आपके व्यवसाय के वित्तीय प्रबंधन से जुड़े मुख्य उद्देश्यों में से एक यह सुनिश्चित करना है कि ग्राहक और ग्राहक खरीदे गए उत्पादों और सेवाओं के लिए समय पर चालान प्राप्त करें। अपनी लेखा पद्धति के आधार पर, आप उत्पादों और सेवाओं के लिए भुगतान करने, प्राप्त करने और रिकॉर्ड करने के लिए खरीद आदेश, बिक्री रसीद और चालान का उपयोग कर सकते हैं।
खरीद आदेश
एक खरीद आदेश एक खरीदार द्वारा पूरा किया जाता है और एक विक्रेता को उत्पादों या सेवाओं की खरीद का अनुरोध करने के लिए भेजा जाता है। खरीदार खरीद से जुड़ी वस्तुओं की संख्या, सेवा के प्रकार और कीमतों को निर्दिष्ट करने के लिए खरीद आदेश का उपयोग करता है। क्रय आदेश एक अनुबंध है जो खरीदार को विक्रेता द्वारा प्रदान करने के बाद दस्तावेज़ पर सूचीबद्ध उत्पादों और सेवाओं के लिए विक्रेता को क्षतिपूर्ति करने के लिए बाध्य करता है। खरीदार खरीद आदेश जारी करके लेनदेन शुरू करता है।
बिक्री प्राप्तियां
एक बिक्री रसीद एक दस्तावेज है जो एक खरीदार से सामान और सेवाओं को खरीदने के बाद भुगतान का सबूत दिखाता है और उन खरीदों के लिए उसकी भरपाई करता है। खरीद आदेश के विपरीत, भविष्य की इच्छित खरीद के लिए एक बिक्री रसीद जारी नहीं की जाती है, बल्कि केवल तभी जारी की जाती है जब कोई खरीदार माल और सेवाओं के लिए भुगतान प्रदान करता है। एक बिक्री रसीद हमेशा विक्रेता से खरीदार को भुगतान के समय जारी की जाती है।
चालान
एक चालान एक बिल है जो सामान और सेवाओं का विवरण देता है जो खरीदार द्वारा खरीदा गया है या खरीदा जाएगा। एक चालान खरीद आदेश के समान है, लेकिन यह विक्रेता द्वारा शुरू किया जाता है और खरीदार को जारी किया जाता है। एक ग्राहक चालान लेनदेन से जुड़े मूल्य, मात्रा और विवरण का वर्णन करता है। जब कोई खरीदार चालान प्राप्त करता है, तो वह विक्रेता से खरीदे गए उत्पादों और सेवाओं के लिए भुगतान करने के लिए एक अनुबंध करता है।
सुधार
मानवीय त्रुटि के कारण खरीद आदेश, बिक्री रसीद और चालान की समस्याएं हो सकती हैं। प्रलेखन के प्रत्येक रूप के साथ, विवरणों को सही करना, बातचीत करना और संशोधन करना संभव है। यदि कोई त्रुटि है, तो एक विक्रेता खरीदार से संपर्क कर सकता है, या इसके विपरीत, विसंगतियों पर चर्चा कर सकता है और संशोधित दस्तावेज जारी कर सकता है। खरीद आदेश, बिक्री रसीद और चालान सभी को एक ही माना जाता है जब सुधार करने की बात आती है।
