कंपनी की नीतियां और प्रक्रियाएं कर्मचारियों और प्रबंधन को दिशानिर्देश पेश करती हैं। जब भी आचरण या संचालन के संबंध में प्रश्न उठते हैं, नीति व्यवहार को निर्देशित करने और नैतिक प्रश्नों को हल करने के लिए होती है। अच्छी तरह से लिखित कंपनी की प्रक्रियाएं अपने दैनिक कार्यों में मानव संसाधन विभाग की सहायता करेंगी; नीतियों को समझना और यह जानना कि मदद के लिए जाना या अतिरिक्त जानकारी कर्मचारी के अनुपालन की कुंजी है।
मूल बातें
कंपनी की नीतियां स्वीकार्य व्यवहार और कर्मचारी अपेक्षाओं को रेखांकित करती हैं, जबकि प्रक्रियाएं प्रवाह और कंपनी के उद्देश्यों का वर्णन करती हैं और परिभाषित करती हैं। हालांकि, नीतियों और प्रक्रियाओं दोनों को संगठन के लक्ष्यों के दायरे में तैयार किया जाना चाहिए; नीति और प्रक्रिया नियमावली इसलिए कर्मचारियों को कंपनी के समग्र मिशन में सहायता करने के अंतिम लक्ष्य के साथ लिखी जाती है। मानव संसाधन अधिकारी अन्य विभागों के प्रबंधकों के साथ मिलकर नीतियों और प्रक्रियाओं को तैयार कर सकते हैं जो अंततः कंपनी को मजबूत करेंगे।
महत्व
कर्मचारियों की अपेक्षा के बारे में विस्तार से, कंपनी की नीतियां एक रूपरेखा प्रदान करती हैं जिसके माध्यम से कर्मचारी काम कर सकते हैं। इसके विपरीत, पॉलिसी हैंडबुक उन चरणों को भी रेखांकित करती है, जो किसी कर्मचारी द्वारा कंपनी के नियमों को तोड़ने पर उठाए जाएंगे। यह कंपनी को कानूनी सुरक्षा प्रदान करता है; जब कर्मचारी कंपनी की नीति नियमावली पर हस्ताक्षर करते हैं, तो वे स्वीकार किए जाते हैं व्यवहार मानकों को स्वीकार कर रहे हैं और यह कि उनके नियोजित रोजगार आचरण के नियमों पर निर्भर हैं।
इसी तरह, कंपनी की प्रक्रियाएं नौकरी विवरण, प्लस कर्मचारी गतिविधियों और लक्ष्यों को पूरा करती हैं। यदि आप एक प्रक्रिया मैनुअल लिख रहे हैं, तो यह सोचना उपयोगी है कि कंपनी कर्मचारियों को क्या करना चाहती है, साथ ही यह कैसे और कब करना है।
समारोह
कंपनी की नीतियां और प्रक्रियाएं धूल भरी शेल्फ पर रखी जाने वाली चीज़ नहीं हैं। वास्तव में, नीति और प्रक्रिया हैंडबुक सबसे अच्छा काम करते हैं जब वे नियमित रूप से सक्रिय और अद्यतन होते हैं। आखिरकार, बदलती व्यावसायिक जरूरतों को पूरा करने के लिए कंपनियां लगातार विकास कर रही हैं। इसलिए, मानव संसाधन प्रबंधकों को टीम प्रयास के रूप में नीति और प्रक्रियाओं की समीक्षा करने की आवश्यकता होती है, और नियमित रूप से, शायद मासिक। किसी भी प्रक्रियात्मक परिवर्तन, एक बार अधिकृत होने के बाद, अपने संबंधित विभागों के साथ समीक्षा के लिए प्रबंधकों को वितरित किया जाएगा। इसके अलावा, वार्षिक आधार पर कंपनी की नीतियों की कर्मचारियों की समीक्षा और स्वीकृति की हस्ताक्षरित प्रतियों को रखना उचित है।
प्रकार
कंपनी प्रक्रियाओं की रूपरेखा तैयार करती है कि कर्मचारी कैसे काम पूरा करेंगे, जिसमें नौकरी विवरण, विभागीय जिम्मेदारी और संगठनात्मक रिपोर्टिंग संरचना शामिल हैं। प्रक्रियाओं में अपेक्षित परिणाम और व्यक्तिगत लक्ष्य भी शामिल हो सकते हैं, कर्मचारी और विभाग के प्रदर्शन के लिए वार्षिक मानक निर्धारित करना। उदाहरण कॉल सेंटर टीम के लिए प्रति व्यक्ति या ग्राहक सेवा रेटिंग के बिक्री लक्ष्य हैं। इसी तरह, सामान्य नीतियों में कर्मचारी व्यवहार के मानक शामिल हो सकते हैं, जैसे ड्रेस कोड, उपस्थिति अपेक्षाएं, अवकाश और छुट्टी भत्ते और यौन उत्पीड़न नीति।
रणनीतियाँ
सामान्य कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं को दो लक्ष्यों को ध्यान में रखकर लिखा जाना चाहिए: स्पष्ट और संक्षिप्त होना और विभागीय इनपुट के क्रॉस-सेक्शन को शामिल करना। ऑपरेशन मैनुअल और कर्मचारी पुस्तिकाओं को भ्रमित करने से कोई लाभ नहीं। इसलिए, यदि आप कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं को लिख रहे हैं, तो संक्षिप्त, टू-द-पॉइंट वाक्य संरचना, प्लस चित्र, पसंद किए जाते हैं। एक उदाहरण के रूप में, "जून, जुलाई और अगस्त के महीनों के दौरान प्रत्येक शुक्रवार को लिखना, आकस्मिक-पोशाक के दिन होंगे" जिसके बाद कर्मचारियों और प्रबंधन दोनों के लिए स्वीकार्य कपड़ों की सूची की अनुमति दी जाती है। "गर्मियों के दौरान" लिखना या स्वीकार्य कपड़ों की सूची शामिल नहीं करना, व्यक्तिगत व्याख्या के लिए नियम को खुला छोड़ देगा जो समस्याओं का कारण बन सकता है अगर एक कर्मचारी ने कट-ऑफ और टी-शर्ट में सितंबर के शुरू में काम के लिए दिखाया।
इसी तरह, विभिन्न विभागीय प्रतिनिधियों को शामिल करके ही आप इस बात की सच्ची तस्वीर पा सकते हैं कि किन नीतियों और प्रक्रियाओं को रेखांकित करने की जरूरत है। सभी प्रभावित विभागों से इनपुट के बाद ही मैनुअल लिखा जाना चाहिए, जिससे संगठनात्मक दिशानिर्देशों के लिए एक व्यापक दृष्टिकोण की अनुमति मिल सके। यह समावेशी उपाय विभागीय प्रबंधकों द्वारा अधिक खरीद-इन या स्वीकृति की अनुमति देगा, और बेहतर कंपनी-व्यापी संचार और व्यवसाय योजना के निष्पादन को बढ़ावा देगा।
