अधिकांश प्रबंधक कुछ बिंदु पर चुनौतीपूर्ण कर्मचारियों के साथ व्यवहार करते हैं। इन कर्मचारियों को अपनी नौकरी करने के लिए आवश्यक कौशल की कमी हो सकती है, वे कंपनी की नीतियों की अवहेलना कर सकते हैं या वे कंपनी के खिलाफ कार्य कर सकते हैं। किसी भी मामले में, प्रबंधक को कंपनी से उस कर्मचारी को समाप्त करने की आवश्यकता होगी। फायरिंग प्रक्रिया के हिस्से के रूप में, प्रबंधक को कर्मचारी को एक रोजगार समाप्ति पत्र लिखना होगा। पत्र समाप्ति का लिखित दस्तावेज प्रदान करता है, और इसका स्वर पेशेवर और संपूर्ण होना चाहिए।
पहले कर्मचारी से मिलें। कर्मचारी को समाप्ति पत्र प्राप्त करने के लिए आश्चर्यचकित नहीं होना चाहिए। इसके अतिरिक्त, चल रहे प्रदर्शन मूल्यांकन को कर्मचारी को उन क्षेत्रों में काम करने के लिए पहले ही सचेत कर देना चाहिए जहाँ वह आवश्यक स्तर पर प्रदर्शन करने में असफल रहा। बता दें कि इस समस्या के समाधान के लिए बार-बार प्रयास करने के बाद भी कर्मचारी नौकरी की जरूरतों को पूरा करने में विफल रहा। यह कहें कि, परिणामस्वरूप, कंपनी को कर्मचारी के साथ अपने संबंध को समाप्त करने की आवश्यकता है।
समाप्ति पत्र का पहला मसौदा लिखें। कंपनी लेटरहेड के साथ शुरू करें और एक मानक व्यापार पत्र प्रारूप का उपयोग करें। पृष्ठ के शीर्ष के पास दिनांक और कर्मचारी का नाम और पता शामिल करें। पत्र का कारण लिखें - तथ्य यह है कि कंपनी कर्मचारी को समाप्त कर रही है - पहले पैराग्राफ में। दूसरे पैराग्राफ में, समाप्ति का कारण स्पष्ट करें।
कर्मचारी के अधिकारों का वर्णन करें। तीसरे पैराग्राफ में, उन कार्यों के बारे में जानकारी शामिल करें जो कर्मचारी निर्णय लेने के लिए अपील कर सकते हैं। यदि कर्मचारी यूनियन से संबंधित है, उदाहरण के लिए, यूनियन प्रतिनिधि संपर्क जानकारी शामिल करें।
तथ्यात्मक सटीकता और व्यावसायिकता के लिए पत्र को संशोधित करें। कर्मचारी के कार्मिक रिकॉर्ड के साथ समाप्ति के कारण के बारे में प्रत्येक कथन की तुलना करें। प्रत्येक प्रदर्शन मूल्यांकन बैठक से दिनांक और निष्कर्षों को सत्यापित करें। पत्र को ज़ोर से पढ़ें। उन वाक्यों को हाइलाइट करें जो कठोर या न्यायपूर्ण लगते हैं और पत्र के इन भागों को फिर से लिखते हैं।
किसी कानूनी प्रतिनिधि से सलाह लें। पत्र भेजने से पहले, अपनी कंपनी के वकील से इसकी समीक्षा करने के लिए कहें। ऐसा दस्तावेज कानूनी गोला बारूद का प्रतिनिधित्व कर सकता है जिसे कर्मचारी कंपनी के खिलाफ इस्तेमाल कर सकता है। एक कानूनी विशेषज्ञ किसी भी बयान की पहचान कर सकता है जो कंपनी के खिलाफ एक दायित्व बना सकता है।
टिप्स
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शांत रहें और एक मानव संसाधन प्रतिनिधि को शामिल करें क्योंकि आप समाप्ति की प्रक्रिया से निपटते हैं। समाप्त किए गए कर्मचारी विभिन्न तरीकों से प्रतिक्रिया करते हैं। कुछ आँसू के साथ प्रतिक्रिया करते हैं, जबकि अन्य आक्रामक हो जाते हैं। मानव संसाधन कर्मी उपस्थित होने से यह सुनिश्चित होगा कि आप कंपनी के लिए एक संयुक्त मोर्चा प्रदान करते समय उचित रूप से कर्मचारी को संभालेंगे।
