मीटिंग के मिनट कैसे लिखें और वितरित करें

चाहे एक सम्मिलित संघ या बहुराष्ट्रीय निगम के लिए, बैठक के मिनट समूह द्वारा किए गए किसी भी कार्य के लिए कानूनी आधार बनाते हैं। विनियोजन, नीतियां, खरीद - निगम की कोई भी गतिविधि, गैर-लाभकारी या लाभ के लिए - मिनटों में दर्ज की जानी चाहिए। कुछ संगठन दूसरों की तुलना में अधिक अनौपचारिक हैं - आप शायद एक पड़ोसी को एक चर्च समिति में मेज पर एक प्रस्ताव रखने के लिए आगे बढ़ते नहीं सुनेंगे - लेकिन सभी को उनके शासी निकायों द्वारा किए गए निर्णयों के अनुसार काम करना चाहिए। मिनट उन कार्यों का प्रमाण प्रदान करते हैं और उनकी मंशा को परिभाषित करते हैं।

तैयार रहो

आगे की योजना। बैठक से पहले हाथ में एजेंडा और सदस्यों की बैठक या प्रतिभागियों की सूची इकट्ठा करें। यदि आपका समूह किसी कार्यसूची के साथ कस्टमाइज़ नहीं करता है, तो उसे फोकस बनाए रखने के लिए ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित करें। यह पता करें कि व्यवसाय संचालित करने के लिए कितने सदस्यों की आवश्यकता है, इसलिए यदि आवश्यक हो तो आप मिनटों में कोरम की उपस्थिति को नोट कर सकते हैं।

अपने नोट्स के लिए उपयोग करने के लिए एक टेम्पलेट बनाएं। तिथि, समय और स्थान के लिए रिक्त स्थान और सदस्यों की एक सूची को उपस्थितगण और अनुपस्थितियों पर टिक करें। यदि मीटिंग में सार्वजनिक इनपुट शामिल है, तो नामों और प्रत्येक पते के मुद्दों के लिए लाइनें शामिल करें। कई वेबसाइट जैसे कि Meetingtemplates.com विभिन्न प्रकार की बैठक के लिए मुफ्त टेम्पलेट प्रदान करता है।

बैठक में तारीख, समय, स्थान, उपस्थितगण और कोरम की जानकारी भरें। ध्यान दें कि किसने मीटिंग को ऑर्डर करने के लिए बुलाया था और समय। यदि संभव हो, तो जनता के सदस्यों को उपस्थिति दर्ज करने के लिए कहें, ताकि आपको यह न पूछना पड़े कि उन्हें कैसे लिखा जाए। बड़े सदस्यता समूहों में, अपनी उपस्थिति जांच सूची को दोगुना करने के लिए एक साइन-अप शीट परिचालित करें।

सटीक रूप से निष्पादित करें

प्रत्येक मुद्दे को रिकॉर्ड करें, और प्रत्येक पर कोई कार्रवाई की जाए। हमेशा उस सदस्य का नाम शामिल करें जिसने प्रस्ताव बनाया था। पहले प्रस्ताव में आम तौर पर पिछली बैठक के मिनटों को स्वीकार किया जाता है, इसके बाद समिति की रिपोर्ट आती है। सिफारिशों और प्रतिक्रिया में की गई किसी भी कार्रवाई को शामिल करें। अंतिम मिनट के साथ शामिल करने के लिए लिखित समिति की रिपोर्ट सुरक्षित रखें। चर्चाओं को सारांशित करने का प्रयास न करें।

उन लोगों के नाम नोट करें, जो प्रत्येक गति के सटीक प्रतिबंध के साथ परिचय, स्थानांतरित या अन्यथा कार्रवाई की वकालत करते हैं। कई संगठन उस व्यक्ति को भी रिकॉर्ड करते हैं जो गति को सेकंड करता है। प्रतिबंध या स्पष्टीकरण के लिए पूछने में संकोच न करें - यह आधिकारिक रिकॉर्ड समूह को विशिष्ट कार्रवाई के लिए बाध्य करता है।

अपने संगठन की प्रणाली के अनुसार वोट रिकॉर्ड करें। आपको कम से कम मतों की आवश्यकता होगी। कुछ समूह नाम भी जोड़ते हैं और रिकॉर्ड करते हैं कि प्रत्येक व्यक्ति ने कैसे मतदान किया।

स्थगन का समय और तरीका रिकॉर्ड करें। सेक्रेटरी-मिनट-कीपर के रूप में अपना नाम साइन करें।

के माध्यम से आएं

मिनट तुरंत लिखें, जबकि बैठक आपके दिमाग में ताजा है। रिपोर्ट या प्रदर्शनों की एक सूची के साथ उन्हें एक या दो दिन में मंजूरी के लिए नेता के पास ले जाएं।

उन सदस्यों और उपस्थित लोगों के लिए मिनट भेजें, जिन्होंने उन्हें ईमेल, प्रथम श्रेणी मेल, Microsoft OneNote या Google प्रोग्राम जैसे क्लाउड प्रोग्राम जैसे साझा ऐप से अनुरोध किया है।

एक आधिकारिक प्रति तैयार करें और मूल रिपोर्ट संलग्न करें और स्थायी रिकॉर्ड के लिए प्रदर्शित करें।

टिप्स

• अपने मीटिंग नोट्स को एक सार टेम्पलेट में फिट करने के बजाय अपने संगठन की आवश्यकताओं के लिए एक टेम्पलेट को सही करने का प्रयास करें। कई व्यवसाय टेम्पलेट संगठनात्मक या सार्वजनिक बैठकों के लिए बहुत अनौपचारिक हैं।

  अपने संगठन में रॉबर्ट के नियमों के आदेश के उपयोग को प्रोत्साहित करें। यह व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला प्रारूप है जिसे औपचारिक और अनौपचारिक बैठक के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।