कर्मचारियों की बैठकों से प्राप्त किए गए निर्णयों का लिखित रिकॉर्ड, चर्चा किए गए मुद्दे, लिए गए वोट, दिए गए असाइनमेंट और कर्मचारियों को प्रभावित करने वाले अन्य मामलों को लिखित रिकॉर्ड प्रदान करते हैं। बैठक के विवरण के साथ-साथ चर्चाओं के सार पर कब्जा करना महत्वपूर्ण है। आपको मीटिंग के दौरान बोले गए प्रत्येक शब्द को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको प्रतिभागियों को मीटिंग का एक सटीक रिकॉर्ड प्रदान करने में सक्षम होना चाहिए।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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नोट लेने के उपकरण
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रिकॉर्डर
कमरे में जाकर यह आकलन करने के लिए बैठक की तैयारी करें कि आपको सबसे अच्छी सहूलियत पाने के लिए कहाँ बैठना चाहिए और अगर ज़रूरत हो तो बिजली के आउटलेट ढूँढे। अपने आप को गति देने के लिए पिछले मिनट देखें कि अतीत में कितने मिनट रिकॉर्ड किए गए थे।
विषय द्वारा मिनटों को व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करने के लिए कार्यसूची की एक प्रति प्राप्त करें। आमंत्रित प्रतिभागियों की एक सूची प्राप्त करें और उपस्थित लोगों को बैठक में प्रवेश करने के लिए कहकर सत्यापित करें।
बैठक की तारीख और समय पर ध्यान दें। हर प्रस्ताव को वैसा ही लिखें जैसा प्रस्तुत किया गया था, शब्द के लिए शब्द। लिए गए और निरस्त किए गए वोटों को रिकॉर्ड करें और कितने वोट करें। गति-निर्माता का नाम शामिल करें और गति को कौन सेकंड करता है।
बजट, चुनाव या कंपनी की घटनाओं की योजना जैसे महत्वपूर्ण चर्चा विषयों को उजागर करने के लिए बुलेट पॉइंट का उपयोग करें। चर्चा के दौरान सामने आए पेशेवरों और विपक्षों पर ध्यान दें और जिन्होंने प्रत्येक वक्तव्य दिया है। परिणाम के साथ प्रत्येक चर्चा विषय को लपेटें, जो एक प्रस्ताव और वोट होगा, विषय पर शोध करने के लिए एक असाइनमेंट या नामित कार्रवाई।
मिनटों को एक स्पष्ट, आसानी से पढ़े जाने वाले प्रारूप में लिखें, जिससे उन्हें अनुसरण करने में आसानी हो। मिनटों को और अधिक कुशल बनाने के लिए पहले से बनाए गए एप्लिकेशन और टूल खोजें। यदि आप Windows का उपयोग करते हैं तो ये onenote.com जैसी वेबसाइटों पर पाए जा सकते हैं। लेखन उपकरण के लिए evernote.com देखें, नोटबंदी और मिनट-शेयरिंग टूल के लिए सहमति-पत्र और मिनटों को साझा करने के लिए Google डॉक्स और मिनट साझा करने के आसान तरीके।
बैठक के बाद जितनी जल्दी हो सके मिनटों को लिखें जबकि चर्चाएँ अभी भी आपके दिमाग में ताज़ा हैं, अधिमानतः 24 घंटों के भीतर। पूरे तीसरे व्यक्ति में लिखें।
प्रबंधक या पर्यवेक्षक को एक मसौदा भेजें, जिसने बाकी प्रतिभागियों के लिए मिनट भेजने से पहले समीक्षा के लिए बैठक की अध्यक्षता की। सुधार करें और बैठक में उपस्थिति के लिए सभी को एक प्रति भेजें। उपयुक्त दस्तावेजों जैसे कि एक बजट की एक प्रति, एक एक्शन आइटम सूची या संपर्क नंबर की सूची संलग्न करें।
टिप्स
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मिनट लेने की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए एक टेम्पलेट बनाएं। स्टाफ मिनट लेते समय इसका उपयोग अधिक से अधिक करें।
यदि आप सटीकता से चिंतित हैं तो रिकॉर्डिंग डिवाइस का उपयोग करें। प्रतिभागियों को बताएं कि उन्हें आपके रिकॉर्डर को चालू करने से पहले रिकॉर्ड किया जा रहा है।
चेतावनी
जब आप चर्चा का ट्रैक खो देते हैं या किसी बिंदु को समझ नहीं पाते हैं, तो आप क्रोधित न हों। जब आप भ्रमित हो जाते हैं, तो कार्यवाही को रोक दें और स्पष्टीकरण के लिए पूछें ताकि आप सही रिपोर्ट कर सकें।
