सूचना मानचित्रण उन कंपनियों के लिए एक स्पष्ट और प्रभावी प्रलेखन विधि है जो पहले से ही अपनी प्रक्रियाओं, नीतियों और सहायक दस्तावेजों को विकसित कर चुके हैं। व्यवसाय जो केवल अपनी प्रक्रियाओं को औपचारिक रूप देना शुरू कर रहे हैं, वे सूचना मानचित्रण प्रलेखन विधि से भी लाभ उठा सकते हैं। सूचना मानचित्रण प्रक्रियाओं के निर्देशों या सूचना के दोहराव को रोककर प्रलेखन को सुव्यवस्थित करता है। यह एक दस्तावेज़ के भीतर जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए एक प्रारूप भी प्रदान करता है ताकि इसे और अधिक आसानी से समझा जा सके। अपनी कंपनी के प्रलेखन को सूचना मानचित्र प्रारूप में परिवर्तित करना, कुछ सरल, यद्यपि समय लेने वाले चरणों में किया जा सकता है।
सभी कंपनी प्रलेखन की समीक्षा करें और समान निर्देश वाली श्रेणियों में सामग्री को व्यवस्थित रूप से व्यवस्थित करें। संघर्ष और दोहराव को हटाकर श्रेणी की सामग्री को परिष्कृत करें।
उदाहरण के लिए, कई प्रक्रियाओं में जिम्मेदारियों के लिए एक अनुभाग होता है। इस प्रकार की सामग्री के लिए आप सभी "ज़िम्मेदारियों" को संकलित करके सभी दस्तावेज़ों के बारे में जानकारी प्राप्त करेंगे। ऐसा करने पर, आप उन जिम्मेदारियों या क्षेत्रों में संघर्ष देख सकते हैं जहाँ एक ज़िम्मेदारी दूसरे पर हावी हो जाती है। यहां से, डुप्लिकेट या टकराव को हटाने के लिए सामग्री को सुव्यवस्थित करें। विचार करने के लिए इस तरह की अन्य सामग्री में परिभाषा और सुरक्षा सावधानियां शामिल हैं।
प्रत्येक प्रकार की सामग्री के लिए केंद्रीय दस्तावेज़ या अन्य संशोधन-नियंत्रित सूचना रिपॉजिटरी बनाएं।
जिम्मेदारियों के हमारे उदाहरण पर वापस जाएं, एक दस्तावेज बनाएं जो उन जिम्मेदारियों की सामग्री को सूचीबद्ध करता है जिन्हें आपने अंतिम चरण में परिष्कृत किया था। उन प्रक्रियाओं का संदर्भ लेना सुनिश्चित करें जहां जिम्मेदारियां निभाई जाती हैं। यह सुनिश्चित करता है कि प्रलेखन ठीक से संदर्भित है।
अब जब समान सामग्री को एक केंद्रीय दस्तावेज़ में स्थानांतरित किया जाता है, तो पुरानी सामग्री को मूल प्रक्रियाओं से हटाया जा सकता है। नई केंद्रीय संदर्भ दस्तावेज़ में संदर्भ देते हुए, पुरानी प्रक्रियाओं से मूल सामग्री को हटा दें।
पुनरीक्षण प्रक्रिया के दौरान शेष प्रलेखन सामग्री को सूचना-मैप किए गए प्रारूप में अपडेट करें। प्रासंगिक जानकारी को समूहीकृत करके दस्तावेज़ सामग्री व्यवस्थित करें। उप-हेडर शामिल करें। जहां संभव हो वहां तालिकाओं का उपयोग करें ताकि बेहतर दृश्य हो सके। किसी भी आदिवासी ज्ञान या उन कदमों को शामिल करके सर्वोत्तम प्रथाओं की स्थापना करें जो कर्मचारी आमतौर पर करते हैं, लेकिन प्रक्रिया में दस्तावेज नहीं किए गए हैं।
टिप्स
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सूचना मानचित्रण सरल से जटिल तक होता है और प्रबंधन के लिए औसत दर्जे की प्रतिक्रिया को शामिल करके इसे और बढ़ाया जा सकता है। अधिक जटिल कार्यान्वयन के लिए, संस्थापक कंपनी सूचना मानचित्रण, इंक जैसे प्रतिष्ठानों से पेशेवर सेवाओं को आपके मैप किए गए या अनमैप किए गए प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए नियोजित किया जा सकता है। (संसाधन देखें)
