ईमेल कई नौकरियों और व्यवसायों का एक अनिवार्य हिस्सा है। व्यवसाय ईमेल संचार आमने-सामने के संचार के रूप में लगभग एक महत्वपूर्ण प्रभाव डालते हैं, और लंबे समय तक रह सकते हैं। व्यावसायिक ईमेल को हमेशा व्यावसायिकता को प्रतिबिंबित करना चाहिए और एक व्यावसायिक उद्देश्य होना चाहिए। खराब ईमेल आदतों में गिरना आसान है, इसलिए ईमेल व्यवसाय के बारे में निरंतर जागरूकता और सतर्कता एक पेशेवर व्यावसायिक छवि के लिए आवश्यक और महत्वपूर्ण है।
विषय क्षेत्र
विषय क्षेत्र ईमेल के मुख्य भाग जितना महत्वपूर्ण है। यह आपके ईमेल संदेश के लिए एक पेशेवर शीर्षक है और इसे दर्शाने वाले शब्दों की आवश्यकता है। विषय क्षेत्र में उचित व्याकरण का उपयोग करें जिसमें कोई गलत वर्तनी नहीं है, और उपयुक्त ऊपरी और निचले मामले के पत्रों का उपयोग करें। संक्षिप्त, संक्षिप्त वाक्यांश में अपने ईमेल के उद्देश्य से अवगत कराएं। "विनफील्ड प्रोजेक्ट के बारे में," "आपके खाते के बारे में आपके पास वापस आना," "समय और उपस्थिति सॉफ़्टवेयर प्रश्न" ईमेल संदेशों के लिए व्यापार-जैसी विषय रेखाओं के उदाहरण हैं। स्लैंग, बेईमानी भाषा या यहां तक कि आकस्मिक वाक्यांशों जैसे "हाय," "यह कैसे हो रहा है?" या "प्रश्न" का उपयोग न करें।
अभिवादन और हस्ताक्षर
अपने इलेक्ट्रॉनिक संचार को उस व्यावसायिक व्यावसायिक छवि के अनुरूप बनाए रखने के लिए, जिसे आप ईमेल के माध्यम से बताना चाहते हैं, व्यावसायिक अभिवादन और साइन-ऑफ का उपयोग करें। यहां तक कि अगर आप एक लंबे समय से परिचित हैं, तो परिचित व्यावसायिक संपर्क जिनके साथ आप लगातार पत्राचार करते हैं, अपने अभिवादन और साइन-ऑफ पेशेवर और विनम्र रखें। नए और अपरिचित संपर्कों के लिए, ग्रीटिंग और साइन-ऑफ के लिए "प्रिय श्री स्मिथ" और "सादर" का उपयोग करें। अधिक परिचित संपर्कों के लिए, "प्रिय एमी" और "मैं इसकी सराहना करता हूं!" अधिक अनौपचारिक हैं फिर भी अभी भी पेशेवर हैं।
स्वरूपण, अनुलग्नक और हस्ताक्षर फ़ाइलें
व्यवसाय ईमेल में स्वरूपण अनावश्यक है और ईमेल को स्पैम फ़िल्टर में पकड़े जाने का कारण हो सकता है। देखभाल के साथ अनुलग्नकों का उपयोग करें और केवल प्राप्तकर्ता के पूर्व ज्ञान और अनुमोदन के साथ, विशेष रूप से बड़े अनुलग्नकों के साथ। हस्ताक्षर की फाइलें यथासंभव संक्षिप्त होनी चाहिए।
भाषा और स्वर
ईमेल संचार की भाषा और टोन अन्य लिखित संचार की तरह ही पेशेवर होनी चाहिए। शिष्टाचार, अच्छे व्याकरण, वर्तनी, शब्दावली और विराम चिह्नों का उपयोग करें। सामान्य व्यावसायिक भाषा का प्रयोग करें, कोई भी अपशब्द, अपवित्र या आकस्मिक वाक्यांश नहीं। ईमेल में एक विचारशील, मैत्रीपूर्ण टोन का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। गुस्सा, परेशान या निराश होने पर ईमेल न लिखें। यह अनायास ही स्वर में आ जाता है। फोन के साथ ईमेल के रूप में के रूप में ज्यादा ध्यान रखना और व्यापार सहयोगियों के साथ आमने-सामने की बातचीत।
ईमेल मत करो
जब कुछ वाक्य पर्याप्त हों, तो तीन अनुच्छेद न लिखें। गुस्से या झुंझलाहट में या किसी को अनुशासित करने के लिए ईमेल का उपयोग न करें। जल्दबाज़ी में ईमेल न भेजें - भेजने से पहले समय निकालें, वर्तनी की जाँच करें और प्राप्तकर्ता के पते को सत्यापित करें। ईमेल पर कार्बन कॉपी और ब्लाइंड कार्बन कॉपी का दुरुपयोग न करें। गैर-कार्य उद्देश्यों के लिए ईमेल का उपयोग न करें।
