व्यावसायिक संचार के दायरे में कई प्रकार के औपचारिक पत्र शामिल हैं। जांच का पत्र, कभी-कभी "पूछताछ" लिखा जाता है, अक्सर निरंतर संचार के लिए पहला कदम के रूप में कार्य करता है। एक उपभोक्ता और निर्माता के बीच, दो व्यवसायों के बीच या एक नियोक्ता और कर्मचारी के बीच व्यापार अक्सर एक पार्टी की जांच से शुरू होता है। एक बार लेखक को प्रारंभिक उत्तर मिलने के बाद संचार भी समाप्त हो सकता है।
टिप्स
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जब भी आप किसी से सूचना मांगने के लिए लिखते हैं, तो वह एक पत्र है। आप उन्हें प्रायोजन, नौकरी रिक्तियों, बिक्री, परियोजनाओं और वित्तपोषण जैसे सभी प्रकार के मामलों से निपटने के लिए उपयोग कर सकते हैं।
लेटर ऑफ इंक्वायरी बेसिक डेफिनिशन
तो, एक जांच पत्र क्या है? जब किसी व्यक्ति को किसी अन्य पार्टी से विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता होती है, तो वह व्यक्ति एक जांच पत्र लिखने पर विचार कर सकता है। मूल रूप से, यह पत्र पाठक को जवाब देने के लिए राजी करने के इरादे से एक सवाल या अनुरोध करता है। आदर्श जांच एक विशिष्ट व्यक्ति को एक विशिष्ट, उद्देश्यपूर्ण तरीके से पर्याप्त प्रतिक्रिया प्रदान करने में सक्षम की पहचान करती है। उदाहरण के लिए, एक लेखा कंपनी का मालिक एक कार्यालय-आपूर्ति बिक्री प्रबंधक को एक पत्र या बिक्री प्रतिनिधि से एक यात्रा का अनुरोध करने के लिए जांच का एक पत्र भेज सकता है, यह समझाते हुए कि वह अपनी फर्म को अपडेट करने या स्थानांतरित करने की योजना बना रहा है।
मूल स्वरूप
अपनी जांच के पत्र को संबोधित करने के बारे में भूल जाओ "यह किसके लिए चिंता का विषय हो सकता है?" इसके बजाय, जब भी संभव हो, आपके पत्र के शीर्षक और अभिवादन के भीतर एक विशिष्ट संपर्क व्यक्ति की पहचान करें। उदाहरण के लिए, यदि आप इंटर्नशिप के बारे में पूछने के लिए लिख रहे हैं, तो हायरिंग मैनेजर का नाम निर्धारित करने के लिए, फोन या ऑनलाइन द्वारा थोड़ा होमवर्क करें। एक मानक जांच पत्र में मोटे तौर पर तीन पैराग्राफ होते हैं। पहला पैराग्राफ इंगित करता है कि लेखक क्या चाहता है, जैसे कि उत्पाद, नौकरी खोलने या अन्य अनुरोध के बारे में जानकारी; उदाहरण के लिए:
प्रिय सुश्री स्मिथ,
मैं एक (कॉलेज का नाम) छात्र हूं, बाल और युवा देखभाल में कला स्नातक की ओर काम कर रहा हूं। 20XX की गर्मियों के लिए एक इंटर्नशिप की मांग करते हुए, मैंने आपके कार्यक्रम को वेबसाइट के नाम पर इंटर्नशिप के अवसरों के लिए सूचीबद्ध किया।
दूसरा पैराग्राफ लेखक के पाठक के लिए अनुरोध करने के कारणों को बताता है। यह बताएं कि आपने उस विशिष्ट पाठक से संपर्क करने का विकल्प क्यों चुना और अनुरोधित जानकारी आपके लिए कैसे लाभकारी होगी:
