पर्ड्यू यूनिवर्सिटी ऑनलाइन राइटिंग लैब (OWL) के अनुसार, समस्याओं को उजागर करने या हल करने के लिए मेमो लिखे जाते हैं। उत्तरी केंटकी विश्वविद्यालय के स्कूल ऑफ बिजनेस ने घोषणा की कि मेमो को सीमित स्थान पर बहुत सारी जानकारी का संचार करना चाहिए। मेमो कैसे फॉर्मेट किया जाता है यह कंपनी, मेमो के उद्देश्य और मेमो प्राप्तकर्ताओं पर निर्भर करता है। आंतरिक कर्मचारी ज्ञापन उपकरण के उचित उपयोग के लिए सूचना, विश्लेषण और निष्कर्ष, व्यावसायिक घंटे या निर्देशों के बारे में जानकारी प्रदान कर सकते हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कागज़
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कलम और पेंसिल
ज्ञापन के मूल उद्देश्य और प्रारूप को जानें। मेमो आमतौर पर आंतरिक दस्तावेज होते हैं जिनका उपयोग कर्मचारियों से संवाद करने के लिए किया जाता है। उद्देश्यों में नीति अनुस्मारक, कार्रवाई अनुरोध, परिवर्तन की रिपोर्ट करना या आधिकारिक अधिसूचना प्रदान करना शामिल हो सकता है। ज्ञापन प्रारूप में एक शीर्षक, परिचय, निकाय, सारांश और समापन शामिल हैं। संलग्नक दस्तावेज़ के नीचे दिए गए हैं।
अपने ज्ञापन का उद्देश्य निर्धारित करें और जो, यदि कोई हो, संलग्नक शामिल किए जाएंगे। ज्ञापन प्राप्त करने वालों का निर्धारण करें। अक्सर, पर्यवेक्षकों और प्रबंधकों को मेमो की प्रतियां प्राप्त होती हैं और एक फाइल में एक प्रति शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है। निर्धारित करें कि मेमो क्या कहेगा और एक मोटा मसौदा तैयार करेगा। मेमो के लिए अनुमोदित लेटरहेड का उपयोग करने के लिए कंपनी की नीति पर जाँच करें।
"दिनांक" से शुरू होने वाले शीर्षक को पूरा करें, "To" अनुभाग में प्राथमिक प्राप्तकर्ताओं के नाम और शीर्षक शामिल करें। यह एक या अधिक व्यक्ति हो सकता है, या यह लोगों के एक समूह को निर्दिष्ट कर सकता है, जैसे कि सभी खाता प्रबंधक। "सीसी" अनुभाग में उन लोगों के नाम और शीर्षक शामिल करें जिन्हें मेमो की प्रतियां प्राप्त होंगी। "से" अनुभाग में मेमो भेजने वाले व्यक्ति का नाम और शीर्षक शामिल करें। मेमो के उद्देश्य का वर्णन करते हुए "विषय" अनुभाग में एक लघु शीर्षक शामिल करें।
एक परिचयात्मक पैराग्राफ शामिल करें जो मेमो के उद्देश्य की व्याख्या करता है, उद्देश्य के लिए पृष्ठभूमि प्रदान करता है और बाद के पैराग्राफ में क्या पालन करेगा, इसका अवलोकन देता है। मेमो में पॉलिसी या अन्य महत्वपूर्ण जानकारी शामिल है, तो पाठकों के लिए एक अलर्ट शामिल करें।
परिचय और अवलोकन पर विस्तार करने वाले ज्ञापन के शरीर, या मुख्य पाठ में जानकारी शामिल करें। उदाहरण के लिए, एक नीति परिवर्तन के लिए अग्रणी पृष्ठभूमि प्रदान करें। सामग्री के अनुसार अनुच्छेदों को अलग और क्रमबद्ध करें। ज्ञापन भर में संक्षिप्त पैराग्राफ का उपयोग करें। यह अनुभाग मेमो के उद्देश्य के आधार पर एक या दो पैराग्राफ या कई पृष्ठ हो सकता है।
सारांश और समापन डालें। सारांश एक-पृष्ठ मेमो के लिए आवश्यक नहीं हो सकता है, लेकिन यह जटिल जानकारी या निर्देशों वाले लंबे दस्तावेजों के साथ सहायक हो सकता है। पाठक को धन्यवाद देकर और सवालों का जवाब देने में या मेमो कंटेंट को समझाने में आपकी मदद की पेशकश करके बंद करें। सारांश की अनुपस्थिति में, समापन पैराग्राफ में एक संक्षिप्त सारांश शामिल करें। ज्ञापन सामग्री गोपनीय है, तो पाठकों को सूचित करें।
ज्ञापन के अंत में ध्यान दें ज्ञापन में उल्लिखित संलग्नक की एक सूची। अनुलग्नकों की सूची को निरूपित करने के लिए "संलग्न" या "संलग्न" शब्दों का उपयोग करें। मेमो में संलग्न नहीं किए गए अनुलग्नकों को शामिल न करें।
ज्ञापन पर हस्ताक्षर करें। मेमो लेखक आमतौर पर "से" प्रविष्टि के बगल में, हेडिंग सेक्शन में प्रारंभिक या हस्ताक्षर करते हैं। एक औपचारिक ज्ञापन को दस्तावेज़ के अंत में एक पूर्ण हस्ताक्षर और तिथि रेखा की आवश्यकता हो सकती है।
टिप्स
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स्टाइल और फ़ॉर्मेटिंग सीखने के लिए कंपनी मेमो की प्रतियां देखें। पूछें कि ज्ञापन भेजने के लिए अनुमोदन आवश्यक है या नहीं।मेमो में शामिल करने से पहले सभी तथ्यात्मक जानकारी को सत्यापित करें। किसी को अपने मेमो को प्रूफ़ करने के लिए कहें
