प्रशासनिक कार्यालय प्रक्रियाएँ कैसे लिखें

कंपनियां कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने, सॉफ्टवेयर बनाने या खरीदने और कार्यालय में दक्षता में सुधार करने के लिए कार्यालय प्रशासन प्रक्रिया नियमावली का उपयोग करती हैं। सॉफ्टवेयर कार्यालय संचालन का एक बड़ा हिस्सा है और कंप्यूटर संचालन जैसे सुरक्षा, डेटाबेस निर्माण और पहुंच, ई-मेल प्रोटोकॉल और वायरस सुरक्षा को परिभाषित करने के लिए प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है। प्रक्रिया मैनुअल में अक्सर फ़्लोचार्ट शामिल होंगे जो आपके कार्यालय की जरूरतों को पूरा करने वाले सॉफ़्टवेयर बनाने या खरीदने में सहायता करते हैं।

कार्यालय प्रशासक प्रसंस्करण और रिकॉर्ड और दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हैं; बैठकों, सम्मेलनों और विशेष आयोजनों की तैयारी; यात्रा की व्यवस्था करना; और ग्राहकों, प्रबंधन, आपूर्तिकर्ताओं और कर्मचारियों के साथ संवाद स्थापित करना। एक प्रभावी प्रक्रिया मैनुअल कार्यालय प्रथाओं का स्पष्ट रूप से और यथासंभव अधिक विवरण के साथ वर्णन करता है। एक नया कर्मचारी कार्यालय प्रक्रियाओं पर जानकारी के लिए मैनुअल को संदर्भित करने में सक्षम होना चाहिए।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• 3 रिंग बाइंडर

• वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर

प्रशासनिक कार्यालय प्रक्रियाएँ कैसे लिखें

प्रक्रियाओं को पहचानें

कार्यालय प्रशासन प्रक्रिया मैनुअल में कई प्रक्रियाएँ शामिल होंगी। उच्चतम स्तर, सबसे सामान्य प्रक्रियाओं से शुरू करें, और सबसे विस्तृत तक काम करें। एक उच्च-स्तरीय फ़्लोचार्ट होना चाहिए जो दर्शाता है कि प्रत्येक प्रक्रिया उस श्रेणी में कैसे फिट होती है। फ़्लोचार्ट नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना बहुत आसान बनाते हैं क्योंकि यह उनके कार्य प्रवाह का एक ग्राफिक प्रतिनिधित्व है। नीचे दिए गए उदाहरण कुछ कार्यालय प्रक्रियाओं का एक सरल चित्रण है।

1. कार्यालय रिकॉर्ड

1.1 क्रय आपूर्ति 1.2 फाइलिंग 1.3 मेल हैंडलिंग 1.4 समय निर्धारण

1.3 मेल हैंडलिंग

1.3.3 मेल प्राप्त करें -> 1.3.4 सॉर्ट मेल -> तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है? -> हां -> तत्काल के रूप में चिह्नित करें -> डिलीवर नहीं -> मार्क नहीं -> डिलीवर करें

मैनुअल लिखते समय, प्रत्येक उपशाखा के लिए लिखित विवरण प्रदान करें। उदाहरण के लिए:

1.3.3 मेल प्राप्त करें मेल को मेल रूम में सॉर्ट किया जाता है और 10 बजे तक प्रत्येक डिपार्टमेंट मेल बिन पर डिलीवर कर दिया जाता है। ऑफिस असिस्टेंट मेल उठाता है, इसे सॉर्ट करता है (1.3.4 देखें), और निर्धारित करता है कि मेल को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है (देखें 1.3.5)।

प्रक्रिया की जानकारी एकत्र करें

यह लेखन प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण कदम है और इसके लिए सबसे अधिक समय की आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आप उस प्रक्रिया को समझ रहे हैं जो आप बता रहे हैं और परियोजना का दायरा। इस प्रक्रिया के लिए दर्शकों को समझें और यह उच्च स्तरीय प्रक्रियाओं में कैसे फिट बैठता है। प्रक्रिया के लिए आपूर्तिकर्ता कौन हैं? मालिक और विषय-विशेषज्ञ कौन हैं? ग्राहक कौन हैं? जब आपको ऊपर की स्पष्ट समझ हो, तो इन चरणों का पालन करें:

1. साक्षात्कार प्रश्नों का एक सेट लिखें। यह क्या है कि आपको एक विस्तृत प्रक्रिया लिखने के लिए जानने की आवश्यकता है?
2. साक्षात्कारों का संचालन करें और परिणामों का दस्तावेजीकरण करें।
3. एक फ़्लोचार्ट बनाएं जो प्रक्रिया, कार्य चरणों और आउटपुट में इनपुट को दर्शाता है।
4. सटीकता के लिए प्रक्रिया मालिकों के साथ आपके द्वारा बनाए गए फ़्लोचार्ट्स की समीक्षा करें।

ड्राफ्ट मैनुअल लिखें

मैनुअल के लिए एक प्रारूप चुनें और सुनिश्चित करें कि प्रबंधन उस प्रारूप से सहमत है। पूरे मैनुअल को रेखांकित करें। आप मैन्युअल को फिर से लिखना नहीं चाहते हैं क्योंकि प्रारूप या सामग्री पर कोई समझौता नहीं है। 3-रिंग बांधने की मशीन का उपयोग करें ताकि परिवर्तन और अपडेट आसानी से किए जा सकें। प्रलेखित प्रत्येक प्रक्रिया के लिए निम्नलिखित शामिल करें:

• शीर्षक
• परिचय
• अवलोकन
• संशोधन तारीख
• प्रक्रिया के मालिक - उचित के रूप में शीर्षक का उपयोग करें और व्यक्तिगत नामों का उपयोग करने से बचें
• चरण-दर-चरण विवरण के साथ फ़्लोचार्ट
• परिभाषाएं
• प्रक्रिया में प्रयुक्त सामग्री या सॉफ्टवेयर
• चित्र, टेबल, चार्ट, और ग्राफिक्स उपयुक्त के रूप में

समीक्षा करें और संपादित करें

जिम्मेदार प्रबंधन टीम, प्रक्रिया के मालिक, और प्रक्रिया के ग्राहक द्वारा समीक्षा की गई मैनुअल रखें। यदि ग्राहक संगठन के लिए बाहरी है, तो समीक्षा का अनुरोध करने से पहले प्रबंधन की मंजूरी सुनिश्चित करें।

आप इसकी सटीकता और पूर्णता का परीक्षण करने के लिए लेखक के अलावा किसी अन्य व्यक्ति को प्रक्रिया के प्रत्येक चरण से गुजरना चाहते हैं। यदि कानूनी अड़चनें हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका आंतरिक कानूनी संगठन अनुपालन के लिए मैनुअल की समीक्षा करता है।

समीक्षा प्रक्रिया के दौरान पाई गई किसी भी कमियों का विश्लेषण और सुधार करें और अंतिम संस्करण लिखें। दस्तावेज़ को प्रकाशित करने से पहले उचित स्तर पर अंतिम अनुमोदन हस्ताक्षर प्राप्त करें।

मैन्युअल के एक भी मालिक को नियुक्त करें जो अपडेट करने के लिए जिम्मेदार है।