पालन करने के लिए एक स्थापित सम्मेलन के बाद से अपने आप को आमने-सामने पेश करना सीधा है। वास्तव में, आप अपने नए परिचित से हाथ मिलाएंगे और उसे अपना नाम बताएंगे। ईमेल के माध्यम से पहुंचना अधिक कठिन है। उपयुक्त अभिवादन क्या है? आपको कितना औपचारिक होना चाहिए? किसी भी व्यावसायिक संचार के साथ, आपके संदेश को पेशेवर बनाए रखने के लिए कुछ नियमों का पालन करना चाहिए।
एक सम्मोहक विषय रेखा क्राफ्ट
चूंकि आपका संदेश प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में 500 अन्य लोगों के साथ प्रतिस्पर्धा कर सकता है, इसलिए आपको एक विषय पंक्ति तैयार करनी होगी जो प्राप्तकर्ता को आपका ईमेल खोलने के लिए प्रोत्साहित करेगी। यहाँ उल्लेख किसी ने आपको संदर्भित किया है - "जेनिफर विलियम्स ने सुझाव दिया कि मैं आपसे संपर्क करता हूं" - चूँकि परिचित आपकी संभावना को क्लिक करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं। या, आप अपने ईमेल के उद्देश्य का उल्लेख कर सकते हैं। "अपने खानपान सेवाओं के बारे में पूछताछ" प्राप्तकर्ता को क्लिक करने के लिए लुभाना चाहिए। विषय पंक्ति को 30 वर्णों के नीचे रखें, ताकि वह स्मार्टफ़ोन पर सुपाठ्य हो।
औपचारिक अभिवादन का उपयोग करें
ईमेल को व्यावसायिक पत्रों की तुलना में संचार की एक कम औपचारिक विधि के रूप में मान्यता प्राप्त है, और आपको अपने प्राप्तकर्ता को अनौपचारिक रूप से संबोधित करने के लिए लुभाया जा सकता है, उदाहरण के लिए, "हाय डेविड।" यह ठीक है यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं या वह अनौपचारिक उद्योग में काम करता है, लेकिन यह उचित नहीं है अगर आप किसी को रूढ़िवादी उद्योग जैसे कि वित्त या सरकार में ईमेल कर रहे हैं। यदि संदेह है, "प्रिय श्री मैटेरसन," या बस "श्री। मैटरसन ”ठीक काम करेगा।
अपना परिचय दो
अपना नाम, नौकरी का शीर्षक और अन्य विवरण दें जो प्राप्तकर्ता के लिए प्रासंगिक होगा। यह आपके लिए प्राप्तकर्ता के साथ एक मानवीय संबंध बनाने का अवसर है, उदाहरण के लिए, आपके पास एक स्कूल, कार्यस्थल या उद्योग का उल्लेख करके। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “मेरा नाम सोनिया जिंदल है। मैं ग्राफिक डिजाइन में काम करने वाला एक साथी यूसीएलए एलम हूं। "आपसी परिचित का उल्लेख करना एक प्लस है क्योंकि प्राप्तकर्ता को अधिक ग्रहणशील हो सकता है यदि आपको किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा संदर्भित किया जाता है जिसे वह जानता है और विश्वास करता है।
आप क्या चाहते हैं स्पष्ट करें
समझाएं कि आप क्यों लिख रहे हैं। गलतफहमी से बचने के लिए अपने संदेश को स्पष्ट और संक्षिप्त रखें। "मैं एबीसी कंपनी के लिए काम करता हूं और हम आपको एक ऐसी घटना के बारे में बताना पसंद करेंगे जिसे हम लॉन्च कर रहे हैं" से बेहतर है "हमारे नए कार्यक्रम के बारे में रोमांचक समाचार!" प्राप्तकर्ता को बताकर कार्रवाई के लिए एक स्पष्ट कॉल शामिल करें कि आप क्या करना चाहते हैं। आगामी। उदाहरण के लिए, अनुवर्ती कॉल को शेड्यूल करने के लिए, आप लिख सकते हैं, "मैं इस मामले पर आगे चर्चा करने के लिए कॉल शेड्यूल करना चाहता हूं, क्योंकि हमारे लिए सहयोग करने की बहुत संभावना है। सोमवार की दोपहर आप के लिए काम करेंगे?"
अंत आभार के साथ
उसके समय और ध्यान देने के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद। आभार में समाप्त होने वाले ईमेल औसत प्रतिक्रिया दरों पर 36 प्रतिशत की वृद्धि प्राप्त करते हैं। अच्छे विकल्पों में "अग्रिम धन्यवाद," "आपके समय के लिए बहुत धन्यवाद," या बस "धन्यवाद" शामिल हैं। अपने नाम और संपर्क विवरण के साथ साइन इन करें।
संपादित करना न भूलें
भेजने से पहले अपने ईमेल को प्रूफरीड करना सुनिश्चित करें। आपके पास पहला प्रभाव बनाने का केवल एक मौका है, और वर्तनी की त्रुटियां आपको अव्यवसायिक दिख सकती हैं। सुनिश्चित करें कि आपका व्याकरण स्पॉट पर भी है और आप पूर्ण वाक्यों और औपचारिक लेखन का उपयोग करते हैं, बजाय संक्षिप्त रूप और अभिव्यक्ति का उपयोग करने के जो आप दोस्तों के साथ उपयोग कर सकते हैं लेकिन बॉस के साथ नहीं।
यह पत्र को प्रिंट करने और इसे ज़ोर से पढ़ने में मदद कर सकता है और यदि आपके पास कोई है, तो अपने किसी दोस्त या रिश्तेदार से पूछें कि आपने क्या लिखा है।
