व्यावसायिक पत्र कंपनियों के साथ संवाद करने का सबसे पेशेवर तरीका है, या तो व्यक्तिगत रूप से, या अपने स्वयं के व्यवसाय से दूसरे में। पत्र में शब्द एकमात्र घटक नहीं है जो आपके लिए संवाद करेगा; कागज की गुणवत्ता, लेटरहेड का उपयोग और वितरण का तरीका आपके पत्र के प्राप्तकर्ता को भी दिखाएगा कि आपके व्यवसाय को पार करना आपके लिए कितना महत्वपूर्ण है। व्यावसायिक पत्रों को भेजना आपके व्यवसाय के बजट में बहुत बड़ा सेंध नहीं लगाना चाहिए।
कागज़
आपके व्यवसाय पत्र की गुणवत्ता जिस कागज पर छपी है वह इस बारे में काफी कुछ कहता है कि पत्र की सामग्री आपके लिए कितनी महत्वपूर्ण है। FedexOffice, Staples और Office Max, सुरुचिपूर्ण व्यावसायिक पेपर की एक श्रृंखला प्रदान करते हैं, और वे पत्र की सामग्री जोड़ने से पहले आपकी कंपनी के लेटरहेड को पेपर पर प्रिंट भी कर सकते हैं। लेटरहेड को व्यावसायिक पत्रों के लिए अनुशंसित किया जाता है क्योंकि यह आपके पत्राचार में भेद और ब्रांडिंग जोड़ता है। एक भारी, उज्ज्वल-सफेद कागज चुनें; रंगीन कागज के स्पष्ट। जून 2011 तक, 25-प्रतिशत कपास के साथ 24-पाउंड पेपर 500 शीट के लिए लगभग $ 28 से शुरू होता है।
प्रारूपण
यदि आप व्यवसाय-पत्र लेखन में नए हैं, तो अपने पत्र को प्रारूपित करने में आपकी सहायता करने के लिए व्यवसाय-पत्र टेम्पलेट का उपयोग करें। कई टेम्पलेट मुफ्त उपलब्ध हैं। आपके वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर की संभावना है कि इसमें टेम्पलेट भी शामिल हैं। एक ऐसा प्रारूप चुनें जो उचित मार्जिन और लाइन-स्पेस के साथ सरल और आधिकारिक हो।
प्रूफरीडिंग और प्रिंटिंग
एक बार जब आप पत्र के अपने दूसरे मसौदे को पूरा कर चुके होते हैं, तो आप उस पर जाने के लिए एक पेशेवर प्रूफरीडर या संपादक को रख सकते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि आपका पत्र त्रुटियों से मुक्त हो। प्रूफरीडिंग सेवाएं $ 2011 प्रति घंटे की रेंज में जून 2011 तक चलती हैं। कुछ प्रूफरीडर शब्द द्वारा चार्ज करेंगे, इसलिए अपनी आवश्यकताओं के लिए सर्वोत्तम दरों का पता लगाने के लिए खरीदारी करें। आपके व्यवसाय पत्र को एक पेशेवर प्रिंट सेवा द्वारा मुद्रित किया जाना यह आश्वस्त करेगा कि यह जीवंत और ठीक से संरेखित है। पत्र पर स्याही की स्मूदी नहीं होनी चाहिए। मुद्रण सेवाएँ $.08 से $.45 प्रति पृष्ठ तक होती हैं।
वितरण
एक बार जब आपका पत्र पॉलिश और मुद्रित हो जाता है, तो आपको डिलीवरी का एक उपयुक्त तरीका चुनना होगा। उन लिफाफों को खरीदें जो आपके पत्र को गोपनीयता का आवश्यक स्तर देते हैं, और आपके द्वारा पत्र के लिए उपयोग किए जाने वाले कागज की गुणवत्ता और वजन के करीब हैं। अपने पत्र भेजने के लिए यूएसपीएस मेल अक्सर सबसे सुविधाजनक और कम खर्चीला विकल्प होता है। यदि आपको डिलीवरी या रश डिलीवरी की पुष्टि की आवश्यकता है, तो आप यूएसपीएस, यूपीएस, फेडेक्स या डीएचएल से चुन सकते हैं। जून 2011 तक, लागत लगभग $ 3 से शुरू होती है और इस आधार पर जाती है कि आपको कितनी जल्दी पत्र की आवश्यकता है और यदि आप इसे घरेलू या अंतरराष्ट्रीय स्तर पर भेज रहे हैं।
