कई बार, व्यक्तिगत या व्यावसायिक स्थिति में, आपको किसी को एक पत्र लिखने की आवश्यकता होती है और उसकी एक प्रति दूसरे व्यक्ति को भी भेजनी होती है। ईमेल जैसे इलेक्ट्रॉनिक संचार का उपयोग करते समय यह एक अपेक्षाकृत सरल प्रक्रिया है, क्योंकि आप एक बार में सभी प्राप्तकर्ताओं को एक ईमेल भेजने में सक्षम होते हैं, साथ ही भेजें बटन के सिर्फ एक क्लिक पर। उस मामले में जहां आप किसी को हार्ड-कॉपी लेटर भेज रहे हैं, एक अतिरिक्त प्राप्तकर्ता को कॉपी भेजना थोड़ा अधिक चुनौतीपूर्ण है, क्योंकि यह प्रक्रिया स्वचालित नहीं है जैसे कि यह ईमेल संदेशों की कई प्रतियों और कुछ अतिरिक्त चरणों को भेजने के साथ है। और विचार आवश्यक हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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स्टेशनरी
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सभी प्राप्तकर्ताओं के लिए डाक पते
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लिफ़ाफ़े
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डाक
वह पत्र लिखें जिसे आप प्राथमिक प्राप्तकर्ता और किसी अन्य व्यक्ति को भेजना चाहते हैं। अपने नाम और हस्ताक्षर के नीचे "cc" और अक्षर के नीचे दूसरे व्यक्ति का नाम लिखें। शुरुआती "सीसी" "कार्बन कॉपी" के लिए खड़े होते हैं और उन दिनों से एक होल्डओवर होते हैं जब टाइपिस्ट एक पेपर पर दो शीट के बीच कार्बन पेपर की शीट का उपयोग करके अक्षरों की प्रतियां बनाते हैं।
मूल पत्र की दो प्रतियां बनाएं। प्राथमिक प्राप्तकर्ता को मूल पत्र मेल करें। प्रत्येक व्यक्ति के लिए पत्र की प्रतियां बनाएं जो "सीसी" लाइन में जोड़ा जाएगा। अपनी व्यक्तिगत फ़ाइलों के लिए पत्र की एक प्रति सहेजें। प्राथमिक और द्वितीयक प्राप्तकर्ता दोनों को आपके पत्र में लिखी गई जानकारी होगी और दोनों को पता होगा कि प्रत्येक को पत्र प्राप्त हुआ।
आपके द्वारा हस्ताक्षरित मूल पत्र की एक प्रति बनाएँ। आप एक अतिरिक्त प्राप्तकर्ता को भेजने के लिए पत्र की इस प्रति का उपयोग करेंगे जिसे आप नहीं चाहते कि मूल प्राप्तकर्ता इससे अवगत हो। प्राथमिक प्राप्तकर्ता को मूल पत्र मेल करें।
अपने हस्ताक्षर के नीचे पत्र के कॉपी पर "बीसीसी" और दूसरे प्राप्तकर्ता का नाम पत्र की प्रतिलिपि में जोड़ें। अपनी निजी फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाने के बाद इसे दूसरे प्राप्तकर्ता को मेल करें। "अंधा कार्बन कॉपी" के लिए शुरुआती "बीसीसी" स्टैंड और इसका मतलब यह है कि प्राथमिक प्राप्तकर्ता को पता नहीं होगा कि उसके पत्र की एक कॉपी किसी अन्य पार्टी को भेज दी गई है।
टिप्स
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यदि आप किसी व्यवसाय को या उसके बारे में शिकायत का पत्र लिख रहे हैं, तो यह आपके स्थानीय बेहतर व्यवसाय ब्यूरो को एक प्रति भेजने में मददगार हो सकता है। आपकी शिकायत को अधिक गंभीरता से लिया जा सकता है।
चेतावनी
स्थिति के आधार पर, यह "cc" या "bcc" का उपयोग करने के लिए सहायक या परेशानी भरा हो सकता है। इस बात पर ध्यान से विचार करें कि क्या आप चाहते हैं कि दोनों पक्ष आपके पत्र की जानकारी से अवगत हों और क्या आप चाहते हैं कि प्राथमिक प्राप्तकर्ता को यह पता हो कि आपके द्वारा भेजा गया पत्र किसी अन्य पार्टी के साथ साझा किया जा रहा है।