जैसा कि आप इंटर्नशिप कार्यक्रम के लिए संपर्क व्यक्ति हैं, मैं अधिक जानकारी मांगने के लिए लिख रहा हूं। अंत में, मैं जोखिम वाले युवाओं की देखभाल करने में अपने कौशल और अनुभव को बेहतर बनाने के लिए एक आंतरिक स्थिति की मांग कर रहा हूं। आज तक, मेरे शोध और अनुभव में शामिल हैं (सूची पाठ्यक्रम, रिश्तेदार स्वयंसेवक काम, अन्य इंटर्नशिप।)
अंतिम पैराग्राफ को पाठक के समय और मदद के लिए आभार की अभिव्यक्ति के साथ पत्र को जोड़ना चाहिए। पत्र आमतौर पर "ईमानदारी से," जैसे लेखक के नाम के बाद एक मानार्थ पास के साथ समाप्त होता है।
सॉलिसिटेड और अनसॉलिटेड
जांच के पत्र या तो विचाराधीन या अनचाही पूछताछ के रूप में आते हैं। सॉलिसिटेड जांच पत्र सबसे अधिक बार तब आते हैं जब कोई व्यवसाय संभावित ग्राहकों की उत्सुकता को ट्रिगर करने की उम्मीद में अपने उत्पाद या सेवा का विज्ञापन करता है। ऐसे उदाहरणों में, जहां उपभोक्ता अपने दम पर उत्पाद का निरीक्षण नहीं कर सकता है, उपभोक्ता को पूछताछ के एक ठोस पत्र के माध्यम से व्यवसाय से संपर्क करना चाहिए। एक अनचाहे जांच पत्र में, प्राप्तकर्ता जानकारी का कोई पूर्व प्रस्ताव नहीं देता है। प्रेषक ने स्रोत से ऐसा करने के लिए आमंत्रण के बिना स्रोत से जानकारी का अनुरोध करने के लिए एक सवाल का जवाब देने का अनुरोध किया।
सॉलिटेड उदाहरण: अनुदान और अनुदान
अनुदान की पेशकश करने वाली कई नींव या कंपनियां पूर्ण अनुदान प्रस्ताव प्राप्त करने से पहले जांच का पत्र प्राप्त करना पसंद करती हैं। आम तौर पर जांच का यह आग्रह पत्र पूरी तरह से धन की आपकी आवश्यकता को स्पष्ट करता है और मूल तीन पैराग्राफ प्रारूप से अधिक हो सकता है, लेकिन तीन पृष्ठों से अधिक नहीं होना चाहिए। मूल परिचय के अलावा, अनुदान या धन के अनुरोध के लिए जांच का एक सफल पत्र में आपके संगठन का एक संक्षिप्त विवरण, आवश्यकता का विवरण, आपके इच्छित परिणाम और किसी अन्य धन स्रोतों को प्राप्त करने के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली पद्धति शामिल होनी चाहिए। का लाभ लेने पर योजना
अनचाही मिसाल: इंटर्नशिप और नौकरियां
नौकरियों और इंटर्नशिप के लिए अधिकांश जांच पत्र एक अवांछित तरीके से आते हैं। जब आप किसी कंपनी की प्रशंसा करते हैं तो पूछताछ भेजने पर विचार करें और सोचें कि आप पारस्परिक रूप से लाभकारी कार्य संबंध साझा कर सकते हैं। अपने पत्र को अपनी कंपनी में रोजगार में अपनी और अपनी रुचि का परिचय देते हुए शुरू करें। एक या दो पैराग्राफ में, अपनी योग्यता के बारे में जानकारी और पाठक के कंपनी के भीतर अनुभव के बारे में आपका विश्वास है कि आपको और कंपनी दोनों को फायदा होगा। जिस कंपनी की आप प्रशंसा करते हैं, उसके साथ दरवाजे पर अपना पैर रखना एक पुरस्कृत इंटर्नशिप अनुभव के लिए बनाता है। और कौन जानता है? यदि आप एक अच्छे फिट हैं, तो यह एक स्थिर स्थिति में ले जा सकता है।
