राहक सेवा नीतियों और रिटर्न, क्षतिग्रस्त माल, आदि पर ग्राहक सेवा नीतियों और नीतियों के माध्यम से ग्राहक के साथ कैसा व्यवहार किया जाना चाहिए, इस बारे में कंपनी के दृष्टिकोण को इंगित करेगा। कंपनी की नीतियों से जानकारी संरक्षित और प्रशासनिक कार्य करने का तरीका तय होगा - वास्तविक प्रक्रिया नहीं, लेकिन सामान्य क्रियाओं को कंपनी चुनती है और क्यों करती है।
प्रक्रिया सुविधाएँ
नीतियों के पूरक के रूप में, जो यह बताता है कि कुछ क्यों किया जाता है, कंपनी की प्रक्रियाएं बताती हैं कि कैसे एक कार्रवाई की जाती है। यह बड़ी कंपनियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। प्रदर्शन का एक मानक और कार्यों को पूरा करने में एक समानता है कि एक निरंतरता के विकास में योगदान होता है जो दोनों लाभदायक है, क्योंकि यह सीखने की अवस्था को कम करता है और कार्यों को सुव्यवस्थित करता है, और कर्मचारी संतुष्टि में योगदान करते हैं, उस प्रदर्शन मानकों में स्पष्ट रूप से परिभाषित और कार्य हैं प्रक्रियाएं सुसंगत हैं।
लाभ
स्थापित नीतियों और प्रक्रियाओं का प्राथमिक लाभ अधिक संगति है। आंतरिक और बाह्य रूप से प्रदर्शित इस प्रकार की स्थिरता, कंपनी को अधिक दक्षता और स्थिरता के साथ काम करने में मदद करती है। संगति आगे कंपनी की गुणवत्ता और अखंडता की ग्राहक धारणाओं में योगदान करती है। इस प्रकार की निरंतरता इतनी महत्वपूर्ण है कि हितधारकों के लिए निरंतरता की गारंटी देने के लिए बड़ी कंपनियों, जैसे सर्बानस-ऑक्सले के लिए कानूनी जनादेश मौजूद हैं। छोटे व्यवसायों को नीतियों और प्रक्रियाओं द्वारा प्रदान की गई स्थिरता से भी लाभ होता है। उदाहरण के लिए, लगातार किताबें होना एक ऐसी चीज है जिसके लिए एक संभावित निवेशक की तलाश की जाएगी। वास्तव में, किसी संभावित निवेशक या ऋण अधिकारी के लिए यह असामान्य नहीं है कि वह किसी कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं की प्रतिलिपि का अनुरोध करे, जिसे कंपनी हैंडबुक या कर्मचारी हैंडबुक भी कहा जाता है।
पुस्तिका
कंपनी हैंडबुक / कर्मचारी हैंडबुक किसी कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं का एक औपचारिक संग्रह है। इस तथ्य के अलावा कि हैंडबुक, कई मामलों में, कंपनी के पास पहला औपचारिक पत्राचार होगा जिसमें एक कर्मचारी होगा, और यह निवेशकों द्वारा अनुरोध किया जा सकता है, हैंडबुक व्यवसाय के संचालन को भी औपचारिक करता है, एक संदर्भ प्रदान करता है कि एक नया कर्मचारी पॉलिसी या प्रक्रिया के अनिश्चित होने के साथ-साथ कर्मचारी अनुशासनात्मक कार्रवाई के लिए कानूनी आधार प्रदान कर सकते हैं। कई मुकदमों को विफल कर दिया गया है क्योंकि कंपनी के पास एक कर्मचारी पुस्तिका थी, जिसमें स्पष्ट रूप से कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं के बारे में बताया गया था।
गलत धारणाएं
उस ने कहा, कर्मचारी पुस्तिका (और इस प्रकार औपचारिक नीतियों और प्रक्रियाओं) कुछ ऐसा नहीं है जिसे दंडात्मक उपकरण या कानूनी दायित्व के रूप में देखा जाना चाहिए। जबकि हैंडबुक इन उद्देश्यों को पूरा करती है, सर्वश्रेष्ठ (पढ़ी गई: सबसे उपयोगी) कर्मचारी हैंडबुक वाली कंपनियां एक आधार बनाने के अवसर के रूप में हैंडबुक का उपयोग करती हैं, जो यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर हो, वास्तविक प्रक्रियाओं में हो या क्यों हो उन प्रक्रियाओं को इस तरह से किया जाता है।
