मीटिंग के मिनट कैसे लिखें

मिनट एक बैठक का एक विस्तृत रिकॉर्ड है। मिनट में बातचीत के विषय, कार्रवाई की आवश्यकता और निर्णय किए गए विषय रिकॉर्ड होते हैं। मिनट यह सुनिश्चित करते हैं कि बैठक का एक आधिकारिक रिकॉर्ड है, यह भी दस्तावेज है कि कौन बैठक में था और कौन अनुपस्थित था। आम तौर पर, एक व्यक्ति को मिनट रखने के लिए चुना जाता है, आमतौर पर एक सचिव या कोषाध्यक्ष। यदि आपको बैठक के लिए मिनट रखने का अवसर दिया गया है, तो आपको पेशेवर रूप से रिकॉर्ड करने के लिए कुछ बातों को ध्यान में रखना चाहिए।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

कलम या पेंसिल
स्मरण पुस्तक
रिकॉर्ड करने वाला डिवाइस
कंप्यूटर

समय, तिथि और स्थान पर ध्यान दें कि बैठक नोटबुक में पृष्ठ के शीर्ष पर हुई थी।

एक रिकॉर्डिंग डिवाइस का उपयोग करें जिसे आप बाद में खेल सकते हैं ताकि आप पूरा मिनट लिखने में सहायता कर सकें।

उपस्थित लोगों के नाम सूचीबद्ध करें। उन लोगों के नाम भी लिखें, जो बैठक में आने की उम्मीद कर रहे थे, लेकिन अनुपस्थित हैं। आपको यह ध्यान देने की आवश्यकता हो सकती है कि किसकी अनुपस्थिति का बहाना है। यदि हां, तो आप व्यक्ति के नाम के आगे कोष्ठक में "बहाना" नोट कर सकते हैं।

बैठक के एजेंडे के साथ पालन करें। प्रिंसिपल अटेंडेंट आमतौर पर बैठक से पहले एजेंडा प्राप्त करते हैं, और यह आपको क्रम में प्रत्येक चर्चा किए गए विषय को रिकॉर्ड करने में मदद करेगा।

एजेंडे पर प्रत्येक विषय के लिए बनाए गए प्रमुख बिंदुओं पर ध्यान दें। मिनटों को प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए आवश्यक किसी भी निर्णय या अनुवर्ती कार्रवाई पर ध्यान देना चाहिए।

शब्द "एक्शन" को किसी भी एजेंडा आइटम के तहत जोड़ें जिसमें बोर्ड के सदस्य या एक सहभागी से आवश्यक कार्रवाई हो। जब आप अपने नोट्स टाइप करते हैं, तो शब्द "एक्शन" को बोल्ड और इटैलिक में बनाते हैं, और इसे अपनी खुद की एक पंक्ति बनाते हैं; यह ढूंढना आसान बनाता है और इस बात पर नज़र रखने में मदद करता है कि किसे क्या करना चाहिए।

एजेंडे पर सूचीबद्ध उन विषयों पर चर्चा करने के लिए किसी भी "अन्य व्यवसाय" को लिखें या टाइप करें और यह चिह्नित करें कि बैठक में इन वस्तुओं को लाने के लिए कौन जिम्मेदार था।

अगली बैठक के समय, तिथि और स्थान पर सहमत हुए अपने मिनटों में संकेत दें।

अपने मिनटों पर साइन इन करें। आपके टाइप किए गए मिनटों की अंतिम पंक्ति में आपका नाम और शीर्षक शामिल होना चाहिए, जो कि "मिनट्स द्वारा रिकॉर्ड किया गया" जैसे वाक्यांश से पहले हो।